Renforcer la gestion des documents et des archives lors du processus de restructuration organisationnelle.

Kinhtedothi-Il est strictement interdit de saisir, de transférer ou de détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires ; il n'est pas permis d'endommager ou de perdre des documents et des bases de données documentaires pendant le processus d'organisation de l'appareil...

C'est un contenu remarquable de la Dépêche Officielle n° 414/BNV-VTLTNN du 19 mars du Ministère de l'Intérieur envoyée aux Comités Populaires des provinces et des villes sous tutelle centrale sur le renforcement de la gestion des documents et des archives dans le processus de réorganisation de l'appareil du système politique conformément à la Conclusion n° 127-KL/TW du Politburo.

Il est strictement interdit de posséder, de transférer ou de détruire illégalement des documents.

Le document stipule clairement que, afin d'assurer un travail fluide et continu de documentation et d'archivage, et d'assurer la gestion sûre des documents avant, pendant et après l'achèvement de la réorganisation du système politique conformément à la conclusion n° 127-KL/TW du 28 février 2025 du Politburo, le Secrétariat et le Ministère de l'Intérieur demandent au Président du Comité populaire de la province ou de la ville sous administration centrale de diriger d'urgence la mise en œuvre d'un certain nombre de tâches urgentes pour renforcer la gestion des documents et des archives dans le processus de réorganisation de l'appareil gouvernemental local.

Premièrement , il faut appliquer correctement et intégralement les réglementations légales sur les documents et les archives, en respectant les exigences suivantes : tous les documents et bases de données documentaires constitués au cours des activités des agences et organisations doivent être gérés de manière centralisée, uniforme et sécurisée en fonction de chaque archive ; les documents et bases de données documentaires de toute agence ou organisation doivent être statistiquement et collectés en fonction des archives de cette agence ou organisation.

Fermer les archives des agences et organisations à compter de la date de cessation des opérations ; les agences et organisations ne délivrent pas de documents administratifs sous leur autorité à compter de la date à laquelle la décision de l'autorité compétente sur la fusion ou la cessation des opérations prend effet.

Avant et pendant l'aménagement organisationnel, les documents et les bases de données doivent continuer à être conservés aux archives des Archives historiques provinciales et des Archives de l'Agence (ou au lieu de stockage actuel) de l'unité administrative (ADU) avant l'aménagement.

En particulier, il est strictement interdit de saisir, de transférer ou de détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires ; il n'est pas permis d'endommager ou de perdre des documents et des bases de données documentaires pendant le processus d'organisation de l'appareil.

Deuxièmement , les archives historiques provinciales sont chargées de recevoir et de coordonner avec les chefs des agences, organisations et unités administratives pour continuer à préserver sur place ou à préserver temporairement tous les documents d'archives et bases de données documentaires de la province et de remettre les documents conformément à leur autorité de gestion aux nouvelles agences, organisations et unités administratives après la réorganisation de la structure organisationnelle.

Troisièmement , la remise des documents et des bases de données documentaires après l'organisation est effectuée conformément aux réglementations légales sur l'autorité de gestion des archives.

Quatrièmement , appliquer strictement les réglementations légales sur la gestion et l'utilisation des sceaux et des certificats de signature numérique pour les services publics spécialisés ; protéger les secrets d'État et assurer la sécurité des informations, des documents et des données lors de l'exécution des tâches statistiques, de l'emballage, de la remise, de la conservation et de l'utilisation dans le processus de réorganisation de l'appareil.

Règlement sur la liste des codes d'identification des documents, des enregistrements et des symboles textuels des nouvelles agences et organisations

Le ministère de l'Intérieur demande au président du comité populaire provincial d'assumer, en sa qualité de responsable, la responsabilité de la gestion publique des archives locales, dans le cadre de ses attributions et de ses compétences ; de garantir la sécurité des documents et des bases de données documentaires relevant de sa compétence, conformément à la législation, tout au long du processus de réorganisation de l'appareil. Il est urgent de publier la directive du président du comité populaire provincial relative au renforcement de la gestion publique des archives et des documents.

