Kinhtedothi-Está estrictamente prohibido confiscar, transferir o destruir ilegalmente documentos y bases de datos de documentos; no está permitido dañar o perder documentos y bases de datos de documentos durante el proceso de organización del aparato...
Este es un contenido notable del Despacho Oficial No. 414/BNV-VTLTNN del 19 de marzo del Ministerio del Interior enviado a los Comités Populares de las provincias y ciudades de administración central sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo documental y de archivos en el proceso de reorganización del aparato del sistema político de acuerdo con la Conclusión No. 127-KL/TW del Politburó.
Está estrictamente prohibido poseer, transferir o destruir ilegalmente documentos.
El documento establece claramente que, para garantizar un trabajo documental y de archivo fluido y continuo, y para asegurar la gestión segura de los documentos antes, durante y después de completar la reorganización del sistema político según la Conclusión No. 127-KL/TW del 28 de febrero de 2025 del Politburó, la Secretaría y el Ministerio del Interior solicitan al Presidente del Comité Popular de la provincia o ciudad de administración central que ordene urgentemente la implementación de una serie de tareas urgentes para fortalecer la gestión del trabajo documental y de archivo en el proceso de reorganización del aparato de gobierno local.
En primer lugar , implementar de manera adecuada y completa las regulaciones legales sobre documentos y archivos, cumpliendo con los requisitos: todos los documentos y bases de datos de documentos formados durante las actividades de las agencias y organizaciones deben administrarse de manera central, uniforme y segura de acuerdo con cada archivo; los documentos y bases de datos de documentos de cualquier agencia u organización deben recopilarse estadísticamente de acuerdo con el archivo de esa agencia u organización.
Cerrar los archivos de los organismos y organizaciones a partir de la fecha de terminación de sus operaciones; los organismos y organizaciones no emitirán documentos administrativos bajo su autoridad a partir de la fecha en que entre en vigor la decisión de la autoridad competente sobre la fusión o terminación de sus operaciones.
Antes y durante el arreglo organizativo, los documentos y bases de datos deben seguir conservándose en los archivos de los Archivos Históricos Provinciales y de los Archivos de la Agencia (o en la ubicación de almacenamiento actual) de la unidad administrativa (ADU) antes del arreglo.
En particular, está estrictamente prohibido apoderarse, transferir o destruir ilegalmente documentos y bases de datos de documentos; no está permitido dañar o perder documentos y bases de datos de documentos durante el proceso de organización del aparato.
En segundo lugar , los archivos históricos provinciales son responsables de recibir y coordinar con los jefes de agencias, organizaciones y unidades administrativas para continuar preservando en el sitio o preservando temporalmente todos los documentos de archivo y bases de datos de documentos en la provincia y entregar los documentos de acuerdo con su autoridad de gestión a las nuevas agencias, organizaciones y unidades administrativas después de que se reorganice la estructura organizacional.
En tercer lugar , la entrega de documentos y bases de datos de documentos después del acuerdo organizativo se lleva a cabo de conformidad con las normas legales sobre la autoridad de gestión de archivos.
En cuarto lugar , aplicar estrictamente las normas legales sobre la gestión y el uso de sellos y certificados de firma digital para el servicio público especializado; proteger los secretos de Estado y garantizar la seguridad de la información, los documentos y los datos durante la realización de tareas estadísticas, empaquetado, entrega, conservación y uso en el proceso de reorganización del aparato.
Reglamento sobre la lista de códigos de identificación de documentos, registros y símbolos de texto de nuevos organismos y organizaciones
Para los Comités Populares de provincias y ciudades de administración central, el Ministerio del Interior solicita que el Presidente del Comité Popular Provincial asuma la responsabilidad de la gestión estatal de los archivos en la localidad, dentro del ámbito de sus funciones y atribuciones; garantice la seguridad de los documentos y bases de datos documentales bajo su autoridad, de acuerdo con las disposiciones legales, durante todo el proceso de reorganización del aparato. Emitir urgentemente la Directiva del Presidente del Comité Popular Provincial para el fortalecimiento de la gestión estatal de la documentación y el trabajo archivístico.
Al mismo tiempo, es necesario elaborar un plan para reorganizar los archivos históricos del Estado a nivel provincial en el Proyecto de ordenamiento y reorganización de las unidades administrativas a todos los niveles y construir un modelo de organización de gobierno local de dos niveles, presentarlo a las autoridades competentes para su evaluación e implementación.
Inmediatamente después de completar la organización, es necesario emitir rápidamente un documento que estipule la lista de códigos de identificación de documentos, registros y símbolos de documentos de los nuevos organismos y organizaciones bajo su gestión; ordenar a los jefes de los nuevos organismos y organizaciones que reciban los documentos y bases de datos bajo su autoridad de gestión; a los jefes de las nuevas unidades administrativas de base que reciban los documentos en las salas y almacenes en el área de gestión administrada temporalmente por los Archivos Históricos Provinciales.
