Οι υπάλληλοι και οι ειδικοί αξιοποιούν προληπτικά και ευέλικτα τις ψηφιακές πλατφόρμες για τη διεκπεραίωση της εργασίας.

Αποτελεσματικότητα από την καινοτόμο διοικητική σκέψη

Το Τμήμα Επιστήμης και Τεχνολογίας (DOST) είναι μία από τις πρώτες μονάδες που ανέπτυξε ολοκληρωμένα ένα μοντέλο διαχείρισης χωρίς χαρτιά. Όλη η διαδικασία ανάθεσης εργασιών, έγκρισης, παρακολούθησης και διεξαγωγής συνεδριάσεων πραγματοποιείται σε μια ολοκληρωμένη ψηφιακή πλατφόρμα, αντικαθιστώντας πλήρως τα έντυπα έγγραφα και τα ηλεκτρονικά μηνύματα. Αυτή η πλατφόρμα όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο και κόστος, αλλά διασφαλίζει επίσης διαφάνεια, συνδεσιμότητα δεδομένων και έλεγχο απόδοσης σε πραγματικό χρόνο, σηματοδοτώντας τη μετάβαση από την παραδοσιακή διοίκηση στην ολοκληρωμένη ψηφιακή διακυβέρνηση.

Η αρχική αποτελεσματικότητα που έχει επιτύχει το Τμήμα δεν προέρχεται μόνο από την τεχνολογία αλλά και από την καινοτόμο σκέψη. Οι υπάλληλοι και οι ειδικοί προτείνουν και εφαρμόζουν προληπτικά ψηφιακά εργαλεία σε κάθε συγκεκριμένη ομάδα εργασιών. Πολλές διαδικασίες που προηγουμένως διαρκούσαν αρκετές ημέρες τώρα διαρκούν μόνο λίγες ώρες χάρη στο σύστημα επεξεργασίας εργασίας με αρχεία καταγραφής λειτουργιών, σαφή ιεραρχία και δυνατότητες λεπτομερούς παρακολούθησης προόδου, γεγονός που έχει βελτιώσει την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα. Ορισμένα τμήματα και γραφεία έχουν καταργήσει πλήρως τα έντυπα έγγραφα στις εσωτερικές λειτουργίες, κινούνται προς ένα πιο σύγχρονο, πράσινο και αποτελεσματικό εργασιακό περιβάλλον.

Τα πρακτικά αποτελέσματα από την πιλοτική φάση έχουν αποτελέσει μια σταθερή βάση για το Υπουργείο Επιστήμης και Τεχνολογίας ώστε να συμβουλεύσει την Επιτροπή του Λαού της Πόλης να εκδώσει ένα σχέδιο για τη σύγχρονη ανάπτυξη της ψηφιακής πλατφόρμας (NTS) σε όλη την περιοχή.

Ένας υπάλληλος ανέφερε ότι η χρήση του NTS στην υλοποίηση εργασιών βοηθά τη διαδικασία συμβουλευτικής και χειρισμού να γίνει πιο προληπτική, γρήγορη και εύκολη, ώστε να παρακολουθείται η πρόοδος με μεγαλύτερη ακρίβεια. Επιπλέον, κάθε άτομο θα κατανοεί επίσης την απόδοση της εργασίας και την ποσότητα των παραγόμενων προϊόντων, ώστε να προσαρμόζει άμεσα τις λύσεις, να δημιουργεί σχέδια κατάλληλα για την πραγματικότητα και ταυτόχρονα να διασφαλίζει την ποιότητα της ανατιθέμενης εργασίας.

Μετασχηματισμός της κουλτούρας της δημόσιας υπηρεσίας

Στην πρώτη συνεδρίαση της Κυβερνητικής Συντονιστικής Επιτροπής για τον ψηφιακό μετασχηματισμό, ο Πρωθυπουργός τόνισε: «Η σύγχρονη ανάπτυξη μιας πλατφόρμας εργασίας χωρίς χαρτιά αποτελεί θεμελιώδη λύση για την προώθηση της διοικητικής μεταρρύθμισης και τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των δημόσιων υπηρεσιών». Δεν πρόκειται μόνο για τεχνολογική καινοτομία, αλλά και για μια ισχυρή μετατόπιση στη διοικητική σκέψη, από τις χειροκίνητες μεθόδους σε σύγχρονες, διαφανείς και διασυνδεδεμένες λειτουργίες στο NTS.

Η πόλη επιταχύνει την κατασκευή ενός μοντέλου « Διακυβέρνησης χωρίς Χαρτί». Συνεπώς, όλοι οι ηγέτες, οι αξιωματούχοι και οι δημόσιοι υπάλληλοι σε όλα τα επίπεδα πρέπει να επεξεργάζονται όλα τα αρχεία εργασίας ηλεκτρονικά και να χρησιμοποιούν ψηφιακές υπογραφές για την επίλυση των εργασιών, να εφαρμόζουν ψηφιακές υπογραφές και να επαναχρησιμοποιούν το 100% των ψηφιακών δεδομένων για να μειώσουν τον χρόνο, να μειώσουν τις διαδικασίες και το κόστος για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις. Ταυτόχρονα, η πόλη προωθεί επίσης την αναδιάρθρωση των επιχειρηματικών διαδικασιών, βελτιώνοντας την ποιότητα των ηλεκτρονικών δημόσιων υπηρεσιών και ευθυγραμμίζοντας τον διοικητικό μηχανισμό ώστε να είναι απλοποιημένος και αποτελεσματικός.

Ο κ. Nguyen Xuan Son, Διευθυντής του Τμήματος Επιστήμης και Τεχνολογίας, τόνισε ότι η ολοκληρωμένη μετατροπή σε NTS είναι μια αναπόφευκτη τάση, που συμβάλλει στον εκσυγχρονισμό του διοικητικού μηχανισμού και στην οικοδόμηση μιας ψηφιακής διακυβέρνησης. Στόχος είναι η βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης, η αύξηση της διαφάνειας, η μείωση της γραφειοκρατίας και η δημιουργία μέγιστης ευκολίας για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις στην πρόσβαση στις δημόσιες υπηρεσίες. Η ψηφιοποίηση των διαδικασιών βοηθά επίσης τους φορείς διαχείρισης να αξιολογούν με ακρίβεια τον φόρτο εργασίας, την ικανότητα προσωπικού και την αποτελεσματικότητα της εφαρμογής, ως βάση για τον εξορθολογισμό του οργανισμού προς μια εξορθολογισμένη και αποτελεσματική κατεύθυνση.

Η διαχείριση χωρίς χαρτιά δεν αφορά μόνο την εξάλειψη των έντυπων εγγράφων, αλλά και την εξάλειψη της παλιάς, δυσκίνητης νοοτροπίας. Είναι η διαδικασία δημιουργίας μιας σύγχρονης διοίκησης, όπου τα δεδομένα καθοδηγούν, η αποτελεσματικότητα είναι το πρότυπο και οι άνθρωποι είναι το κέντρο. Με πρωτοποριακά βήματα, η πόλη επιβεβαιώνει τη θέση της όχι μόνο στον τεχνολογικό χάρτη, αλλά και στον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί και εξυπηρετεί η κυβέρνηση.

Άρθρο και φωτογραφίες: Dinh Van

Πηγή: https://huengaynay.vn/chinh-tri-xa-hoi/cai-cach-hanh-chinh/nen-hanh-chinh-khong-giay-to-tu-thi-diem-den-van-hanh-dong-bo-155542.html