Après la première semaine de fusion et de fonctionnement du gouvernement à deux niveaux, Hô-Chi-Minh-Ville a pratiquement achevé la première phase de la mise en place des agences spécialisées, des agences administratives et des services publics. L'appareil se prépare désormais à entrer dans la deuxième phase, celle de la rationalisation et de l'efficacité opérationnelle, améliorant ainsi la qualité des services rendus aux citoyens et aux entreprises.
La machine est en marche.
Assis devant le comptoir d'accueil du Centre de services administratifs publics du quartier de Binh Hung Hoa, M. Lam Nhat Nam (habitant du quartier de Binh Hung Hoa) tenait une pile de papiers tout en vérifiant les informations. Il attendait que sa candidature soit validée.
« Au début, j'étais inquiet au sujet du nouveau service fusionné, ne sachant pas s'il avait un sceau ou non, mais quand je suis arrivé, le personnel m'a donné des instructions détaillées et m'a expliqué clairement, donc je me suis senti rassuré », a partagé Nam.
Mme Pham Thi Doan (résidant dans le quartier de Binh Hung Hoa) a également indiqué que sa demande d'enregistrement d'entreprise avait été finalisée après près de 15 minutes d'attente. « Bien que la procédure ait été récemment finalisée, les formalités administratives ont été très rapides. Le personnel a travaillé rapidement et a répondu à toutes les questions avec précision », a commenté Mme Doan.
Le quartier de Binh Hung Hoa a été créé sur la base de la fusion du quartier de Binh Hung Hoa et d'une partie du quartier de Binh Hung Hoa A (ancien district de Binh Tan), une partie du quartier de Son Ky (ancien district de Tan Phu), avec une superficie totale de 8,47 km2, une population de plus de 187 000 personnes et est l'un des quartiers les plus peuplés de Ho Chi Minh-Ville.
Mme Pham Thi Hong Nhung, fonctionnaire chargée des ressources naturelles et de l'environnement, a déclaré qu'elle travaillait auparavant au Comité populaire de l'ancien arrondissement de Binh Hung Hoa. Après une semaine de travail dans le nouvel arrondissement, après avoir éprouvé des inquiétudes initiales face à la population plus nombreuse et à la charge de travail accrue, elle s'est progressivement adaptée et a rattrapé son retard.
« Avant de nous installer ici, les responsables organisaient des formations professionnelles et nous donnaient des instructions détaillées. Ainsi, dès le début, tout s'est déroulé sans problème. Au début, en voyant autant de monde arriver, j'avais peur de ne pas pouvoir gérer à temps et de devoir attendre longtemps, mais maintenant, je m'y suis habituée », a déclaré Mme Nhung, admettant qu'au début, la pression était forte et la charge de travail a augmenté, mais que chacun a fait de son mieux pour atteindre l'objectif commun.
M. Pham Hoang Khanh, vice-président du comité populaire du quartier de Binh Hung Hoa, a estimé qu'après une semaine de fonctionnement sous le nouveau modèle, le centre de services administratifs publics du quartier s'est « mis en marche », recevant en moyenne 300 à 400 personnes venant effectuer des procédures administratives et des dossiers chaque jour.
« Jusqu'à présent, le quartier a reçu la plupart des procédures relevant du district via le nouveau système. Le système d'information fonctionne actuellement de manière stable. Bien sûr, avec une nouvelle plateforme et de nouvelles procédures, il est inévitable que des erreurs mineures surviennent lors du traitement », a déclaré M. Khanh, ajoutant que le Centre de transformation numérique de la ville a déployé du personnel sur place pour intervenir rapidement et gérer tout problème dès qu'il survient.
Traitement fluide et transparent
Au Centre de services administratifs de la commune de Vinh Loc, l'ambiance de travail est tout aussi dynamique. La commune de Vinh Loc est née de la fusion de la commune de Vinh Loc A et d'une partie de la commune de Pham Van Hai (ancien district de Binh Chanh), qui compte plus de 167 000 habitants.