Al mismo tiempo, es necesario orientar a la unidad que gestiona y opera el Sistema para que implemente soluciones técnicas que aseguren la continuidad y continuación de las actividades de emisión de documentos y liquidación de trabajos de los organismos y organizaciones bajo su gestión.
Emitir un plan para implementar la Directiva del Presidente del Comité Popular Provincial
Para el Departamento del Interior, el Despacho Oficial solicita al Presidente del Comité Popular Provincial emitir una Directiva sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo documental y de archivos en el proceso de reorganización del aparato del sistema político local; emitir un plan para implementar la Directiva del Presidente del Comité Popular Provincial.
Al mismo tiempo, encomiende a los Archivos Históricos Provinciales que designen funcionarios para organizar grupos de trabajo en las agencias, organizaciones y unidades para recibir y coordinar la preservación in situ de los documentos y delimitar la base de datos de documentos en el Sistema; ordene a los Archivos Históricos Provinciales que tomen medidas de manera proactiva para recolectar archivos con un período de preservación permanente que hayan sido completamente editados en las agencias y organizaciones que son la fuente de los documentos presentados a los Archivos Históricos Provinciales.
Al mismo tiempo, se recomienda al Presidente del Comité Popular Provincial organizar recursos suficientes para garantizar la seguridad de los documentos y bases de datos de documentos en salas y almacenes que han sido confirmados y sellados por los Archivos Históricos Provinciales hasta que sean entregados a la agencia u organización de gestión responsable después de que el aparato se reorganice.
Inmediatamente después de completar el arreglo organizativo, es necesario avisar rápidamente al Presidente del Comité Popular Provincial para emitir una lista de códigos de identificación para documentos, registros y símbolos de texto de las agencias y organizaciones formadas después del arreglo organizativo dentro del alcance de la gestión; presentar al Comité Popular Provincial un proyecto para administrar y manejar las operaciones comerciales para el bloque de documentos de las agencias y organizaciones antes del arreglo organizativo; coordinar con la unidad que administra y opera el sistema para desarrollar un plan para entregar e integrar documentos y bases de datos de documentos en el Sistema.
Confirmar la entrega de documentos y bases de datos documentales de agencias y organizaciones antes de reestructurar el aparato.
Para los archivos históricos provinciales, el Ministerio del Interior propone organizar funcionarios que orienten el recuento, ordenamiento, embalaje, sellado, confirmación del volumen y estado de los documentos en papel y documentos en otros soportes de información (si los hay), recepción y coordinación de la preservación in situ o preservación centralizada temporal de documentos de agencias y organizaciones; coordinación con las unidades de gestión y operación del Sistema para determinar el número de documentos digitales y delimitar la base de datos de documentos en el Sistema de cada agencia, organización y unidad administrativa.
Elaborar una lista de todos los documentos y bases de datos documentales que se conservan actualmente en el Archivo Histórico Provincial; garantizar la seguridad, integridad y usabilidad de los documentos y bases de datos documentales del Archivo Histórico Provincial hasta que se entreguen a los organismos y organizaciones competentes tras la reestructuración del aparato. Resumir la cantidad y el estado de los documentos y bases de datos documentales e informar al Departamento del Interior para que este informe al Ministerio del Interior.
Inmediatamente después de completar el arreglo organizativo, es necesario: organizar y confirmar rápidamente la entrega de documentos y bases de datos de documentos de agencias y organizaciones antes del arreglo organizativo a la agencia u organización de gestión competente después del arreglo organizativo; asesorar al Departamento del Interior para desarrollar un proyecto para administrar y manejar el negocio del bloque de documentos y la base de datos de documentos que se han registrado estadísticamente de la agencia u organización antes del arreglo organizativo.
Al mismo tiempo, coordinar con los organismos y organizaciones pertinentes para organizar la ejecución de proyectos y planes para gestionar y manejar las operaciones de los bloques de documentos y bases de datos que han sido compilados estadísticamente antes del arreglo organizativo; recopilar archivos con períodos de conservación permanente que han sido completamente editados antes en los organismos y organizaciones que son la fuente de los documentos presentados al Archivo Histórico Provincial.
Regístrese para abrir nuevas cuentas o reabrirlas para organizaciones, líderes y empleados.
También en este Despacho Oficial, el Ministerio del Interior requiere que los jefes de agencias, organizaciones y presidentes de comités populares de distrito y comuna sean responsables de garantizar la seguridad de los documentos y bases de datos de documentos bajo su autoridad de gestión de acuerdo con las regulaciones legales durante todo el proceso de reestructuración del aparato hasta que los documentos y bases de datos de documentos sean entregados a los archivos históricos provinciales y a las agencias y organizaciones competentes después de la reestructuración del aparato.
Al mismo tiempo, ordenar a las unidades e individuos que compilen y empaqueten registros y documentos sobre trabajos completados y registros y documentos sobre trabajos no terminados; asignar unidades e individuos para sintetizar y hacer una lista del trabajo no terminado de la agencia u organización; hacer que los registros y documentos se adjunten, empaqueten por separado y recopilen y envíen a los Archivos de la agencia.
