Усиление управления документооборотом и архивным делом в процессе реорганизации аппарата политической системы.

Категорически запрещается незаконное изъятие, передача, уничтожение документов и баз данных, не допускается порча и утрата документов и баз данных при организации аппарата.

19 марта 2025 года Министерство внутренних дел КНР направило Народным комитетам провинций и городов центрально-территориального подчинения официальное распоряжение № 414/BNV-VTLTNN об усилении управления документацией и архивным делом в процессе реорганизации аппарата политической системы в соответствии с заключением Политбюро № 127-KL/TW.

Категорически запрещается незаконное хранение, передача или уничтожение документов и баз данных документов.

В целях обеспечения бесперебойной и непрерывной работы с документами и архивами, обеспечения безопасного управления документами до, во время и после завершения реорганизации политической системы в соответствии с Заключением № 127-KL/TW от 28 февраля 2025 года Политбюро и Секретариата о проведении исследований и предложениях по продолжению реорганизации политической системы, реализации ответственности государственного управления документами и архивами Министерство внутренних дел просит Председателя Народного комитета провинции или города центрально-территориального подчинения безотлагательно руководить выполнением ряда неотложных задач по усилению управления документами и архивами в процессе реорганизации аппарата местного самоуправления, а именно:

Во-первых, должным образом и в полном объеме соблюдать правовые нормы в отношении документов и архивов, выполняя следующие требования:

Во-первых, все документы и базы данных документов, сформированные в ходе деятельности учреждений и организаций, должны управляться централизованно, единообразно и безопасно по каждому архиву; документы и базы данных документов любого учреждения или организации должны учитываться и собираться по архиву этого учреждения или организации.

Во-вторых, учреждение или организация обязаны закрыть свои архивы с даты прекращения деятельности. Учреждение или организация не вправе издавать распорядительные документы, находящиеся в их ведении, с даты вступления в силу решения компетентного органа о слиянии или прекращении деятельности.

В-третьих, до и во время организационного урегулирования документы и базы данных должны по-прежнему храниться в архивах Провинциального исторического архива и Архива агентства (или в месте, где они хранятся) административной единицы до урегулирования.

В-четвертых, категорически запрещается незаконное изъятие, передача, уничтожение документов и баз данных, не допускается порча и утрата документов и баз данных при организации аппарата.

Во-вторых, провинциальные исторические архивы отвечают за прием и координацию с руководителями учреждений, организаций и административных единиц с целью дальнейшего хранения на месте или временного хранения всех архивных документов и баз данных документов в провинции и передачи документов в соответствии со своими полномочиями по управлению новым учреждениям, организациям и административным единицам после реорганизации организационной структуры.

В-третьих, передача документов и баз данных документов после организационного оформления осуществляется в соответствии с положениями закона об архивном управлении.

В-четвертых, строго соблюдать правовые нормы по управлению и использованию печатей и сертификатов электронной подписи для специализированных государственных услуг; защищать государственную тайну и обеспечивать сохранность информации, документов и данных при выполнении статистических задач, упаковке, передаче, хранении и использовании в процессе реорганизации аппарата.

Издание документов, регламентирующих перечень идентификационных кодов документов, записей и текстовых обозначений новых органов и организаций

Для Народных комитетов провинций и городов центрального подчинения Министерство внутренних дел рекомендует, чтобы председатель провинциального Народного комитета был ответственным руководителем по осуществлению государственного управления архивами на местах в рамках своих обязанностей и полномочий; обеспечивал сохранность документов и баз данных документов, находящихся в ведении управления, в соответствии с положениями закона на протяжении всего процесса организационного урегулирования.

Срочно издать Директиву председателя провинциального Народного Комитета об усилении государственного управления документационным и архивным делом.

Разработать план реорганизации государственных исторических архивов на провинциальном уровне в рамках Проекта реорганизации и реорганизации административных единиц всех уровней и построения двухуровневой модели организации местного самоуправления, представить его компетентным органам для оценки и внедрения.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно выполнить следующие задачи:

Во-первых, издать документ, регламентирующий перечень идентификационных кодов документов, записей и текстовых обозначений новых ведомств и организаций, находящихся в ведении.

