С 1 июля по всей стране будет действовать двухуровневое местное правительство синхронно с аппаратом 34 новых провинций и городов. В это время департаменты, филиалы, районы и провинции в срочном порядке реализуют множество мер по эффективному развертыванию документооборота и архивной работы при реорганизации аппарата.
Ранее Народный комитет провинции поручил Департаменту внутренних дел председательствовать и координировать с департаментами, отделениями, секторами и Народными комитетами районного уровня разработку и представление Председателю Народного комитета провинции для обнародования плана по реализации документооборота и архивной работы в процессе реструктуризации аппарата. Соответственно, Департамент внутренних дел координировал с Департаментом финансов, Полицией провинции и соответствующими подразделениями обследование, организацию помещений, складов и оборудования для безопасного хранения документов. Центр исторических архивов провинции предоставил руководство по статистике, размещению, упаковке, опечатыванию, получению и сохранению документов из объединенных агентств и организаций; в то же время координировал с должностными лицами реализацию мер по сохранению документов на временных складах и проведение периодических проверок.
Кроме того, Департамент финансов отвечает за рассмотрение и руководство эффективным использованием источников финансирования для закупки оборудования, редактирования и оцифровки архивных документов. Департамент науки и технологий обеспечивает безопасность документов и баз данных в Системе управления и эксплуатации документов, включая: резервное копирование данных, предоставление счетов новым агентствам и организациям, управление цифровыми подписями, цифровыми сертификатами и поддержку оцифровки документов.
Полиция провинции дает указания по оцифровке конфиденциальных документов, передаче и регистрации новых печатей, а также дает указания по мерам обеспечения безопасности и порядка, противопожарной безопасности и борьбе с пожарами в местах хранения документов. Народный комитет районного уровня организует склады и оборудование для централизованного хранения документов в центральной коммуне после договоренности. Народный комитет коммуны организует силы безопасности и хранение на месте, ожидая передачи новой административной единице коммуны.
Для эффективной реализации работы по хранению и архивированию документов после слияния Департамент внутренних дел создал две группы для обследования архивов в районах и городах. Результаты показывают, что объем документов, которые необходимо хранить, очень большой, разделенный на 4 категории: полное редактирование, предварительное редактирование, обрабатываемые и необрабатываемые. Департамент внутренних дел рекомендует Народным комитетам районов и городов, помимо обустройства архивов, также установить оборудование, такое как кондиционеры, осушители воздуха, противопожарное и противомоскитное оборудование и средства защиты от насекомых... Крайний срок завершения архивов - до 20 июня. Упаковка и опечатывание документов должны быть завершены до 25 июня.
В процессе внедрения руководитель агентства или организации несет ответственность за руководство и управление работой с документами и архивами. Кадры, государственные служащие и государственные служащие несут ответственность за все документы и базы данных, находящиеся под их управлением. Агентства и организации закроют архивы с даты прекращения деятельности и не будут выдавать административные документы, находящиеся под их контролем, с даты вступления в силу решения об объединении или прекращении деятельности. Все действия по незаконному хранению, покупке, продаже, распространению, передаче или уничтожению документов и баз данных строго запрещены. Любые нарушения будут строго пресекаться в соответствии с положениями закона. Передача документов должна осуществляться в соответствии с положениями закона с приложением записи о передаче и получении со списком документов и устройств хранения данных. Задачи должны быть связаны с обязанностями и функциями каждого агентства, подразделения и отдельного лица.
По запросу подразделениям необходимо осуществлять статистику, упаковку, опечатывание, подтверждение объема и состояния документов для временного приема и хранения, а затем передачу их новым учреждениям и административным подразделениям. В частности, необходимо осуществить процесс передачи в Центр областных исторических архивов дел и документов с постоянным сроком хранения, которые были полностью отредактированы.
Вьетнам Лам
Источник: https://baohoabinh.com.vn/274/202123/Dam-bao-cong-tac-van-thu,-luu-tru-khi-sap-nhap.htm
Комментарий (0)