Annuler les réunions pour réduire la fatigue des employés

L'Américain Joshua Zerkel pensait avoir atteint ses limites avec son emploi du temps hebdomadaire chargé.

« J'ai envie de pleurer quand je regarde mon planning de réunions », a déclaré le directeur marketing d'Asana, une entreprise spécialisée dans les applications de gestion d'entreprise. Les réunions qui s'enchaînent l'empêchent d'être efficace.

L'inquiétude croissante de Zerkel a été reconnue par l'entreprise , qui a proposé l'annulation temporaire des réunions régulières. Ils ont appelé cette mesure « Réunions Doomsday » .

« Je pense que les choses s’améliorent », a déclaré Zerkel.

Illustration : Washington Post

La surcharge de travail en réunion est un problème pour de nombreux employés de bureau. Une nouvelle étude de Microsoft révèle que 68 % des employés déclarent être interrompus et incapables de se concentrer à cause des réunions.

Les entreprises ont multiplié les réunions pendant la Covid-19 pour rester en contact avec leurs employés. Cette habitude perdure quatre ans plus tard, mais les entreprises repensent leur culture des réunions. Elles réduisent le nombre de réunions pour accroître la productivité et réduire l'épuisement professionnel des employés.

« Il y a un grand intérêt pour les réunions de bureau », explique Steven Rogelberg, professeur à l’Université de Caroline du Nord.

L'équipe de neuf personnes de Zerkel a supprimé les réunions du mercredi de son planning, économisant ainsi 11 heures par mois. Puis, les réunions de fin du monde se sont répandues à 60 personnes, ce qui a incité l'entreprise à mettre en place un manuel demandant aux services de réduire systématiquement le nombre de réunions.

« Nous modifions soigneusement le calendrier et la structure des réunions », explique Rebecca Hinds, responsable de la stratégie chez Asana. « Nous annulons les réunions qui ne sont pas très pertinentes. » Parallèlement, les dirigeants encouragent les participants à refuser les réunions inutiles.

Fin janvier, la plateforme de commerce électronique Shopify a demandé à ses employés d'annuler toutes leurs réunions pendant deux semaines. Ils prévoient de réduire leurs réunions de 14 % d'ici juillet et de 18 % d'ici la fin de l'année.

L'année dernière, l'éditeur de logiciels Techsmith a supprimé les réunions pendant un mois, optant pour des conférences textuelles ou vidéo . Une enquête interne a révélé que les employés étaient 15 % plus productifs et que 85 % d'entre eux identifiaient des réunions qu'ils esquiveraient ou raccourciraient. La participation a également diminué.

« Nous protégeons l’énergie de nos employés afin qu’ils puissent donner le meilleur d’eux-mêmes », déclare la PDG Wendy Hamilton.

La plateforme d'automatisation Zapier a adopté une politique de « semaine de concentration » pour les employés, où chacun définit ses objectifs et ses priorités pour la semaine. Les réunions ne sont pas supprimées, mais encouragées à les éviter si elles ne sont pas nécessaires.

80 % des employés déclarent avoir atteint leurs objectifs, selon une enquête menée par Brandon Sammut, directeur des ressources humaines chez Zapier.

L'application d'organisation du personnel Slack a également déployé les Summer Focus Fridays et les Innovation Weeks qui permettent aux employés de travailler dans des sessions concentrées et ininterrompues.

Ils expérimentent la réduction de 50 % des réunions et encouragent les temps d'arrêt. Slack utilise l'IA pour résumer les points clés afin que les employés puissent éviter les réunions.

Cependant, ce changement s'accompagne également de nombreux défis. Dans certains cas, la réduction des réunions signifie moins d'occasions d'apprendre et d'observer les autres.

Le professeur Rogelberg affirme que les stratégies de réduction des réunions seront efficaces si elles s'appliquent à l'ensemble du service. Les dirigeants sont responsables de la planification et de la mobilisation des autres, tandis que les employés sont responsables de la définition de leurs propres objectifs. « Cette combinaison les rendra moins choquants lorsque la culture des réunions évoluera », ajoute-t-il.

Zerkel est reconnaissant envers l'entreprise pour le nouvel horaire. « Ils ont fait preuve de courage et de détermination face aux changements », a-t-il déclaré.

Ngoc Ngan (Selon le Washington Post )

Source: https://vnexpress.net/huy-hop-de-nhan-vien-do-met-moi-4726801.html