Во-вторых, поручить руководителю нового агентства или организации принять документы и базы данных, находящиеся под его управлением; руководителю новой низовой административной единицы принять документы в помещениях и на складах в зоне управления, временно находящейся в ведении губернского исторического архива.

В-третьих, поручить подразделению, управляющему и эксплуатировавшему Систему, внедрить технические решения, обеспечивающие непрерывность и непрерывность документооборота и урегулирования трудовых отношений подведомственных ему учреждений и организаций.

В-четвертых, руководить разработкой проектов и планов управления и деловой обработки ранее составленных документов.

В-пятых, обеспечьте ресурсы для безопасного и бесперебойного выполнения канцелярских и архивных задач до, во время и после организационного мероприятия.

В-шестых, сообщить о ходе реализации в Министерство внутренних дел, чтобы Министерство внутренних дел могло обобщить информацию и предоставить отчет Правительству .

Выпуск Плана по реализации Директивы председателя провинциального Народного Комитета об усилении управления документацией и архивным делом.

По Департаменту внутренних дел рекомендовать Председателю Провинциального Народного Комитета издать Директиву об усилении управления документацией и архивным делом в процессе реорганизации аппарата местной политической системы.

Разработать План мероприятий по реализации Директивы председателя провинциального Народного Комитета об усилении руководства документационным и архивным делом в процессе реорганизации аппарата местной политической системы.

Провинциальный исторический архив назначает должностных лиц для организации рабочих групп в учреждениях, организациях и подразделениях по приему, координации хранения документов на месте и разграничению базы данных документов в Системе.

Поручить губернскому историческому архиву принять заблаговременные меры по сбору постоянно хранящихся записей, прошедших полную редакцию в учреждениях и организациях, являющихся источниками документов, представленных в губернский исторический архив.

Рекомендовать председателю провинциального народного комитета организовать достаточные ресурсы для обеспечения сохранности документов и баз данных документов в помещениях и на складах, которые были подтверждены и опечатаны провинциальным историческим архивом, до их передачи ответственному управляющему органу или организации после реорганизации аппарата.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно выполнить следующие задачи:

Предложить председателю провинциального народного комитета оперативно выдать список шифров документов, протоколов и текстовых обозначений органов и организаций, образованных после реорганизации подчиненного им аппарата.

Представить в провинциальный народный комитет проект по упорядочению и обработке документов учреждений и организаций до реорганизации аппарата.

Взаимодействовать с отделом управления и эксплуатации системы для разработки плана передачи, интеграции документов и баз данных документов в систему.

При необходимости, до формирования организационной структуры проконсультируйтесь с Департаментом государственных документов и архивов по плану управления и обработки статистически сформированного блока документов и базы данных документов.

Регулярно консультировать и отвечать на вопросы агентств, организаций и отдельных лиц относительно документов и архивов до, во время и после организационной реструктуризации.

Утвердить передачу документов и баз документов ведомств и организаций до реструктуризации аппарата.

Министерству внутренних дел предлагается определить для губернских исторических архивов должностных лиц, осуществляющих руководство подсчетом, упорядочением, упаковкой, опечатыванием, подтверждением объема и состояния бумажных документов и документов на иных носителях информации (при их наличии), приемом и координацией хранения на месте или временного централизованного хранения документов учреждений и организаций.

Совместно с руководством и операционным подразделением Системы определить количество цифровых документов и разграничить базу данных документов в Системе каждого агентства, организации и административного подразделения.

Составить список всех документов и баз данных документов, которые в настоящее время хранятся в областном историческом архиве; продолжать обеспечивать сохранность, целостность и удобство использования документов и баз данных документов в областном историческом архиве до тех пор, пока документы и базы данных документов не будут переданы компетентным органам и организациям после реструктуризации аппарата.

