Neue Regelungen zum konsularischen Beglaubigungsverfahren, zur elektronischen konsularischen Legalisation

Quy định mới về thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự điện tử- Ảnh 1.

Das Dekret Nr. 196/2025/ND-CP ergänzt Abschnitt 2a, Kapitel II, und regelt die Reihenfolge und Verfahren für die konsularische Beglaubigung und die elektronische konsularische Legalisierung.

Erlass mit spezifischen Vorschriften für den Empfang und die Bearbeitung von Anträgen auf konsularische Beglaubigung und konsularische Legalisierung im elektronischen Umfeld:

1. Antragsteller für eine konsularische Beglaubigung und konsularische Legalisation reichen ihre Anträge online wie folgt ein:

- Melden Sie sich mit einem elektronischen Identifikationskonto gemäß dem Gesetz zur elektronischen Identifizierung und Authentifizierung bei Ihrem Konto auf dem Nationalen Öffentlichen Dienstportal an; geben Sie Informationen in einem interaktiven elektronischen Formular ein, laden Sie elektronische Kopien von Papieren und Dokumenten hoch, für die eine konsularische Beglaubigung und konsularische Legalisierung beantragt wird.

- Bei Anträgen auf konsularische Legalisierung muss der Antragsteller eine elektronische Kopie der Übersetzung der zur konsularischen Legalisierung angeforderten Dokumente und Unterlagen ins Vietnamesische oder Englische hochladen, wenn die Dokumente und Unterlagen nicht in den oben genannten Sprachen verfasst sind.

2. Nach Abschluss des Antrags erhält der Antragsteller einen Verwaltungsaktencode (01), um den Bearbeitungsfortschritt zu verfolgen, abzurufen oder auf Anfrage der zuständigen Behörde zur konsularischen Beglaubigung oder Legalisierung auf den Antrag zuzugreifen und ihn zu vervollständigen. Der Antragsteller ist für die Aufbewahrung und Geheimhaltung des Verwaltungsaktencodes verantwortlich.

3. Nach Eingang des Online-Antrags auf konsularische Beglaubigung und konsularische Legalisation prüft die zuständige Behörde für konsularische Beglaubigung und konsularische Legalisation noch am selben Werktag die Richtigkeit und Vollständigkeit des Antrags.

a) Falls das Dossier unvollständig oder ungeeignet ist, muss der Antragsteller die erforderlichen Unterlagen gemäß dem Formular „Antrag auf Ergänzung und Vervollständigung des Dossiers“ ergänzen und vervollständigen.

b) Falls das Dossier vollständig ist und nicht in einen der beiden Fälle fällt (Fälle, die von der konsularischen Legalisierung befreit sind; Fälle, in denen Papiere und Dokumente nicht konsularisch beglaubigt oder legalisiert sind), senden Sie dem Antragsteller unverzüglich per E-Mail oder per SMS auf sein Mobiltelefon eine Zahlungsaufforderung oder nutzen Sie die Funktion zum Senden einer Nachricht an den Antragsteller des Nationalen Portals für öffentliche Dienste.

c) Bewerbungsunterlagen werden erst dann offiziell zur Bearbeitung und Ausstellung einer Unterlagenquittung sowie eines Ergebnistermins auf dem unter Punkt b) genannten Weg entgegengenommen, wenn sie vollständig ausgefüllt, ergänzt, auf Vollständigkeit und Angemessenheit geprüft und die vorgeschriebene Gebühr entrichtet wurde.

Klausel 5, Artikel 11 legt fest, dass die Bearbeitungszeit für Fälle mit 1–4 Unterlagen und Dokumenten einen Werktag ab Eingang der vollständigen und gültigen Akte beträgt. Bei Fällen mit 5–9 Unterlagen und Dokumenten beträgt die Bearbeitungszeit höchstens zwei Werktage. Bei Fällen mit 10 oder mehr Unterlagen und Dokumenten kann die Bearbeitungszeit länger sein, darf jedoch vier Werktage nicht überschreiten.