Mme Nguyen Thi Ngoc Quynh, fonctionnaire en charge du secteur économique , a déclaré qu'après la réorganisation de l'unité administrative, elle a été transférée de la commune de Hung Long (ancien district de Binh Chanh) pour travailler dans la commune de Vinh Loc.
Selon Mme Quynh, la commune de Vinh Loc est déjà une zone densément peuplée, ce qui explique le nombre important de documents déposés chaque jour. En particulier, dans les premiers jours suivant la mise en place de l'organisation, le personnel a reçu le volume de documents transférés du district et a traité les procédures restantes de l'ancienne commune de Vinh Loc A. « Au début, j'étais un peu débordée par la surcharge de travail, mais grâce à une préparation mentale préalable, tout s'est déroulé comme prévu. Chaque jour, après avoir reçu les personnes, nous avons également examiné et reclassé tous les anciens documents et dossiers. Travailler jusqu'à 20 h avant de revenir était tout à fait normal », a déclaré Mme Quynh.
Au bout d'une semaine, Mme Quynh a constaté que le travail se stabilisait progressivement. Les procédures de traitement des documents devenaient plus fluides, tout comme la coordination entre les services.
En venant au centre de services administratifs de la commune de Vinh Loc pour effectuer les procédures d'enregistrement des ménages, M. Nguyen Viet Anh a partagé qu'au début, il était un peu inquiet lorsqu'il a entendu la nouvelle selon laquelle le quartier venait de fusionner, l'appareil était encore en cours de conversion, et il avait peur que le traitement des documents soit lent.
« Mais la réalité est tout autre. De l'obtention du numéro de file d'attente au dépôt de la demande, tout s'est déroulé rapidement, le personnel fournissant des instructions précises et claires. Tout le monde a travaillé avec beaucoup d'enthousiasme », a déclaré M. Viet Anh.
M. Huynh Cao Cuong, secrétaire du comité du parti de la commune de Vinh Loc, a déclaré que les procédures que les gens viennent le plus souvent résoudre à la commune sont la notarisation, la certification des signatures sur les documents et les papiers et l'enregistrement des licences commerciales.
Pour assurer un bon fonctionnement, la commune a aménagé neuf guichets pour recevoir les documents selon chaque domaine de spécialisation, et a aménagé des guichets supplémentaires spécifiquement pour les assurances, le conseil fiscal, etc. pour créer un confort pour les personnes, limitant la nécessité de se déplacer entre les services.
Organiser une force de jeunesse pour soutenir les gens
Pendant ce temps, M. Le Thuong Duy Lap, vice-président du Comité populaire et directeur du Centre de services d'administration publique du quartier de Thu Duc, a déclaré qu'au cours des cinq derniers jours, un grand nombre de personnes des anciens quartiers tels que Binh Tho, Linh Chieu, Truong Tho et une partie du quartier de Linh Tay sont venues faire des procédures.
Le Centre de services d'administration publique du quartier de Thu Duc a reçu 511 dossiers dans des domaines tels que la notarisation, l'authentification, l'enregistrement des mariages, les procédures d'enregistrement des mariages avec des éléments étrangers, la confirmation de l'état matrimonial, les procédures foncières, l'enregistrement des entreprises... Le centre a traité 468 dossiers (458 dossiers à temps, 10 dossiers en avance sur le calendrier).
Dans l'arrondissement de Hiep Binh, au cours des cinq derniers jours, 1 225 actes ont également été reçus, principalement dans les domaines de la notarisation (446 actes), du foncier (204 actes) et de l'enregistrement des ménages (218 actes). Cet arrondissement est l'un des trois plus peuplés de Hô-Chi-Minh-Ville après la fusion. Après près d'une semaine de fonctionnement, des tâches telles que la réception des pétitions et les confirmations administratives sont toujours traitées par l'arrondissement, et du personnel est chargé de les conseiller et de les gérer.
L'agence supérieure a également publié un document visant à fournir des comptes d'urgence aux points de contact recevant les documents. Le centre de transformation numérique aide également le personnel à se rendre dans les services pour résoudre rapidement les difficultés liées aux opérations logicielles.
