Nouvelle réglementation sur les procédures de certification consulaire, légalisation consulaire électronique

(Chinhphu.vn) - Le gouvernement a publié le décret n° 196/2025/ND-CP du 4 juillet 2025 modifiant et complétant un certain nombre d'articles du décret n° 111/2011/ND-CP du 5 décembre 2011 du gouvernement sur la certification consulaire et la légalisation consulaire.

Le décret n° 196/2025/ND-CP complète la section 2a du chapitre II, réglementant l'ordre et les procédures de certification consulaire et de légalisation consulaire électronique.

Décret portant réglementation spécifique relative à la réception et au traitement des demandes de certification consulaire et de légalisation consulaire dans l'environnement électronique :

1. Les demandeurs de certification consulaire et de légalisation consulaire soumettent leurs demandes en ligne de la manière suivante :

- Connectez-vous à votre compte sur le Portail national de la fonction publique en utilisant un compte d'identification électronique conformément à la loi sur l'identification et l'authentification électroniques ; fournissez des informations sous une forme électronique interactive, téléchargez des copies électroniques de papiers et de documents demandant une certification consulaire et une légalisation consulaire.

- Pour les demandes de légalisation consulaire, le demandeur doit télécharger une copie électronique de la traduction des documents et papiers demandés pour la légalisation consulaire en vietnamien ou en anglais, si les documents et papiers ne sont pas préparés dans les langues ci-dessus.

2. Une fois la demande complétée, le demandeur reçoit un code de procédure administrative (01) pour suivre l'avancement de sa demande ou accéder à la procédure de demande de certification ou de légalisation consulaire demandée par l'autorité compétente. Le demandeur est responsable de la conservation et de la confidentialité de ce code.

3. Le même jour ouvrable, après réception de la demande de certification consulaire et de légalisation consulaire en ligne, l'autorité compétente en matière de certification consulaire et de légalisation consulaire vérifie l'exactitude et l'exhaustivité de la demande.

a) Dans le cas où le dossier est incomplet ou inapproprié, le demandeur est tenu de compléter et de compléter les documents nécessaires selon le formulaire de Demande de complément et de complétion de dossier ;

b) Si le dossier est complet et ne relève pas de 2 cas (cas exemptés de légalisation consulaire ; cas où les papiers et documents ne sont pas certifiés ou légalisés consulairement), envoyer immédiatement un avis de paiement des frais au demandeur par courrier électronique ou envoyer un SMS via son téléphone portable au demandeur ou la fonction d'envoi d'un message au demandeur du Portail national des services publics ;

c) Les dossiers de candidature ne seront officiellement reçus pour traitement et délivrance d'un récépissé de dossier et d'un rendez-vous pour les résultats par la méthode spécifiée au point b ci-dessus que lorsqu'ils auront été complétés, complétés, assurés d'être complets, appropriés et que les frais prescrits auront été payés.

L'article 11, clause 5, stipule que le délai de traitement est d'un jour ouvrable à compter de la date de réception d'un dossier complet et valide pour les dossiers comportant de un à quatre documents. Pour les dossiers comportant de cinq à neuf documents, le délai de traitement ne doit pas dépasser deux jours ouvrés. Pour les dossiers comportant dix documents ou plus, le délai de traitement peut être plus long, sans toutefois dépasser quatre jours ouvrés.

Le délai de règlement est prévu à l'article 11, paragraphe 5, du présent décret et est calculé à partir du moment de l'envoi de l'accusé de réception de la demande et de la convocation pour la restitution des résultats ou de l'envoi d'un message au demandeur avec une convocation pour la restitution des résultats.

d) Si la copie électronique des papiers et documents relève des cas prévus aux articles 9 et 10 du présent décret, l'organisme récepteur du dossier doit refuser de l'accepter, en indiquant les raisons sous la forme d'un refus de traitement du dossier et en l'envoyant au demandeur selon les modalités prévues au point b.

d) En cas de vérification, de clarification ou d'impossibilité de restitution des résultats à temps pour d'autres raisons, l'organisme destinataire du dossier adressera une note d'excuses et reportera la date de restitution des résultats selon les modalités prévues au point b). L'organisme destinataire du dossier procédera à la vérification conformément aux dispositions correspondantes des articles 6, 11, 4, 13, 5, 14, 5 et 15 du présent décret.

4. La certification consulaire et la légalisation électronique des documents sont effectuées sur la base :

a) Vérifier l'authenticité de la signature électronique de l'autorité ou de l'organisation compétente du Vietnam sur la copie électronique des papiers et documents demandant la certification consulaire conformément aux dispositions de la loi relative aux transactions électroniques, aux signatures numériques et aux certificats numériques ; ou

b) Vérifier l'authenticité de la signature électronique de l'agence de représentation diplomatique , de l'agence consulaire ou de toute autre agence autorisée à exercer des fonctions consulaires d'un pays étranger au Vietnam qui a été notifiée ou officiellement introduite par la voie diplomatique sur la copie électronique des papiers et documents demandant la légalisation consulaire auprès de l'autorité compétente du pays ou vérifier l'authenticité de la signature électronique du ministère des Affaires étrangères ou de toute autre autorité compétente du pays étranger où se trouve l'agence de représentation ou l'agence de représentation concurrente qui a été notifiée ou officiellement introduite par la voie diplomatique sur la copie électronique des papiers et documents demandant la légalisation consulaire auprès de l'agence de représentation à l'étranger ; ou

c) Les résultats de vérification des agences et organisations vietnamiennes compétentes confirment l'authenticité de la signature numérique sur la copie électronique des documents et papiers demandés pour la certification consulaire ou les résultats de réponse des agences étrangères compétentes confirment l'authenticité de la signature numérique sur la copie électronique des documents et papiers demandés pour la légalisation consulaire.

5. La personne qui demande la certification consulaire et la légalisation consulaire dans l'environnement électronique recevra le résultat sous forme de copie électronique du document ou du papier avec un cachet de certification électronique et une signature numérique de l'autorité compétente pour la certification consulaire et la légalisation consulaire envoyée par courrier électronique, l'entrepôt de gestion de données électroniques de cette organisation ou de cet individu ou envoyée à un appareil numérique, via une méthode de transmission de données appropriée, garantissant la sécurité et la confidentialité des informations.

6. La signature numérique de l'organisme ou de la personne autorisée à certifier les documents consulaires et à les légaliser doit être conforme à la réglementation légale sur les signatures numériques pour les services publics spécialisés.

7. Les formulaires de réception de documents et de rendez-vous pour le retour des résultats, la demande de documents supplémentaires, le remplissage de documents, le rejet de documents, les excuses et le formulaire de reprogrammation pour le retour des résultats doivent être conformes aux réglementations légales relatives à la mise en œuvre du mécanisme à guichet unique et à guichet unique dans le traitement des procédures administratives.

Le décret n° 196/2025/ND-CP entre en vigueur à compter du 3 août 2025. Le règlement sur la certification consulaire et la légalisation consulaire électronique s'applique à compter du 1er janvier 2026.

Phuong Nhi

Source : https://baochinhphu.vn/quy-dinh-moi-ve-thu-tuc-chung-nhan-lanh-su-hop-phap-hoa-lanh-su-dien-tu-102250704184805687.htm