HCMC: Proaktive Digitalisierung, pünktliche Lieferung
In den letzten Tagen haben laut Reportern der SGGP viele Bezirke und Distrikte in Ho-Chi-Minh-Stadt dringende Maßnahmen ergriffen und Beamte und Staatsbedienstete damit beauftragt, die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Dokumenten gemäß den Vorschriften zu ordnen und zu bearbeiten.
Im Volkskomitee des Bezirks 14 (Bezirk 10) wurde nach einer Phase proaktiver Frühumsetzung die Korrektur von Aufzeichnungen zwecks Digitalisierung und Aufbau eines modernen Archivs abgeschlossen. Laut Herrn Ha Tuan Phuong, Vorsitzender des Volkskomitees des Bezirks 14, nimmt der Bezirk jedes Jahr proaktiv Korrekturen und Digitalisierungen von Aufzeichnungen und Dokumenten vor. Die Korrektur und Digitalisierung von Aufzeichnungen und Dokumenten ab Anfang 2025 bis heute wird in der Station fortgesetzt. Derzeit ist das Archiv des Bezirks fast 60 Quadratmeter breit und enthält mehr als 156 Meter Dokumentenregale (ein Meter Dokumentenregal entspricht 1 Meter langen Dokumenten, die vertikal und dicht beieinander auf dem Regal angeordnet sind – PV), die von 1971 bis heute korrigiert wurden.
Auch im Bezirk An Lac (Bezirk Binh Tan) werden dringend Parteiblockakten zur Digitalisierung und Archivierung bearbeitet. Frau Tran Thi Thu Huong, ständige stellvertretende Parteisekretärin des Bezirks An Lac, sagte, dass im Bezirk von 2003 bis Mai 2020 die Bearbeitung von 760 Dauerakten und 201 Zeitakten abgeschlossen sei und von Juni 2020 bis heute etwa 12 Meter Dokumentenregale bearbeitet würden. Ziel sei es, die Arbeiten vor dem 25. Juni abzuschließen und alle Dokumente aus dem Zeitraum 2003–2025 vor dem 15. Juni zu scannen.
Viele Bezirke, Kreise und die Stadt Thu Duc haben proaktiv Dokumente geprüft, bearbeitet und digitalisiert. Beispielsweise beträgt im Bezirk Binh Tan laut Überprüfung und Statistik von 2003 bis 2018 die Anzahl bearbeiteter Akten und Dokumente 5.230 Dauerakten. Derzeit bearbeitet und scannt der Bezirk dringend Akten, um die Archivierung von 2019 bis heute fortzusetzen und die Übergabe nach der Umsetzung der organisatorischen Regelung despolitischen Systems und der Verwaltungseinheiten im Bezirk vorzubereiten.
Im Bezirk 10 erklärte Frau Nguyen Thi Thu Huong, Vorsitzende des Bezirksvolkskomitees, der Bezirk habe die Statistiken geprüft, eine Liste der bearbeiteten Papierdokumente erstellt, die unbearbeiteten Dokumente vorläufig bearbeitet und die Übergabe an die neue Einheit vorbereitet. Gleichzeitig habe der Bezirk elektronische Dokumente geprüft, Daten in Zonen eingeteilt, auf Speichergeräte extrahiert und die Datensicherheit und -integrität für die Übergabe sichergestellt.
Hanoi : Sicherstellung zentralisierter und vernetzter Daten
In Hanoi hat das städtische Volkskomitee das Projekt „Aufbau einer gemeinsamen Datenbank durch die Digitalisierung zentralisierter Dokumente von Behörden in Hanoi“ genehmigt und das Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung Hanoi mit der Leitung und Organisation der Projektumsetzung beauftragt. Ziel dieses Projekts ist die Digitalisierung und Neuordnung von Aufzeichnungen und Dokumenten im Hinblick auf die Aussetzung von Verwaltungstätigkeiten auf Bezirksebene und Gemeindezusammenschlüsse gemäß den Fortschritten in der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW vom 28. Februar 2025 des Politbüros und des Sekretariats zur Durchführung von Forschungsarbeiten und zur weiteren Neuordnung der Organisation des politischen Systems.