M. Le Thuong Duy Lap a reconnu que la difficulté actuelle de fonctionnement du centre résidait dans l'instabilité de la ligne de transmission. De plus, les changements liés au changement de bureau et d'unité administrative n'ont pas été pleinement compris par la population. Il est donc nécessaire de renforcer l'encadrement et la communication à grande échelle.
Pour aider les gens à obtenir des informations et à compléter les procédures, M. Lap a déclaré que la semaine prochaine, il organiserait davantage de forces de l'Union de la jeunesse pour fournir des conseils directs aux gens.
D'après les informations du journaliste, d'autres centres ont rencontré des difficultés similaires. Notamment, dans le domaine de l'enregistrement des ménages, le livret électronique n'ayant pas été ouvert, il n'a pas été possible d'en extraire des copies quel que soit le lieu de résidence, conformément à la réglementation. Il a néanmoins fallu indiquer où conserver le livret original.
La plupart des gens ne disposent pas d'informations complètes sur le siège du Comité populaire et le Centre de services de l'administration publique de leur lieu de résidence ; les procédures en ligne ne sont pas non plus claires, ils doivent donc demander à quelqu'un de le faire pour eux.
« Après la fusion des quartiers, j'ai dû effectuer les démarches pour obtenir l'autorisation de retrait de ma couverture sociale, mais je ne savais pas où m'adresser. Grâce à un agent de la sécurité sociale qui habite à proximité, j'ai appris que je pouvais me rendre dans les centres administratifs », a déclaré Mme Nguy Ngoc Thuy, habitante du quartier de Linh Chieu (ancien).
Des personnes claires, un travail clair, des responsabilités claires
Dans le quartier de Tan Son Hoa, M. Tran Minh Vu, président du comité populaire du quartier, a informé que dès les premiers jours de fonctionnement, le quartier général de la police du quartier a accueilli de nombreuses personnes pour effectuer des procédures, le travail d'orientation, de réception et de traitement des documents s'est déroulé de manière ordonnée et fluide, et a été évalué comme professionnel et dévoué.
Dès l'entrée du commissariat de police de Tan Son Hoa, des bénévoles et des membres de l'association des jeunes sont présents pour accompagner et guider les personnes dans leurs démarches de déclaration et de préparation de documents. L'espace d'accueil est clairement structuré selon chaque type de procédure, évitant ainsi toute confusion et facilitant les démarches.
Mme Nguyen Duong Da Huong (quartier de Tan Son Hoa) s'est rendue au bureau pour valider son dossier de candidature. Guidée par des bénévoles, elle a été soutenue avec enthousiasme, compréhension et rapidité par les policiers .
« J'ai reçu des instructions très précises dès l'entrée. Les policiers étaient très aimables et répondaient clairement, ce qui m'a mise en confiance. Auparavant, je devais me rendre au district ou à la mairie pour les procédures importantes, mais maintenant, il me suffit de me rendre au service pour les traiter rapidement, ce qui me fait gagner du temps et de l'argent », a expliqué Mme Huong.
Selon M. Tran Minh Vu, après la fusion, la police d'arrondissement et le Comité populaire d'arrondissement ont mis en œuvre de nombreuses réformes administratives pour améliorer la qualité du service rendu à la population. L'accent a notamment été mis sur l'amélioration des capacités de service, la répartition claire des tâches entre les fonctionnaires, les officiers et les soldats, selon le principe « personnes, tâches et responsabilités claires », et l'harmonisation des processus d'interconnexion entre le service à guichet unique et la police d'arrondissement pour la gestion des procédures.
En matière de technologie, le Comité populaire et la Police d'arrondissement s'attachent à guider les citoyens dans leurs démarches en ligne via le portail national des services publics et l'application VNeID, en mettant progressivement en place les dossiers électroniques et les signatures numériques. Ces unités informent également sur la procédure et les délais de traitement, et aident les citoyens à préparer leurs documents conformément à la réglementation afin d'éviter les déplacements répétés.