Parallèlement, il est nécessaire d'élaborer un plan de réorganisation des archives historiques de l'État au niveau provincial dans le cadre du Projet d'aménagement et de réorganisation des unités administratives à tous les niveaux et de construction d'un modèle d'organisation du gouvernement local à deux niveaux, et de le soumettre aux autorités compétentes pour évaluation et mise en œuvre.

Immédiatement après l'achèvement de l'organisation, il est nécessaire de publier rapidement un document stipulant la liste des codes d'identification des documents, des dossiers et des symboles de documents des nouvelles agences et organisations sous gestion ; d'ordonner aux chefs des nouvelles agences et organisations de recevoir les documents et les bases de données sous leur autorité de gestion ; aux chefs des nouvelles unités administratives de base de recevoir les documents dans les salles et les entrepôts de la zone de gestion temporairement gérés par les Archives historiques provinciales.

Dans le même temps, il est nécessaire d’ordonner à l’unité qui gère et exploite le Système de mettre en œuvre des solutions techniques pour assurer la continuité et la poursuite des activités de délivrance de documents et de règlement des travaux des agences et organisations sous sa gestion.

Le ministère de l'Intérieur a proposé de renforcer la gestion des documents et des archives dans le cadre de la réorganisation de l'appareil du système politique (photo : VNA)

Publier un plan pour mettre en œuvre la directive du président du comité populaire provincial

Pour le Département des Affaires Intérieures, la Dépêche Officielle demande au Président du Comité Populaire Provincial d'émettre une Directive sur le renforcement de la gestion des documents et des archives dans le processus de réorganisation de l'appareil du système politique local ; d'émettre un plan pour mettre en œuvre la Directive du Président du Comité Populaire Provincial.

En même temps, charger les Archives historiques provinciales d'affecter des fonctionnaires pour organiser des groupes de travail auprès des agences, organisations et unités afin de recevoir et de coordonner la préservation sur place des documents et de délimiter la base de données des documents sur le système ; charger les Archives historiques provinciales de prendre de manière proactive des mesures pour collecter les dossiers ayant une période de préservation permanente qui ont été entièrement édités dans les agences et organisations qui sont la source des documents soumis aux Archives historiques provinciales.

En même temps, il est conseillé au président du Comité populaire provincial de prévoir des ressources suffisantes pour assurer la sécurité des documents et des bases de données documentaires dans les salles et les entrepôts qui ont été confirmés et scellés par les Archives historiques provinciales jusqu'à ce qu'ils soient remis à l'agence ou à l'organisation de gestion responsable après la réorganisation de l'appareil.

Immédiatement après l'achèvement de l'arrangement organisationnel, il est nécessaire de conseiller rapidement au président du Comité populaire provincial de publier une liste de codes d'identification pour les documents, les enregistrements et les symboles de texte des agences et organisations formées après l'arrangement organisationnel dans le cadre de la gestion ; de soumettre au Comité populaire provincial un projet de gestion et de traitement des opérations commerciales pour le bloc de documents des agences et organisations avant l'arrangement organisationnel ; de coordonner avec l'unité gérant et exploitant le système pour élaborer un plan de transfert et d'intégration des documents et des bases de données de documents dans le système.

Confirmer la remise des documents et des bases de données documentaires des agences et organisations avant la restructuration de l'appareil.

Pour les archives historiques provinciales, le ministère de l'Intérieur propose de désigner des fonctionnaires pour guider le comptage, l'agencement, l'emballage, le scellement, la confirmation du volume et du statut des documents papier et des documents sur d'autres supports d'information (le cas échéant), la réception et la coordination de la conservation sur place ou de la conservation centralisée temporaire des documents des agences et organisations ; la coordination avec les unités de gestion et d'exploitation du Système pour déterminer le nombre de documents numériques et délimiter la base de données documentaire sur le Système de chaque agence, organisation et unité administrative.

