2022年12月に開催される第5回会議より、ダクウィル村（クジュット村）人民評議会（第5期、2021～2026年）はペーパーレス会議を実施します。これに伴い、会議開催前に村人民評議会および代表者は、zaloグループ「人民評議会代表者」を通じて会議関連資料にアクセスできるようになります。
会議の内容要件を確実に満たすための調査や準備のため、文書はコンピューターやスマートフォンにダウンロードされます。このように情報にアクセスすることで、会議資料を迅速に転送し、組織内での文書印刷にかかる時間とコストを削減できます。
ダクウィル村（クジュット）人民評議会副議長のグエン・ティ・トゥエン氏は次のように述べています。「以前の会議では、書類の準備と印刷は手作業で行われており、時間とコストがかかり、書類整理の過程で書類に誤りが生じることもありました。Zaloソフトウェアを用いて書類を送受信するペーパーレス会議を導入することで、多くの実用的なメリットが得られ、印刷や準備にかかるコストと時間を節約できます。また、代表者は活動に必要な書類の調査や保管に時間を割くことができ、会議での議論や質疑応答がよりスムーズになります。」
ギアギア市では、ギアタン区とクアンタン区の人民委員会向けに「ペーパーレス会議室」モデルを1年間試験的に導入した結果、ペーパーレス会議室モデルを通じて約30回の会議が開催されました。
会議中、組織委員会はQRコードとWi-Fiパスワードを公開しました。参加者はスマートフォンまたはパソコンでQRコードをスキャンするだけで、研究資料をダウンロードできます。操作は迅速で、時間と文房具のコストを節約し、情報の保管をより便利にします。
ギアタン区（Gia Nghia）人民委員会事務局の公務員、ダン・ティ・クエン氏は次のように語りました。「会議では、QRコードをスキャンするだけで、全代表者の資料をダウンロードできます。これは会議の準備に多くのメリットをもたらします。資料の提供時間が短縮され、文房具費や印刷時間を節約できます。QRコードからの資料のダウンロードは非常にシンプルで簡単です。」
統計によると、省全体で50以上の機関・部署が、従来の会議室モデルから「ペーパーレス会議室」への転換を開始しています。各機関・部署は実情に応じて柔軟かつ適切に転換を実施し、会議運営の効率を倍増させています。
現地での評価によると、従来の会議室から「ペーパーレス会議室」への移行は、デジタル変革の文脈における業務遂行の要件を満たしています。政府職員、公務員、公務員、そして機関、部署、地方自治体の代表者も、「ペーパーレス会議室」モデルに従った会議の開催方法に徐々に慣れつつあります。
「ペーパーレス会議室」の導入は、会議参加者間のインタラクションの強化、機関・部署の指導・運営の質の向上にも貢献します。また、「ペーパーレス会議室」の導入は、行政改革の質の向上とデジタルトランスフォーメーションの目標達成にも貢献し、2023年末までに、オンラインサービスを利用するすべての個人および企業が、中央レベルから地方レベルまで、あらゆるレベルの政府システムにおいてシームレスかつ統合的に識別・認証されることを保証します。
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