เรียนรู้อะไรจากประสบการณ์ระดับนานาชาติ?

เมื่อเร็วๆ นี้ จังหวัด คั๊ญฮหว่า ได้นำระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน (KPI) มาใช้ทดลองเพื่อวัดคุณภาพการทำงานของบุคลากร ข้าราชการ และพนักงานของรัฐ

เมื่อเร็วๆ นี้ จังหวัดคั้ญฮหว่าได้นำระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน (KPI) มาใช้ทดสอบเพื่อวัดคุณภาพงานของเจ้าหน้าที่ ข้าราชการ และลูกจ้างของรัฐ ซึ่งถือเป็นก้าวสำคัญในการพัฒนาประสิทธิภาพการบริหารจัดการและคุณภาพการบริการของหน่วยงานบริหารส่วนท้องถิ่น

KPI (Key Performance Indicator) ได้รับการพัฒนาขึ้นในสหรัฐอเมริกาในช่วงทศวรรษ 1980 แต่วิธีการนี้เพิ่งได้รับการนำไปใช้อย่างแพร่หลายในปี 1992 นับแต่นั้นมา KPI ได้ถูกนำไปใช้ในหลายประเทศ ธุรกิจ หน่วยงาน และองค์กรทั่วโลก รวมถึงเวียดนาม อย่างไรก็ตาม ชุดดัชนี KPI ได้มีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้เหมาะสมกับขนาด การดำเนินงาน เป้าหมาย และความต้องการของแต่ละพื้นที่

ประเทศต่างๆ นำ KPI มาใช้ ใน การบริหารจัดการภาครัฐ อย่างไร ?

หน่วยงานรัฐบาลบางแห่งในสหรัฐฯ ได้นำ KPI มาใช้เพื่อวัดประสิทธิภาพการทำงานโดยใช้เกณฑ์ชุด "Balanced Scorecard" (BSC)

คานห์ฮวานำร่องการประยุกต์ใช้ KPI สำหรับพนักงาน ข้าราชการ และลูกจ้างของรัฐ ภาพประกอบ

ตัวอย่างเช่น สำนักงานบริหารและงบประมาณของสหรัฐอเมริกาพบว่าหลังจากนำ BSC มาใช้ในการบริหารจัดการงบประมาณ หน่วยงานรัฐบาลกลางสามารถลดต้นทุนการบริหารได้ประมาณ 5% ภายใน 2 ปีแรก หน่วยงานต่างๆ สามารถจัดสรรงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยโครงการของ รัฐบาล ประมาณ 90% เสร็จสิ้นตรงเวลาและบรรลุเป้าหมายงบประมาณ (เทียบกับ 75% ก่อน BSC)

สิงคโปร์เป็นประเทศหนึ่งที่นำ KPI มาใช้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของข้าราชการ รัฐบาลสิงคโปร์ได้สร้างระบบประเมินผลการปฏิบัติงานตาม KPI ที่เรียกว่า "กรอบการประเมินผลการปฏิบัติงานของบริการสาธารณะ" ซึ่งประกอบด้วยตัวชี้วัดต่างๆ เช่น คุณภาพการบริการสาธารณะ ความพึงพอใจของประชาชน การตอบสนอง และประสิทธิผลในการแก้ปัญหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสิงคโปร์ KPI ไม่เพียงแต่ประเมินผลการปฏิบัติงานเท่านั้น แต่ยังพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมในการทำงาน ซึ่งช่วยให้ข้าราชการมีแรงจูงใจที่จะพัฒนาความคิดสร้างสรรค์และพัฒนากระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

ในญี่ปุ่น รัฐบาลใช้ตัวชี้วัดต่างๆ เช่น ระยะเวลาดำเนินการ ความพึงพอใจของประชาชน และประสิทธิภาพการใช้จ่ายงบประมาณ เพื่อให้มั่นใจถึงความโปร่งใสและมีประสิทธิภาพ หนึ่งในวิธีการสำคัญคือ PDCA (Plan - Do - Check - Act) ซึ่งช่วยติดตามและปรับปรุงนโยบายสาธารณะอย่างต่อเนื่อง ยกตัวอย่างเช่น ในภาคการขนส่ง ญี่ปุ่นตั้งเป้าหมายที่จะลดความล่าช้าของรถไฟ (Plan) ใช้เทคโนโลยีตรวจสอบแบบเรียลไทม์ (Do) ประเมินข้อมูลความล่าช้า (Check) และปรับขั้นตอนการบำรุงรักษาหรือตารางเดินรถเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ (Act) การนำ KPI และ PDCA มาใช้ ช่วยให้ญี่ปุ่นสามารถปรับนโยบายได้อย่างรวดเร็ว ปรับปรุงประสิทธิภาพการบริหารจัดการสาธารณะ และให้บริการที่ดีขึ้นแก่ประชาชน

Khanh Hoa สามารถเรียนรู้อะไรได้บ้างจากประสบการณ์ระดับนานาชาติ?