Обобщить количество, статус документов, базу данных документов и предоставить отчет в Департамент внутренних дел для представления Министерству внутренних дел.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно выполнить следующие задачи:

Координационный центр организует и подтверждает передачу документов и баз данных документов учреждений и организаций до организационного мероприятия компетентному управляющему органу или организации после организационного мероприятия.

Рекомендовать Министерству внутренних дел разработать планы и проекты по управлению и обработке документов и баз данных документов, собранных агентствами и организациями до реструктуризации аппарата.

Осуществлять координацию с соответствующими учреждениями и организациями по организации реализации проектов и планов по управлению и обработке бизнес-операций в отношении документов и баз данных, статистически собранных до реорганизации аппарата.
Сбор документов постоянного хранения, ранее полностью отредактированных в учреждениях и организациях, являющихся источниками документов, переданных в Провинциальный исторический архив. В случае отсутствия специализированного архива Провинциальный исторический архив рекомендует Министерству внутренних дел организовать помещения и склады для обеспечения сохранности документов, собранных в процессе организационного упорядочивания.

Зарегистрируйтесь для открытия новых или повторного открытия учетных записей организаций, руководителей и секретарей в Системе для обеспечения выдачи и получения документов.

Министерство внутренних дел возлагает на руководителей учреждений, организаций и административных подразделений, председателей народных комитетов на районном и коммунальном уровнях ответственность за обеспечение сохранности документов и баз данных документов, находящихся в их ведении, в соответствии с положениями закона в процессе реструктуризации аппарата до тех пор, пока документы и базы данных документов не будут переданы в провинциальный исторический архив и компетентным учреждениям и организациям после реструктуризации аппарата.

Дать указание подразделениям и отдельным лицам составить и упаковать записи и документы по выполненной работе, а также записи и документы по незавершенной работе (составить список незавершенной работы для каждого подразделения).

Поручить подразделениям и отдельным лицам обобщить и составить список незавершенной работы агентства или организации; упаковать прикрепленные файлы и документы отдельно и собрать для отправки в архив агентства.

Поручить архиву статистического агентства упаковать документы в архиве, а также поручить подразделениям и отдельным лицам собрать и упаковать непредставленные дела и документы в архиве; принимать дела и документы от подразделений и отдельных лиц и размещать их в архиве и централизованных хранилищах. Необходимо обращать внимание на дела и документы, не подлежащие обработке, собирать их отдельно и четко отмечать.

Организовать необходимые складские помещения, оборудование и людские ресурсы для защиты и безопасного сохранения документов до момента их передачи в управление компетентному органу или организации после реорганизации аппарата.

Поручить подразделению, управляющему и эксплуатировавшему статистическую систему, подтвердить количество документов и баз данных документов по завершенным и незаконченным работам; разграничить данные в системе или извлечь их на носители и обеспечить сохранность и целостность документов и баз данных до момента их передачи в провинциальные исторические архивы или компетентные учреждения и организации после реструктуризации аппарата.

Председатель райнародного комитета поручает отделу внутренних дел давать рекомендации по устройству складов и необходимого оборудования для сбора и надежного хранения документов специализированных учреждений райнародного комитета, организовывать силы по охране сохранности документов до передачи их в распоряжение компетентных органов и организаций после реорганизации аппарата.

Сразу после завершения организационной работы руководителю нового агентства, организации или административного подразделения необходимо оперативно распорядиться:

Зарегистрируйтесь для открытия новых или повторного открытия учетных записей организаций, руководителей и секретарей в Системе в целях обеспечения выдачи и получения документов; зарегистрируйтесь для выдачи печатей и сертификатов электронной подписи для оказания специализированных государственных услуг в соответствии с нормативными актами.

Взаимодействовать с областным историческим архивом, отделом управления и эксплуатации системы, а также соответствующими подразделениями и лицами для получения документов и баз данных документов по незавершенным работам, находящимся в ведении управления, для дальнейшего разрешения.