Dresser l'inventaire de tous les documents et bases de données documentaires actuellement conservés aux Archives historiques provinciales ; continuer à garantir la sécurité, l'intégrité et la facilité d'utilisation des documents et bases de données documentaires des Archives historiques provinciales jusqu'à leur remise aux organismes et organisations compétents après restructuration de l'appareil. Récapituler la quantité et l'état des documents et bases de données documentaires et en rendre compte au Département de l'Intérieur pour qu'il en rende compte au ministère de l'Intérieur.

Immédiatement après l'achèvement de l'arrangement organisationnel, il est nécessaire de rapidement : organiser et confirmer la remise des documents et des bases de données de documents des agences et organisations avant l'arrangement organisationnel à l'agence ou à l'organisation de gestion compétente après l'arrangement organisationnel ; conseiller au ministère de l'Intérieur d'élaborer un projet pour gérer et traiter les activités du bloc de documents et de la base de données de documents qui ont été enregistrés statistiquement de l'agence ou de l'organisation avant l'arrangement organisationnel.

Parallèlement, coordonner avec les agences et organisations concernées pour organiser la mise en œuvre des projets et des plans de gestion et de traitement des opérations pour les blocs de documents et de bases de données qui ont été compilés statistiquement avant l'organisation ; collecter les fichiers avec des périodes de conservation permanente qui ont été entièrement édités auparavant dans les agences et organisations qui sont la source des documents soumis aux Archives historiques provinciales.

Inscrivez-vous pour ouvrir de nouveaux comptes ou rouvrir des comptes pour les organisations, les dirigeants et les commis

Dans cette dépêche officielle, le ministère de l'Intérieur demande également aux chefs d'agences, d'organisations et aux présidents des comités populaires de district et de commune d'être responsables de la sécurité des documents et des bases de données documentaires sous leur autorité de gestion, conformément aux réglementations légales, tout au long du processus de restructuration de l'appareil, jusqu'à ce que les documents et les bases de données documentaires soient remis aux archives historiques provinciales et aux agences et organisations compétentes après la restructuration de l'appareil.

En même temps, ordonner aux unités et aux individus de compiler et d'emballer les dossiers et les documents sur les travaux terminés et les dossiers et les documents sur les travaux inachevés ; confier aux unités et aux individus la tâche de synthétiser et de dresser une liste des travaux inachevés de l'agence ou de l'organisation ; faire joindre les dossiers et les documents, les emballer séparément, les collecter et les soumettre aux archives de l'agence.

Diriger les archives de l'organisme statistique, y ranger les documents et guider les unités et les personnes concernées dans la compilation et le conditionnement des dossiers et documents non encore déposés ; recevoir les dossiers et documents des unités et des personnes concernées et les rassembler dans les archives et les entrepôts pour leur stockage centralisé. Parallèlement, organiser les entrepôts, les équipements et les ressources humaines nécessaires à la protection et à la conservation sécurisée des documents jusqu'à leur remise à l'organisme ou à l'organisation compétente après réorganisation de l'appareil.

Le président du Comité populaire du district charge le Département des affaires intérieures de conseiller sur l'organisation des entrepôts et des équipements nécessaires pour rassembler et conserver en toute sécurité les documents des agences spécialisées relevant du Comité populaire du district ; d'organiser les forces pour protéger la sécurité des documents jusqu'à ce qu'ils soient remis aux agences et organisations compétentes pour gestion après la réorganisation de l'appareil.

Immédiatement après avoir terminé l'organisation, le chef de la nouvelle agence, organisation ou unité administrative doit rapidement ordonner l'enregistrement de l'ouverture ou de la réouverture des comptes de l'organisation, du chef et du bureau des documents sur le système pour assurer la délivrance et la réception des documents ; s'inscrire pour la délivrance de sceaux et de certificats de signature numérique pour le service public spécialisé conformément à la réglementation...