Dirigir los archivos del organismo de estadística, archivar los documentos y guiar a las unidades y personas en la recopilación y archivado de registros y documentos que no se hayan presentado; recibir registros y documentos de las unidades y personas y recopilarlos en los archivos y almacenes para su almacenamiento centralizado. Asimismo, organizar los almacenes, el equipo y los recursos humanos necesarios para proteger y preservar de forma segura los documentos hasta su entrega al organismo u organización de gestión competente tras la reorganización del aparato.
El Presidente del Comité Popular del Distrito encarga al Departamento del Interior que asesore sobre la organización de almacenes y equipos necesarios para reunir y preservar de forma segura los documentos de las agencias especializadas bajo el Comité Popular del Distrito; organizar fuerzas para proteger la seguridad de los documentos hasta que sean entregados a las agencias y organizaciones competentes para su gestión después de reorganizar el aparato.
Inmediatamente después de completar el arreglo organizativo, el jefe del nuevo organismo, organización o unidad administrativa debe ordenar prontamente el registro de apertura o reapertura de cuentas para la organización, líder y oficina de documentos en el Sistema para asegurar la emisión y recepción de documentos; registrarse para la emisión de sellos y certificados de firma digital para el servicio público especializado de acuerdo a la normativa...
Estadística, sellado y custodia de documentos
Para los archivos de la agencia, el Ministerio del Interior requiere que el departamento de archivos de la agencia o la persona asignada para archivar en la agencia, organización o unidad guíe a las unidades e individuos para recopilar, empaquetar documentos y entregarlos a la sala o almacén para su preservación centralizada con antelación; preparar el almacén y las condiciones necesarias para preservar de forma segura los documentos recibidos de las unidades e individuos; recopilar, sellar y preservar de forma segura los documentos en la sala o almacén de la agencia u organización hasta que sean entregados a los archivos históricos provinciales o a la agencia u organización competente después de reestructurar el aparato.
Al mismo tiempo, coordinar con la unidad de gestión y operación del sistema estadístico para confirmar el número de documentos y bases de datos de documentos de agencias y organizaciones en el sistema; recibir y preservar por separado los archivos y documentos del trabajo inconcluso de acuerdo a la lista; presentar o contar y empaquetar por separado los archivos con período de conservación permanente que hayan sido previamente editados en su totalidad.
Entregar los documentos empaquetados y la lista de trabajos inconclusos en su estado original.
Para funcionarios, empleados públicos y trabajadores, el Ministerio del Interior exige estadísticas y el archivo de los expedientes y documentos sobre trabajos finalizados e inconclusos. En el caso de trabajos inconclusos, es necesario elaborar una lista que indique claramente el nombre del trabajo, el nombre de la persona encargada, la cantidad de documentos disponibles y la fecha límite de tramitación (si la hubiera).
Entregar el estado original de los archivos, documentos empaquetados y la lista de trabajos inconclusos en el Sistema al archivo de la agencia o unidad, o al individuo responsable de recolectar los documentos durante el proceso de organización del aparato.
Inmediatamente después de concluido el arreglo organizativo, es necesario coordinar rápidamente con los Archivos de la agencia y la unidad que administra y opera el Sistema para entregar los registros y documentos sobre trabajos inconclusos a la unidad o persona responsable de continuar con su manejo.
Cierre de cuentas de organizaciones e individuos para agencias y organizaciones que han cesado sus operaciones
Para las unidades que gestionan y operan el Sistema, el Ministerio del Interior exige identificar y delimitar el alcance de los documentos y las bases de datos documentales del Sistema, según cada cuenta de la agencia, organización y persona. Con base en la lista de trabajos pendientes, identificar el alcance de los datos y elaborar una lista de las cuentas de las organizaciones y personas con trabajos pendientes; elaborar un plan de transferencia cuando se le solicite.
Al mismo tiempo, recopilar estadísticas e informar al Comité Popular Provincial y al Departamento del Interior sobre el sistema de códigos de identificación de documentos, códigos de archivo y símbolos de documentos que se utilizan actualmente en el Sistema para servir como base para establecer los códigos de identificación de documentos, códigos de archivo y símbolos de documentos de las agencias y organizaciones después de que la estructura organizativa se reorganice de manera unificada y sincronizada, evitando la duplicación.
Inmediatamente después de completar el arreglo organizativo, es necesario cerrar rápidamente las cuentas de las organizaciones e individuos de las agencias y organizaciones que cesan sus operaciones inmediatamente después de que se toma la decisión sobre el arreglo organizativo; al mismo tiempo, abrir cuentas para nuevas agencias, organizaciones e individuos, asegurando la conexión con documentos previamente relacionados y bases de datos de documentos.
En particular, el Ministerio del Interior propone tener un plan para utilizar los documentos y bases de datos de documentos del Sistema para atender las necesidades urgentes de agencias, organizaciones e individuos durante el proceso de reestructuración del aparato.
[anuncio_2]
Fuente: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html
Kommentar (0)