Ab der 5. Sitzung im Dezember 2022 wird der Volksrat der Gemeinde Dak Wil (Cu Jut) für die 5. Amtszeit 2021–2026 papierlos tagen. Dementsprechend haben der Volksrat der Gemeinde und die Delegierten vor den Sitzungen über die Zalo-Gruppe „Volksratsdelegierte“ Zugriff auf die sitzungsbezogenen Dokumente.
Dokumente werden auf Computer und Smartphones heruntergeladen, um Recherche und Vorbereitung zu ermöglichen und die inhaltlichen Anforderungen des Meetings sicherzustellen. Der Zugriff auf Informationen auf diese Weise ermöglicht eine schnelle Übertragung von Meeting-Dokumenten und reduziert so Zeit und Kosten für den Druck von Dokumenten im Unternehmen.
Frau Nguyen Thi Thuyen, stellvertretende Vorsitzende des Volksrats der Gemeinde Dak Wil (Cu Jut), sagte: „Bei früheren Sitzungen erfolgte die Vorbereitung und der Druck von Dokumenten manuell, was zeitaufwändig und kostspielig war. Zudem traten bei der Dokumentenbearbeitung Fehler auf. Die Einführung papierloser Sitzungen mit der Zalo-Software zum Senden und Empfangen von Dokumenten bietet viele praktische Vorteile und spart Kosten und Zeit beim Drucken und Vorbereiten von Dokumenten. Die Delegierten haben außerdem Zeit, Dokumente für ihre Aktivitäten zu recherchieren und zu speichern, was zu besseren Diskussionen und Fragen in den Sitzungen beiträgt.“
In der Stadt Gia Nghia wurden nach einem Jahr der Pilotierung des Modells „papierloser Besprechungsraum“ für die Volkskomitees der Bezirke Nghia Tan und Quang Thanh fast 30 Besprechungen mithilfe des Modells „papierloser Besprechungsraum“ abgehalten.
Während der Sitzungen veröffentlichte das Organisationskomitee den QR-Code und das WLAN-Passwort. Die Teilnehmer scannen den QR-Code einfach mit ihrem Smartphone oder Computer, um Dokumente für die Recherche herunterzuladen. Die Vorgänge sind schnell, sparen Zeit und Bürokosten und erleichtern die Informationsspeicherung.
Frau Dang Thi Quyen, Beamtin im Büro des Volkskomitees im Bezirk Nghia Tan (Gia Nghia), erklärte: „Scannen Sie bei Sitzungen einfach den QR-Code, um Dokumente für alle Delegierten herunterzuladen. Dies hat viele Vorteile bei der Vorbereitung der Sitzung: Die Zeit für die Bereitstellung von Dokumenten wird verkürzt, und wir sparen Kosten für Büromaterial und Druckzeit. Das Herunterladen von Dokumenten per QR-Code ist ganz einfach.“
Laut Statistik haben in der gesamten Provinz bereits über 50 Behörden und Einheiten mit der Umstellung vom traditionellen Konferenzraummodell auf papierlose Konferenzräume begonnen. Je nach den tatsächlichen Gegebenheiten wird die Umstellung von den Behörden und Einheiten flexibel und bedarfsgerecht umgesetzt, was die Effizienz der Konferenzorganisation verdoppelt.
Lokalen Einschätzungen zufolge erfüllt die Umstellung von traditionellen Besprechungsräumen auf „papierlose Besprechungsräume“ die Anforderungen für die Umsetzung von Aufgaben im Kontext der digitalen Transformation. Beamte, Staatsbedienstete, Angestellte des öffentlichen Dienstes und Delegierte von Behörden, Einheiten und Kommunen gewöhnen sich zunehmend an die Organisation von Besprechungen nach dem Modell des „papierlosen Besprechungsraums“.
Die Einführung papierloser Besprechungsräume trägt zudem dazu bei, die Interaktion zwischen den Teilnehmern zu verbessern und die Qualität der Leitung und des Betriebs von Behörden und Einheiten zu steigern. Die Einführung papierloser Besprechungsräume trägt zudem zur Verbesserung der Verwaltungsreform und zur Verwirklichung des Ziels der digitalen Transformation bei. So wird sichergestellt, dass bis Ende 2023 100 % der Personen und Unternehmen, die Online-Dienste nutzen, nahtlos und einheitlich über alle Regierungsebenen hinweg identifiziert und authentifiziert werden – von der Zentrale bis zur Kommune.
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Quelle
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