Statistiques, scellement, conservation des documents

Pour les archives de l'agence, le ministère de l'Intérieur exige que le service des archives de l'agence ou la personne affectée aux archives de l'agence, de l'organisation ou de l'unité guide les unités et les individus pour compiler, emballer les documents et les remettre à la salle ou à l'entrepôt pour une conservation centralisée à l'avance ; préparer l'entrepôt et les conditions nécessaires pour conserver en toute sécurité les documents reçus des unités et des individus ; compiler, sceller et conserver en toute sécurité les documents dans la salle ou l'entrepôt de l'agence ou de l'organisation jusqu'à ce qu'ils soient remis aux archives historiques provinciales ou à l'agence ou à l'organisation compétente après la restructuration de l'appareil.

En même temps, coordonner avec l'unité de gestion et d'exploitation du système statistique pour confirmer le nombre de documents et de bases de données de documents des agences et organisations du système ; recevoir et conserver séparément les dossiers et les documents des travaux inachevés selon la liste ; soumettre ou compter et emballer séparément les dossiers avec une période de conservation permanente qui ont été préalablement entièrement édités.

Soumettre les documents emballés et la liste des travaux non terminés dans leur état d'origine.

Pour les fonctionnaires, les employés et les ouvriers, le ministère de l'Intérieur exige des statistiques et un assemblage des dossiers et documents relatifs aux travaux achevés et en cours. Pour les travaux en cours, il est nécessaire d'établir une liste et d'indiquer clairement le nom du travail, le nom de la personne chargée de le traiter, le nombre de documents disponibles et le délai de traitement (le cas échéant).

Soumettre l'état original des fichiers emballés, des documents et de la liste des travaux inachevés sur le système aux archives de l'agence ou de l'unité, ou à la personne responsable de la collecte des documents pendant le processus d'organisation de l'appareil.

Immédiatement après avoir terminé l'organisation, il est nécessaire de coordonner rapidement avec les Archives de l'agence et l'unité qui gère et exploite le système pour remettre les dossiers et les documents sur les travaux inachevés à l'unité ou à la personne chargée de continuer à les gérer.

Clôture des comptes des organisations et des particuliers pour les agences et organisations qui ont cessé leurs activités

Pour les unités gérant et exploitant le Système, le ministère de l'Intérieur exige l'identification et la délimitation du périmètre des documents et des bases de données documentaires du Système, en fonction de chaque compte de l'agence, de l'organisation et de l'individu. À partir de la liste des travaux inachevés, identifier le périmètre des données et dresser la liste des comptes des organisations et des individus ayant des travaux inachevés ; préparer un plan de transfert sur demande.

Parallèlement, collecter des statistiques et faire rapport au Comité populaire provincial et au Département des affaires intérieures sur le système de codes d'identification de documents, de codes de fichiers et de symboles de documents actuellement utilisés dans le système pour servir de base à l'établissement de codes d'identification de documents, de codes de fichiers et de symboles de documents des agences et organisations après la réorganisation de la structure organisationnelle de manière unifiée et synchronisée, en évitant les doublons.

Immédiatement après l'achèvement de l'organisation, il est nécessaire de fermer rapidement les comptes des organisations et des individus pour les agences et organisations qui cessent leurs activités immédiatement après la prise de décision sur l'organisation ; en même temps, ouvrir des comptes pour les nouvelles agences, organisations et individus, en assurant la connexion avec les documents et bases de données de documents précédemment liés.

En particulier, le ministère de l’Intérieur propose d’élaborer un plan visant à utiliser les documents et les bases de données documentaires du système pour répondre aux besoins urgents des agences, des organisations et des particuliers pendant le processus de restructuration de l’appareil.

Source : https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html