Passen Sie sich schnell an neue Aufgaben an

Nach der Zusammenlegung der Verwaltungsgrenzen ist die Gewährleistung reibungsloser und effektiver öffentlicher Verwaltungstätigkeiten eine der obersten Prioritäten. Die Bearbeitung großer Dokumentenmengen in kurzer Zeit, die Sicherstellung einer hohen Fertigstellungsquote und einer sehr geringen Verspätungsquote zeigen, dass die Mitarbeiter und Beamten des Rach Gia Ward Public Administration Service Center (nachfolgend „Center“ genannt) sehr engagiert und professionell sind und sich schnell an neue Aufgaben anpassen können.

Beamte des öffentlichen Verwaltungsservicezentrums des Bezirks Rach Gia nehmen Aufzeichnungen und Verwaltungsverfahren von Personen entgegen.

Der Bezirk Rach Gia wurde aus neun Bezirken der ehemaligen Stadt Rach Gia zusammengelegt. Mit über 250.600 Einwohnern ist er die bevölkerungsreichste Stadt des Landes. Die Anzahl der täglich anfallenden Verwaltungsverfahren ist sehr hoch, insbesondere im Bereich des Personenstands. In den ersten zehn Tagen des Juli 2025 gingen beim Zentrum 1.172 Personenstandsunterlagen ein, was 44,73 % der insgesamt eingegangenen Unterlagen entspricht. Bis zum 10. Juli gab das Zentrum 1.112 Unterlagen zurück, von denen sechs überfällig waren.

Die für den Empfang von Personenstandsurkunden zuständige Beamtin Le Thi Ngoc Duyen vom Zentrum sagte, sie sei vor der Bezirkszusammenlegung Spezialistin im Justizministerium gewesen und habe die von Postangestellten übermittelten Stadtunterlagen bearbeitet. Nach der Zusammenlegung sei sie für den Empfang der Personenstandsurkunden des gesamten Bezirks und deren Weiterleitung an die Fachabteilung zur Bearbeitung zuständig gewesen. In den letzten Tagen sei das Empfangssystem zeitweise überlastet gewesen und habe zu Spitzenzeiten blockiert, was zu Verzögerungen beim Empfang der Unterlagen geführt habe. Die Personenstands-Software wurde für einige Bereiche noch nicht vollständig mit den neuesten Funktionen ausgestattet, sodass die Mitarbeiter die Vorgänge manuell ausführen müssen. „Dank der vollständigen Ausstattung des Zentrums mit Geräten, Einrichtungen und Netzwerkinfrastruktur und der Bereitstellung von Mitarbeitern, die die Leute beim Ausfüllen von Erklärungen und Einreichen von Dokumenten online unterstützen, kann ich in der anfänglichen Beratungsphase Zeit und Aufwand sparen und mich stärker auf meine professionelle Arbeit konzentrieren. Ich verfüge über Erfahrung und Fachwissen im Personenstandswesen, sodass die Vorgänge professionell ausgeführt werden. Aufgrund der großen Anzahl von Datensätzen muss ich mich jedoch anstrengen, die Arbeit wissenschaftlich organisieren, die Zeit optimal nutzen, den Empfangsprozess beschleunigen und Fehler begrenzen, um der Abteilung die Verarbeitung der Datensätze zu erleichtern und den Menschen einen guten Service zu bieten“, erzählt Frau Ngoc Duyen.

Die Beamten unterstützen die Menschen beim Verfassen von Anträgen für Verwaltungsverfahren.

Vor der Fusion war Herr Ho Van Nguyen Beamter im Bezirk An Hoa und für die Synthese, das Sammeln von Statistiken und die Berichterstattung zuständig. Nun ist er für den Empfang von Dokumenten im Bereich der Beglaubigung von Originalkopien zuständig. Die neue Stelle erfordert von Herrn Nguyen den direkten Kontakt mit Leuten, er muss vor 7:00 Uhr im Zentrum anwesend sein und nach Feierabend Daten zusammenfassen und der Einheit melden. Dokumente im Bereich der Beglaubigung von Originalkopien müssen tagsüber bearbeitet werden, wobei die Anzahl der Dokumente groß und vielfältig ist. „Ich bekomme durchschnittlich mehr als 100 Dokumente pro Tag; eine Person fordert viele unterschiedliche Dokumente an. Der Empfang von Leuten erfordert von mir mehr Kommunikation als zuvor. Um den Anforderungen dieser Stelle gerecht zu werden, habe ich meine Recherchen, mein Lernen und meine Kommunikationsfähigkeiten sowie meine Fähigkeiten im Umgang mit Softwareverarbeitung im One-Stop-System intensiviert, einschließlich der Schritte des Empfangs und der Bearbeitung von Dokumenten, der Einreichung zur Unterschrift, der Digitalisierung der Ausgabe und der Unterschrift zur Speicherung“, erzählte Herr Nguyen.

Der stellvertretende Direktor des Zentrums, Tran Thanh Phong, erklärte, dass alle Mitarbeiter, Beamten und Hilfskräfte des Zentrums die Arbeitszeiten strikt einhalten und aufgrund der hohen Arbeitsbelastung sogar mehr als die vorgeschriebenen Stunden arbeiten. Die Beamten, die die Dokumente direkt entgegennehmen, gewährleisten fachliche Qualifikation, Fachwissen und Erfahrung im jeweiligen Bereich, sodass die Dokumente reibungslos bearbeitet werden können. Die Hilfskräfte sind mit IT-Kenntnissen vertraut und unterstützen und begleiten die Menschen engagiert bei der Registrierung ihrer Dokumente.

Trotz der bemerkenswerten Ergebnisse gestaltet sich der Betrieb des Zentrums aus vielen Gründen weiterhin schwierig. „Um die Betriebseffizienz zu verbessern, organisiert das Zentrum jeden Donnerstagnachmittag regelmäßige Treffen, um die Arbeit und Inhalte zu besprechen, die mit den Einheiten des Bezirksvolkskomitees koordiniert werden müssen. Jeden Freitagnachmittag lädt das Zentrum Vertreter von Abteilungen und Büros ein, um Lösungen zu besprechen, um Schwierigkeiten und Hindernisse schnell zu beseitigen und die Arbeit jede Woche effektiver zu gestalten“, erklärte Herr Tran Thanh Phong.

Artikel und Fotos: BICH TUYEN

Quelle: https://baoangiang.com.vn/thich-ung-nhanh-voi-cong-viec-moi-a424721.html