Laut Truong Viet Dung, Büroleiter des Volkskomitees von Hanoi, zielt die Projektumsetzung darauf ab, eine gemeinsam genutzte Datenbank mit Dokumenten der Partei, Regierung und Massenorganisationen in Hanoi aufzubauen und so zentralisierte, vernetzte, gemeinsam genutzte und wiederverwendbare Daten zu gewährleisten. Andererseits soll die Effizienz, Effektivität und Leistung von Management und Verwaltung verbessert werden, indem auf Papier verzichtet, künstliche Intelligenz integriert und Daten einfach verwertet und verwendet werden. Derzeit beträgt die geschätzte Menge an Dokumenten, die auf Bezirks- und Gemeindeebene in Hanoi bearbeitet werden müssen, mehr als 68.860 Millionen Millionen; die Gesamtmenge an Dokumenten, die auf Bezirks- und Gemeindeebene digitalisiert werden müssen, beträgt über 94 Millionen A4-Seiten. Dies ist ein sehr großes Volumen, deshalb wird die Digitalisierung der Dokumente in zwei Phasen unterteilt. Phase 1 wird die Dokumente der Behörden digitalisieren, und zwar mit fünf Prioritäten: 1. Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Partei und Regierung auf Bezirksebene; 2. Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Partei und Regierung auf Gemeindeebene; 3 dient der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Partei auf Stadtebene; 4 dient der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Regierung auf Stadtebene; 5 dient der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Massenorganisationen auf drei Ebenen.
Laut Cu Ngoc Trang, Direktor des Hanoi Public Administration Service Center, wird sich das Zentrum bis zum 30. Juni auf die Umsetzung der Prioritäten 1 und 2 konzentrieren: die Digitalisierung von Dokumenten mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist. Diese Dokumente werden von Partei und Regierung auf Bezirks- und Gemeindeebene häufig wiederverwendet und machen schätzungsweise 25 % des Rohdatenvolumens und 5 % des bearbeiteten Datenvolumens aus. Um die Qualität gemäß den Vorschriften zu gewährleisten, werden die Daten synchronisiert und nicht erneut digitalisiert, um Zeit- und Kostenverlust zu vermeiden.
Auf dem Weg zu einer modernen Verwaltung
Experten und Abgeordnete der Nationalversammlung (NA) erklärten, dass die Bearbeitung und Digitalisierung von Aufzeichnungen und Dokumenten nicht nur eine technische Aufgabe sei, sondern auch Transparenz, Sicherheit und Effizienz im Prozess der Neuorganisation des Verwaltungsapparats gewährleiste und so den Komfort für Bürger und Unternehmen erhöhe. Dies sei zudem ein wichtiger Schritt zum Aufbau einer modernen Verwaltung, die den sozialen Bedürfnissen in der neuen Zeit besser gerecht werde.
Der Abgeordnete der Nationalversammlung, Nguyen Quang Huan, betonte die Schlüsselrolle der Aktendigitalisierung im aktuellen Kontext und wies darauf hin, dass bei der Zusammenlegung von Verwaltungseinheiten die Verwaltungsgrenzen breiter werden und die Fertigstellung der Infrastruktur fünf bis zehn Jahre dauern werde. Daher werde es anfangs sicherlich schwierig sein, für Behördengänge zu reisen. Ohne digitale Technologien werde es daher sehr umständlich, Dokumente bei Behörden einreichen zu müssen. Ihm zufolge sei es notwendig, alle Akten zu digitalisieren, Verwaltungsverfahren in die Netzwerkumgebung zu integrieren, um Unzulänglichkeiten zu minimieren und eine Grundlage für die Umsetzung einer digitalen Verwaltung und einer digitalen Gesellschaft zu schaffen. Dies müsse schnell und synchron geschehen, und die Kommunen sollten nicht auf Anweisungen der Zentralregierung warten, sondern diese jetzt proaktiv umsetzen.
Darüber hinaus äußerte der Abgeordnete der Nationalversammlung, Pham Van Hoa, im Zuge der Überprüfung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen die Meinung, dass die lokalen Parteikomitees und Behörden konsequent anweisen, kontrollieren und daran erinnern müssen, um Verlust, Beschädigung oder sogar vorsätzliche Vernichtung von Aufzeichnungen zu vermeiden. „Wenn wir nicht vorsichtig sind und Aufzeichnungen verlieren, betrifft dies nicht nur staatliche Behörden, sondern auch Menschen und Unternehmen erheblich. Daher ist es jetzt notwendig, die spezifischen Verantwortlichkeiten von Organisationen, Einheiten, Einzelpersonen und Führungskräften im Falle von Verlust, Beschädigung oder illegaler Vernichtung von Aufzeichnungen klar zu definieren“, erklärte der Abgeordnete der Nationalversammlung, Pham Van Hoa.
Um eine reibungslose und kontinuierliche Dokumenten- und Archivarbeit sicherzustellen und eine sichere Dokumentenverwaltung vor, während und nach Abschluss der Neuorganisation des politischen Systems in Ho-Chi-Minh-Stadt zu gewährleisten, hat das Volkskomitee von Ho-Chi-Minh-Stadt die Richtlinie 04 erlassen. In der Richtlinie heißt es eindeutig: Die Leiter der Abteilungen, Zweigstellen und Sektoren der Stadt, der Stadt Thu Duc, der Bezirke und der Kreise werden aufgefordert, die Umsetzung einer Reihe dringender Aufgaben anzuordnen, um die Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit während der Neuorganisation des politischen Systems in der Stadt zu stärken.
Quelle: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html
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