住所変更：企業がミスを避けるためにすべきこと

新しい住所の変更: 間違いを避けるために企業が行う必要があること - 写真 1。

行政上の住所変更は、政府機関、組織、企業の運営に大きな影響を及ぼします - イラスト写真：HP

7月1日から、3レベルの行政境界から2レベルへの移行により、国の管理機関、地方自治体、企業、特に地図や住所を使用する技術システムやサービスに至るまで、すべての関係者に膨大な作業が発生します。

このプロセスでは、リスク、エラー、運用の中断を回避するために慎重な準備が必要です。

6つの課題を特定する

EMDDI株式会社（Xanh SM、タクシーグループ、Ladoなどの企業向けの交通プラットフォーム）の共同設立者兼CEOであるオン・ヌー・ビン氏によると、行政上の住所の変更は多くの企業の運営に大きな影響を及ぼすとのことです。

特に、電子商取引、運輸（タクシー、配車、配達、物流を含む）、不動産などの業界は大きな影響を受けるでしょう。

一方、他の業界の企業、特に区/コミューンレベルで管理ソフトウェアを使用している企業は、これらの変更を同時に実装するのにさらに時間が必要になります。

Binh 氏は、変革プロセスにおいて、組織は 6 つの主要な課題に直面するだろうと予測しています。

まず、作業量が多く、エラーやペナルティのリスクがあります。「日常業務で住所を利用する」ことと、「新しい行政単位に応じて住所を変換・保存する必要がある」ことを区別することが重要です。

具体的な計画と新たな状況を予測しなければ、組織はシステムの中断、エラー、規制に従った罰則を受ける可能性が高くなります。

第二に、サードパーティのマップAPIを使用するリスクです。現在、多くのマップAPIプロバイダーは、新しい行政住所を完全にサポートできるかどうかを確認できていません。パイロットプログラムを開始したプロバイダーもありますが、精度は確認されていません。

したがって、サードパーティのマップ API を使用するアプリケーションでは、住所が間違っている場合のリスクを予測する必要があります。

第三に、利用者にとって新旧の住所の同一性を見分けることが難しく、変換によって混乱が生じる可能性があります。例えば、ビン氏は次のように例を挙げました。「以前は「5 Quang Trung（Hoan Kiem）」と「5 Quang Trung（Ha Dong）」を簡単に区別できましたが、2階層の住所体系では地区情報が不足しているため、通信、配送、移動において混乱が生じやすくなります。」

4つ目に、住所データを標準化します。変換は入力データが標準化されている場合にのみ有効です。住所がランダムに入力されたり、標準形式に従わなかったり、手書きで一貫性がなかったりすると、処理と変換のプロセスが複雑になり、コストがかかります。

第五に、請求書は新しい住所に基づいて発行する必要があります。現行の規制では、請求書は新しい行政上の住所に基づいて発行することが義務付けられています。一方、一部のオペレーティングシステムでは、依然として古い住所が使用されている場合があります。そのため、企業は情報を確認・更新し、税務当局と連携して具体的な指示を受け、申告や請求書発行における誤りを回避する必要があります。

6つ目は、移行中に発生する隠れたコストです。ソフトウェアシステムの更新、APIの調整、看板の修正、請求書や契約書の再発行など、あらゆるコストが発生します。特に大規模な事業を展開している企業や、住所データのタッチポイントが多数ある企業にとっては、これらのコストは莫大なものになる可能性があります。