Получать документы, базы данных документов, находящиеся в подчинении руководства, а также документы в отделах и на складах в зоне управления; взаимодействовать с историческим архивом для разработки плана обработки бизнес-операций для данного блока документов.

Подсчитывайте, опечатывайте и надежно храните документы в архивах и на складах агентства.

В отношении архивов учреждения отдел архива учреждения или лицо, назначенное для ведения архива в учреждении, организации или подразделении, выполняет следующие задачи:

Поручить подразделениям и отдельным лицам заблаговременно собрать, упаковать дела и документы и передать их в помещения и на склады централизованного хранения; подготовить склады и необходимые условия для надежного сохранения документов, полученных от подразделений и отдельных лиц.

Пересчитать, опечатать и надежно сохранить документы в офисе или на складе учреждения или организации до момента передачи их в областной исторический архив или компетентному учреждению или организации после реорганизации организационной структуры.

Согласовывать с руководством и операционным подразделением Статистической системы количество документов и баз данных документов учреждений и организаций в Системе.

Принимать и отдельно хранить дела и документы незавершенных работ согласно перечню.

Предоставьте или соберите, отдельно упакуйте записи о постоянном сохранении, которые были полностью отредактированы заранее и готовы к отправке в исторический архив.

Передайте упакованные документы и список незавершенных работ в их первоначальном состоянии.

Для государственных служащих, работников бюджетной сферы и рабочих необходимо составить и упаковать записи и документы по выполненной работе, а также записи и документы по невыполненной работе; для невыполненной работы необходимо составить список и четко указать: наименование работы; ФИО лица, назначенного для ее обработки; количество документов и имеющихся документов; крайний срок обработки (если таковой имеется).

Вести статистику записей и документов по выполненным работам, записей и документов по незавершенным работам в Системе; формировать список записей о выполненных работах или список документов по незавершенным работам в Системе.

Предоставить исходный статус упакованных файлов, документов и список незавершенных работ по Системе в архив агентства или подразделения или лицу, ответственному за сбор документов в процессе организации аппарата.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно согласовать с Архивом ведомства и подразделением, осуществляющим управление и эксплуатацию Системы, передачу записей и документов по незавершенной работе подразделению или лицу, ответственному за дальнейшее ведение дел.

Закрытие счетов организаций и физических лиц для учреждений и организаций, прекращающих свою деятельность, непосредственно после принятия решения об организационной реструктуризации.

Что касается подразделений, управляющих и эксплуатирующих Систему, Министерство внутренних дел требует определить и разграничить объем документов и баз данных документов в Системе по каждому счету агентства, организации и физического лица; при этом на основании перечня незавершенных работ подразделений и лиц определить объем данных и составить перечень счетов организаций и лиц с незавершенными работами; подготовить план передачи по указанию.

Собирать и отчитываться перед провинциальным народным комитетом и Министерством внутренних дел о системе идентификационных кодов документов, кодов дел и условных обозначений документов, используемых в настоящее время в Системе, с тем чтобы она служила основой для установления идентификационных кодов документов, кодов дел и условных обозначений документов учреждений и организаций после реорганизации аппарата в унифицированном, синхронизированном порядке, избегая дублирования.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно выполнить следующие задачи:

Обновите систему идентификационных кодов документов, коды файлов и текстовые символы новых агентств и организаций, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы.

Открывайте учетные записи для новых агентств, организаций и частных лиц, обеспечивая связь с ранее связанными документами и базами данных документов, чтобы не допустить перебоев в работе Системы.
Извлечь и упаковать документы и базы данных документов бездействующих органов, организаций и подразделений и передать их в губернские исторические архивы или компетентные органы и организации после реструктуризации аппарата.

Разработать план использования документов и баз данных документов в Системе для удовлетворения неотложных потребностей учреждений, организаций и отдельных лиц в процессе реструктуризации аппарата.
Полный текст официального донесения № 414/BNV-VTLTNN смотрите в прикрепленном ФАЙЛЕ:

Источник: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987