2022년 12월에 개최되는 제5차 회기부터 닥윌(Dak Wil) 코뮌(Cu Jut) 인민위원회는 2021년부터 2026년까지 제5기 임기 동안 종이 없는 회의를 시행할 예정입니다. 이에 따라 회의 시작 전에 코뮌 인민위원회와 대의원들은 "인민위원회 대의원" zalo 그룹을 통해 회의 관련 문서에 접근할 수 있습니다.
회의 내용 요건을 충족하기 위한 조사 및 준비 작업을 위해 컴퓨터와 휴대폰에 문서를 다운로드합니다. 이러한 방식으로 정보에 접근하면 회의 문서를 신속하게 전송할 수 있어 조직 내 문서 인쇄 시간과 비용을 절감할 수 있습니다.
닥윌(꾸줍) 인민위원회 부위원장인 응우옌 티 투옌 여사는 다음과 같이 말했습니다. "이전 회의에서는 문서 준비 및 인쇄를 수작업으로 진행하여 많은 시간과 비용이 소요되었고, 문서 정리 과정에서 오류가 발생하기도 했습니다. Zalo 소프트웨어를 사용하여 종이 없는 회의를 구현하고 문서를 주고받으면 많은 실질적인 이점을 얻을 수 있으며, 문서 인쇄 및 준비에 드는 비용과 시간을 절약할 수 있습니다. 또한, 참석자들은 활동에 필요한 문서를 조사하고 보관할 시간을 확보하여 회의에서 더 나은 토론과 질의응답을 촉진할 수 있습니다."
자 응이아 시에서는 응이아 탄과 꽝 탄 구 인민위원회를 대상으로 '무용지 회의실' 모델을 1년간 시범적으로 운영한 후, 무용지 회의실 모델을 통해 약 30건의 회의가 열렸습니다.
회의 중 조직위원회는 QR 코드와 와이파이 비밀번호를 공개했습니다. 참가자들은 스마트폰이나 컴퓨터로 QR 코드를 스캔하여 자료를 다운로드하고 연구할 수 있습니다. 작업이 빠르므로 시간과 사무용품 비용이 절약되고 정보 보관이 더욱 편리해집니다.
응이아탄구(Gia Nghia) 인민위원회 사무실 공무원 당 티 꾸옌(Dang Thi Quyen) 씨는 "회의에서 QR 코드를 스캔하여 모든 대의원의 문서를 다운로드할 수 있습니다. 이는 회의 준비에 많은 이점이 있습니다. 문서 제출 시간이 단축되고, 사무용품 비용과 인쇄 시간이 절약됩니다. QR 코드를 통해 문서를 다운로드하는 것은 매우 간단하고 쉽습니다."라고 말했습니다.
통계에 따르면, 도내 50개 이상의 기관 및 부서가 기존 회의실 모델에서 "종이 없는 회의실"로 전환을 시작했습니다. 기관 및 부서는 실제 상황에 따라 유연하고 적절하게 전환을 시행하여 회의 운영 효율성을 배가하고 있습니다.
지역 평가에 따르면, 기존 회의실에서 "종이 없는 회의실"로의 전환은 디지털 전환 환경에서 업무 수행 요건을 충족하는 것으로 나타났습니다. 공무원, 공무원, 공공기관 직원, 그리고 기관, 단위, 지방자치단체 대표자들도 점차 "종이 없는 회의실" 모델에 따른 회의 운영 방식에 익숙해지고 있습니다.
"종이 없는 회의실" 구축은 회의 참석자 간 소통을 강화하고, 기관 및 부서의 운영 및 지시 품질을 향상시키는 데에도 기여합니다. 또한, "종이 없는 회의실" 구축은 행정 개혁의 질을 향상시키고 디지털 전환 목표를 달성하는 데 기여하여, 2023년 말까지 중앙 정부부터 지방 정부까지 모든 정부 시스템에서 온라인 서비스를 이용하는 모든 개인과 기업이 원활하고 통합적으로 신원 확인 및 인증될 수 있도록 보장합니다.
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