« Le service augmente également le personnel pendant les heures de pointe et ouvre des bureaux d'accueil supplémentaires lorsque cela est nécessaire ; avec des procédures simples, si les documents sont complets, ils seront traités et les résultats renvoyés immédiatement », a ajouté M. Vu.
Le président du comité populaire du quartier de Tan Son Hoa a souligné une différence majeure par rapport à la période précédant la fusion : les unités ont adopté les modèles « guichet unique » et « guichet unique » avec un système informatique synchrone. Ainsi, les particuliers et les entreprises peuvent effectuer facilement leurs démarches via le système numérique et les services publics en ligne, économisant ainsi du temps et de l'argent.
Le nombre de candidatures a augmenté de 20 à 30 %
Dans le quartier de Phu Loi (anciennement province de Binh Duong ), les premières statistiques montrent que le nombre de dossiers de procédure des personnes a augmenté de 20 à 30 % par rapport à avant.
Selon M. Phan Cong Khanh, président du Comité populaire du quartier de Phu Loi, après une semaine de fonctionnement officiel, la structure organisationnelle du quartier s'est globalement stabilisée. M. Khanh a indiqué que depuis le 19 juin, le Centre de services administratifs du quartier de Phu Loi est en phase d'essai. Ainsi, depuis sa mise en service officielle, le nombre de dossiers a augmenté, mais le personnel du quartier est très efficace, sans être passif ni désemparé.
Actuellement, le quartier de Phu Loi met en place les installations, les équipements, les lignes de connexion et les moyens de communication nécessaires pour assurer la connectivité des démarches administratives. Parallèlement, 22 agents et bénévoles sont déployés pour accompagner les usagers dans leurs démarches administratives en ligne.
Toutefois, selon M. Khanh, lors de la mise en service d'un nouvel appareil et de la fusion de nombreux quartiers, il y aura certainement des difficultés, principalement en termes d'installations et de lignes de transmission.
« En raison de la réutilisation des installations de l'ancien service, certains équipements ne peuvent plus répondre à la charge de travail actuelle, notamment le système de communication pour les procédures administratives. Le Département des Sciences et Technologies de Hô-Chi-Minh-Ville a demandé à la municipalité d'étudier la situation et de présenter un rapport afin de trouver une solution adaptée », a déclaré M. Phan Cong Khanh.
Moderniser et compléter le système d'interconnexion
Aux premiers jours de fonctionnement du modèle de gouvernement local à deux niveaux à Hô-Chi-Minh-Ville, la ligne de transmission était très stable, comme le démontraient des conférences en ligne, reliant le pont principal à 168 quartiers, communes et zones spéciales.
Certains quartiers et communes bénéficient de l'infrastructure informatique du siège du Comité populaire de district, dans laquelle ils ont investi, ce qui leur confère de nombreux avantages. Cependant, certaines unités ne bénéficient pas de ces avantages. Il est donc nécessaire de disposer d'un plan d'investissement pour l'infrastructure informatique des quartiers et des communes.
D'autre part, l'interconnexion entre les systèmes d'information de règlement des procédures administratives avec le système d'identification électronique VNeID du ministère de la Sécurité publique, le système d'état civil du ministère de la Justice et le système d'enregistrement des entreprises du ministère des Finances n'est pas non plus complète.
Certains systèmes fonctionnent de manière stable, mais d'autres rencontrent également des problèmes. Ces problèmes ont été signalés et enregistrés par les quartiers et les communes. Le Centre de transformation numérique continuera d'améliorer le système et de collaborer avec les ministères et les services pour promouvoir l'interconnexion. De plus, les communes doivent bientôt finaliser leur infrastructure informatique.
Mme VO THI TRUNG TRINH , Directrice du Centre de transformation numérique de Hô-Chi-Minh-Ville
Source : https://ttbc-hcm.gov.vn/tp-hcm-can-bo-phuong-xa-vao-guong-voi-bo-may-moi-1019091.html
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