行政機構と行政単位の再編、特に郡・町レベルの行政単位の再編は、行政機構の合理化と管理の有効性と効率性の向上という戦略的意義を持つ重要な政策である。しかしながら、このプロセスは行政手続きの整備において重大な課題を生じさせており、今後も生じさせるであろう。
具体的には、行政区域、名称、関連規制の変更により、国民や企業にとって混乱と情報不足が生じ、質問や行政手続きの必要性が急増しています。さらに、給与計算の合理化という観点から、役所職員チームは新しい業務プロセスを把握するとともに、増加する書類処理を担う必要があり、大きなプレッシャーと遅延やミスのリスクが生じています。
これらの課題に効果的に対処し、手続きがスムーズかつ透明であることを保証し、人々や企業の不便を最小限に抑え、行政資源を最適化するために、ベトナム郵政電気通信グループ（VNPT）は、移行期間中の効果的な行政手続き処理をサポートする専用のAIアプリケーションを開発しました。
人々と企業に役立つ「パーソナライゼーション」
「Citizen - Business Virtual Assistant」は、単一のインテリジェントなデジタルタッチポイントとして機能する統合AIプラットフォームであり、合併プロセスから生じるすべての行政手続き上の問題において市民と企業を総合的にサポートします。
このアプリケーションは、自然言語処理（NLP）技術を用いて、行政界の変更、名称変更、必要な書類（戸籍謄本、住民票、営業許可証、土地使用権証書など）の調整など、個人や企業からの数千もの質問に24時間365日自動回答します。また、合併後に発生する新たな政策や規制についても、それぞれのケースに合わせてわかりやすくパーソナライズされた情報を提供します。
一方、AIは、ユーザーが提供する情報（変更対象となる書類の種類、旧住所・新住所、事業内容）に基づいて、実行すべき行政手続きを自動で識別し、各ステップと作成すべき書類ごとに詳細な指示を提供するとともに、記入すべき電子フォームへの直接リンクを提供し、さらに、国のデータベースから既にデータが入手可能な場合は、情報の一部を自動的に入力する機能もサポートすることで、人的ミスと作業時間を最小限に抑えます。
この AI システムは、合併に関連する省庁、支部、地方自治体からの最新の法的文書や発表も自動的に収集、分析、更新し、個人や企業に情報が常に正確かつタイムリーに提供されるようにします。
上記の機能により、AIアプリケーション「市民向け仮想アシスタント - 企業向け」は、行政手続きを担当する職員の直接質問の負担を大幅に軽減し、詳細な評価を必要とする複雑な記録の処理に集中する時間を確保します。
このアプリケーションは、個人や企業の満足度と体験の向上にも貢献します。いつでもどこでも積極的に情報を検索し、行政手続きを行えるよう支援することで、待ち時間や移動時間を短縮し、透明性と信頼性を高めます。特に、このアプリケーションは情報の統一性と正確性を確保し、場所によって説明が異なり混乱を招く状況を抑制し、すべての対象者にとって公平性を実現します。
AIが行政手続き処理をサポート
VNPTはまた、移行期間中に役人や公務員が行政手続きをより効率的に処理できるよう、行政手続き処理システムに深く統合された一連のAIアプリケーションも開発しました。
まず、記録のインテリジェントな分類と確認をサポートするAIシステムがあります。これらのAIは「コンピュータービジョン」技術を活用し、文書や記録の情報を自動的にスキャン、識別、読み取ります。さらに、合併後の行政単位の新しい規制や形式に従って、記録を自動的に分類、データ抽出、有効性確認します。さらに、欠陥、誤り、無効な記録を自動的に警告することで、担当者が早期に発見し、適時に補足を要求できるように支援し、記録の返却率を削減します。
次に、意思決定とファイル処理を支援するAIがあります。これらのAIは、ファイルからのデータを分析し、関連法規制と照らし合わせて解決策を提案したり、スタッフに次のステップを提案したりします。複雑なケースでは、AIはスタッフに留意すべき点や参照すべき関連法務文書を提示することで、評価プロセスを迅速化します。
最後に、AIはレポート作成と統計作成を自動化します。これにより、アプリケーションは行政手続きの受付および処理プロセスから得られたデータ（記録件数、平均処理時間、最も発生する行政手続きの種類、よくあるエラーなど）を自動的に統合します。
そこから、視覚的でリアルタイムの統計レポートを作成し、地域のリーダー、部門、支店が行政手続きの解決の有効性を包括的に把握し、ボトルネックを簡単に特定してタイムリーな指示を出すことができるようになります。
実際のテストの結果、これらの AI システムはスタッフの生産性を大幅に向上させ、手作業で反復的でエラーが発生しやすいタスクを減らし、スタッフが専門的なタスクに集中してより複雑な問題を解決できるようにしました。また、プロセスがデジタル化され AI によって制御されるときに管理手順の処理の透明性と公平性を確保し、主観的な介入とマイナスのリスクを最小限に抑えました。同時に、正確でタイムリーなデータを経営陣に提供し、草の根および地域のリーダーが実際のデータに基づいて迅速かつ効果的な運用上の決定を下せるようにサポートしました。
最新かつ高速で効率的なデジタル管理を体験してください
2025年5月にホーチミン市で実施された行政手続き支援におけるAIの試験運用は、多くの好ましい成果をもたらしました。具体的には、受付・対応時間が大幅に短縮され、住民と企業へのサポートがより的確になり、何度も移動する必要性が軽減されました。同時に、職員は書類処理をより積極的かつ効果的に支援するためのツールも利用できるようになりました。
その結果、AIシステムは、国民が毎日直接提出する平均10,000～13,000件の文書の受付をサポートし、処理時間を1日あたり約1,400時間、1ヶ月あたり約30,800時間以上、1年あたり約369,600時間節約することに成功しました。これは、約175人の職員の作業に相当します。
さらに、AI アプリケーションは、1 日平均 5,000 ～ 6,000 件のオンライン申請の受付をサポートし、処理時間を 1 日あたり約 550 時間、1 か月あたり 12,100 時間以上、1 年あたり 145,200 時間節約します。これは、約 70 人のスタッフの作業に相当します。
さらに、個人や企業が行政手続きの進捗状況を把握する際には、チャットボットの取引画面で利用者の情報を検索・表示できるため、手続き全体を体験できます。行政サービスポータルと行政手続情報システムにAIを適用することで、手続きの最適化、待ち時間と処理コストの削減、迅速で透明性の高いサービスの確保、そして真心こめたサービスの提供が実現しました。
VNPTにとって、AIは単なるトレンドではなく、非常に早い段階から着手してきた長期的な戦略です。なぜなら、VNPTはAI技術の習得は短期的なものではなく、体系的、持続可能、そして先見性のある投資が必要であることを理解しているからです。VNPTは、投資が必要な3つの柱、すなわち人材、インフラ、データを明確に特定しています。AIが真に発展するには、資金だけでは不十分で、柔軟なメカニズム、特別なポリシー、そして行動する決意が必要です。
VNPTが開発したAI技術はすべて、具体的な製品やサービスにパッケージ化され、政府、国民、そして企業向けに展開されているデジタルエコシステムに緊密に統合されています。こうした「実践と活用」のプロセスを通じて、VNPTのAI技術はますます完成度を高め、AI人材チームも成熟度を増しています。
タイリン/ニャンダン新聞によると
元記事のリンク出典: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html
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