ปัจจุบัน คานห์ฮวาอยู่ระหว่างการพัฒนาเกณฑ์การประเมิน KPI ดังนั้น ประสบการณ์ในระดับนานาชาติจะช่วยให้คานห์ฮวามีชุดเครื่องมือที่สมบูรณ์ เหมาะสม และใช้งานได้จริง เพื่อประเมินและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่ ข้าราชการ พนักงานรัฐ และคุณภาพการบริการของหน่วยงานบริหารของรัฐในอนาคต

Khanh Hoa สามารถศึกษาประสบการณ์ของญี่ปุ่นในการประยุกต์ใช้วงจร PDCA เพื่อช่วยติดตามและปรับปรุงขั้นตอนการบริหารอย่างต่อเนื่อง เช่น การย่นระยะเวลาในการออกใบอนุญาตประกอบธุรกิจ

หรือสร้างระบบประเมินข้าราชการพลเรือนที่ไม่เพียงแต่พิจารณาจากผลการปฏิบัติงาน แต่ยังส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ในการทำงานตามแบบจำลองของสิงคโปร์อีกด้วย นอกจากนี้ แบบจำลอง Balanced Scorecard (BSC) ของสหรัฐอเมริกายังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงบประมาณและทำให้มั่นใจได้ว่าโครงการภาครัฐจะแล้วเสร็จตามกำหนดเวลา

การนำระบบ KPI มาใช้ในการประเมินผลผลิตและขีดความสามารถในการทำงานของเจ้าหน้าที่และข้าราชการในอำเภอกั๊ญฮหว่า แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นอย่างแรงกล้าในการปฏิรูปการบริหาร อย่างไรก็ตาม เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพอย่างแท้จริง ระบบจำเป็นต้องมีความยืดหยุ่นในการสร้างตัวชี้วัด KPI ควบคู่ไปกับการฝึกอบรม การกำกับดูแลอย่างใกล้ชิด และการเรียนรู้จากประสบการณ์ในต่างประเทศ ด้วยเหตุนี้ คุณภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่และข้าราชการจึงจะดีขึ้น ส่งเสริมการพัฒนาองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นอย่างยั่งยืน

โมเดล PDCA ของญี่ปุ่น:

PDCA (Plan-Do-Check-Act) คือรูปแบบการบริหารคุณภาพที่ได้รับความนิยมและมีการนำไปใช้อย่างแพร่หลายในประเทศญี่ปุ่นเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานทั้งในภาครัฐและเอกชน กระบวนการนี้เป็นกระบวนการแบบวนซ้ำเพื่อช่วยให้องค์กรต่างๆ ปรับปรุงประสิทธิภาพและคุณภาพการบริการอย่างต่อเนื่อง ขั้นตอนต่างๆ ประกอบด้วย:

แผน: ระบุปัญหาที่ต้องแก้ไข กำหนดเป้าหมายเฉพาะ และพัฒนาแผนการดำเนินงาน ตัวอย่างเช่น รัฐบาลอาจตั้งเป้าหมายที่จะลดเวลาดำเนินการทางธุรการโดยการแปลงกระบวนการสมัครเป็นดิจิทัล

ปฏิบัติ (Implement): ปฏิบัติตามแผนตามแผนที่เสนอ เมื่อสมัครใช้ระบบลงทะเบียนออนไลน์ หน่วยงานญี่ปุ่นจะทดสอบกระบวนการกับกลุ่มย่อยก่อนขยาย

ตรวจสอบ: เปรียบเทียบผลลัพธ์จริงกับเป้าหมาย ระบุจุดแข็งและจุดอ่อน ตัวอย่างเช่น หลังจากดำเนินการลงทะเบียนออนไลน์เป็นเวลา 3 เดือน รัฐบาลโตเกียวได้รวบรวมความคิดเห็นจากประชาชนเพื่อประเมินความพึงพอใจ

การดำเนินการ (Improvement Action): ปรับปรุงกระบวนการตามผลการประเมินเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด เมื่อพบว่าบันทึกจำนวนมากมีข้อผิดพลาดเนื่องจากการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง จำเป็นต้องปรับปรุงระบบโดยการเพิ่มฟังก์ชันตรวจสอบข้อผิดพลาดอัตโนมัติ

ที่มา: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html