Die Abwicklungsfrist ist in Absatz 5, Artikel 11 dieser Verordnung festgelegt und wird ab dem Zeitpunkt der Absendung des Antragseingangs und der Terminvereinbarung zur Ergebnisübermittlung bzw. der Zusendung einer Nachricht an den Antragsteller mit der Terminvereinbarung zur Ergebnisübermittlung berechnet.

d) Falls die elektronischen Kopien der Unterlagen und Dokumente unter die in den Artikeln 9 und 10 dieser Verordnung genannten Fälle fallen, lehnt die die Akte empfangende Stelle deren Annahme ab, gibt die Gründe in Form einer Ablehnung der Bearbeitung der Akte an und sendet diese dem Antragsteller in der unter Punkt b) genannten Weise zu.

d) Falls eine Überprüfung, Verifizierung oder Klärung erforderlich ist oder die Ergebnisse aus anderen Gründen nicht fristgerecht zurückgegeben werden können, entschuldigt sich die die Unterlagen entgegennehmende Stelle und legt den Termin für die Rückgabe der Ergebnisse gemäß Punkt b fest. Die die Unterlagen entgegennehmende Stelle führt den Überprüfungsprozess gemäß den entsprechenden Bestimmungen in Absatz 6, Artikel 11, Absatz 4, Artikel 13, Absatz 5, Artikel 14, Absatz 5 und Artikel 15 dieser Verordnung durch.

4. Die konsularische Beglaubigung und die elektronische Legalisierung von Dokumenten erfolgen auf der Grundlage von:

a) Überprüfen Sie die Echtheit der elektronischen Signatur der zuständigen Behörde oder Organisation Vietnams auf der elektronischen Kopie der Papiere und Dokumente, für die eine konsularische Beglaubigung beantragt wird, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu elektronischen Transaktionen, digitalen Signaturen und digitalen Zertifikaten. oder

b) Überprüfen Sie die Echtheit der elektronischen Signatur der diplomatischen Vertretung, der konsularischen Vertretung oder einer anderen zur Wahrnehmung konsularischer Aufgaben befugten Agentur eines anderen Staates in Vietnam, die auf diplomatischem Wege notifiziert oder offiziell eingeführt wurde, auf der elektronischen Kopie der Unterlagen und Dokumente, für die eine konsularische Legalisierung bei der zuständigen Behörde im Land beantragt wird, oder überprüfen Sie die Echtheit der elektronischen Signatur des Außenministeriums oder einer anderen zuständigen Behörde des anderen Staates, in dem sich die Vertretung oder gleichzeitige Vertretung befindet, die auf diplomatischem Wege notifiziert oder offiziell eingeführt wurde, auf der elektronischen Kopie der Unterlagen und Dokumente, für die eine konsularische Legalisierung bei der Vertretung im Ausland beantragt wird; oder

c) Die Überprüfungsergebnisse der zuständigen vietnamesischen Behörden und Organisationen bestätigen die Echtheit der digitalen Signatur auf der elektronischen Kopie der zur konsularischen Beglaubigung angeforderten Dokumente und Unterlagen, bzw. die Antwortergebnisse der zuständigen ausländischen Behörden bestätigen die Echtheit der digitalen Signatur auf der elektronischen Kopie der zur konsularischen Legalisierung angeforderten Dokumente und Unterlagen.

5. Die Person, die die konsularische Beglaubigung und konsularische Legalisierung im elektronischen Umfeld beantragt, erhält das Ergebnis als elektronische Kopie des Dokuments oder Papiers mit einem elektronischen Beglaubigungsstempel und einer digitalen Signatur der zuständigen Behörde für konsularische Beglaubigung und konsularische Legalisierung per E-Mail, über das elektronische Datenverwaltungslager der Organisation oder Einzelperson oder über ein digitales Gerät mit einer geeigneten Datenübertragungsmethode, bei der die Informationssicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet ist.

6. Die digitale Signatur der zur Beglaubigung und Legalisierung konsularischer Dokumente befugten Behörde oder Person muss den gesetzlichen Bestimmungen über digitale Signaturen für spezialisierte öffentliche Dienste entsprechen.

7. Die Formulare für den Dokumentenempfang und die Terminvereinbarung zur Ergebnisübermittlung, die Anforderung zusätzlicher Dokumente, die Dokumentenvervollständigung, die Dokumentenablehnung, die Entschuldigung und das Verschiebungsformular zur Ergebnisübermittlung müssen den gesetzlichen Bestimmungen zur Umsetzung des One-Stop- und One-Stop-Mechanismus bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren entsprechen.

Das Dekret Nr. 196/2025/ND-CP tritt am 3. August 2025 in Kraft. Die Bestimmungen zur konsularischen Beglaubigung und elektronischen konsularischen Legalisierung gelten ab dem 1. Januar 2026.

Phuong Nhi

Quelle: https://baochinhphu.vn/quy-dinh-moi-ve-thu-tuc-chung-nhan-lanh-su-hop-phap-hoa-lanh-su-dien-tu-102250704184805687.htm