การเสริมสร้างความเข้มแข็งในการบริหารจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมือง

ห้ามมิให้มีการยึด โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด และห้ามมิให้ทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารได้รับความเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

เมื่อวันที่ 19 มีนาคม 2568 กระทรวงมหาดไทย ได้ออกหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการฉบับที่ 414/BNV-VTLTNN ถึงคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่ดำเนินการโดยส่วนกลาง เกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมือง ตามข้อสรุปฉบับที่ 127-KL/TW ของโปลิตบูโร

ห้ามมิให้ครอบครอง โอนหรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด

เพื่อให้แน่ใจว่างานเอกสารและเอกสารสำคัญจะราบรื่นและต่อเนื่อง รวมถึงให้แน่ใจว่ามีการจัดการเอกสารอย่างปลอดภัยก่อน ระหว่าง และหลังจากเสร็จสิ้นการปรับโครงสร้างระบบ การเมือง ตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2025 ของโปลิตบูโรและสำนักงานเลขาธิการเกี่ยวกับการดำเนินการวิจัยและเสนอให้มีการปรับโครงสร้างระบบการเมืองต่อไป โดยปฏิบัติตามความรับผิดชอบในการจัดการเอกสารและเอกสารสำคัญของรัฐ กระทรวงมหาดไทยขอร้องให้ประธานคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดหรือเมืองที่ดำเนินการโดยส่วนกลางสั่งการอย่างเร่งด่วนให้มีการดำเนินการตามภารกิจเร่งด่วนหลายประการเพื่อเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่น ดังนี้

ประการแรก ปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยเอกสารและเอกสารสำคัญอย่างถูกต้องและครบถ้วน โดยต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

ประการแรก เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ จะต้องได้รับการจัดการแบบรวมศูนย์ เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน และปลอดภัยตามคลังเอกสารแต่ละแห่ง เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องได้รับการนับและรวบรวมตามคลังเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ

ประการที่สอง หน่วยงานหรือองค์กรจะต้องปิดเอกสารสำคัญตั้งแต่วันที่สิ้นสุดการดำเนินงาน หน่วยงานหรือองค์กรจะต้องไม่ออกเอกสารการบริหารภายใต้การอนุมัติตั้งแต่วันที่การตัดสินใจของหน่วยงานที่มีอำนาจเกี่ยวกับการควบรวมกิจการหรือการยุติการดำเนินงานมีผลบังคับใช้

ประการที่สาม ก่อนและระหว่างการจัดองค์กร เอกสารและฐานข้อมูลจะต้องยังคงได้รับการเก็บรักษาไว้ที่หอจดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดและหอจดหมายเหตุของหน่วยงาน (หรือสถานที่ที่ได้รับการเก็บรักษาไว้) ของหน่วยงานบริหาร ก่อนการจัดองค์กร

สี่ ห้ามมิให้มีการยึด โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด ห้ามมิให้ทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

ประการที่สอง หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีหน้าที่รับและประสานงานกับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร หน่วยงานบริหาร เพื่อดำเนินการรักษาเอกสารสำคัญและฐานข้อมูลเอกสารต่างๆ ในจังหวัดอย่างต่อเนื่องหรือชั่วคราว และส่งมอบเอกสารตามอำนาจการจัดการของตนให้แก่หน่วยงาน องค์กร หน่วยงานบริหารใหม่ๆ หลังจากปรับโครงสร้างองค์กรใหม่แล้ว

ประการที่สาม การส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายหลังการจัดองค์กรให้เป็นไปตามบทบัญญัติของกฎหมายว่าด้วยอำนาจการจัดการเอกสาร

ประการที่สี่ บังคับใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการจัดการและการใช้งานตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะเฉพาะทาง ปกป้องความลับของรัฐและรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลเมื่อดำเนินการงานสถิติ การบรรจุ ส่งมอบ การเก็บรักษา และการใช้งานในกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

การออกเอกสารกำกับรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรใหม่

สำหรับคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดและเมืองที่บริหารโดยส่วนกลาง กระทรวงมหาดไทยแนะนำว่าประธานคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดควรเป็นผู้รับผิดชอบในฐานะหัวหน้าในการดำเนินการบริหารจัดการของรัฐเกี่ยวกับเอกสารสำคัญในท้องถิ่นภายในขอบเขตหน้าที่และอำนาจ ตลอดจนรับประกันความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายใต้ขอบเขตอำนาจบริหารจัดการตามบทบัญญัติของกฎหมายตลอดกระบวนการจัดองค์กร

ให้เร่งออกคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเรื่องการเสริมสร้างการบริหารจัดการของรัฐด้านเอกสารและจดหมายเหตุ

จัดทำแผนปรับปรุงคลังเอกสารประวัติศาสตร์ของรัฐในระดับจังหวัด ในโครงการปรับปรุงและจัดระเบียบหน่วยงานบริหารทุกระดับ และจัดทำแบบจำลององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นแบบ 2 ระดับ ส่งให้หน่วยงานที่รับผิดชอบประเมินและดำเนินการ

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องดำเนินการงานต่อไปนี้โดยทันที:

ประการแรก ให้ออกเอกสารกำหนดรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรที่เข้ามาบริหารจัดการใหม่

ประการที่สอง ให้หัวหน้าหน่วยงานหรือองค์กรใหม่รับเอกสารและฐานข้อมูลที่อยู่ในอำนาจบริหารจัดการของตน หัวหน้าหน่วยงานบริหารระดับรากหญ้าใหม่รับเอกสารที่ห้องและโกดังภายในพื้นที่บริหารจัดการที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดดูแลชั่วคราว

ประการที่สาม กำกับดูแลหน่วยงานที่ดูแลและปฏิบัติการระบบเพื่อนำโซลูชันทางเทคนิคไปใช้เพื่อให้มั่นใจถึงความต่อเนื่องและความต่อเนื่องของกิจกรรมการออกเอกสารและการชำระเงินงานของหน่วยงานและองค์กรภายใต้การจัดการ

ประการที่สี่ กำกับดูแลการพัฒนาโครงการและแผนการบริหารจัดการและการดำเนินการทางธุรกิจจากเอกสารที่รวบรวมไว้ก่อนหน้านี้

ประการที่ห้า ให้จัดสรรทรัพยากรเพื่อดำเนินงานธุรการและงานเอกสารอย่างปลอดภัยและราบรื่น ก่อน ระหว่าง และหลังการจัดองค์กร

ประการที่หก รายงานสถานะการดำเนินการให้กระทรวงมหาดไทยทราบ เพื่อให้กระทรวงมหาดไทยสรุปรายงาน ให้รัฐบาล ทราบ

การออกแผนดำเนินการตามคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเรื่องการเสริมสร้างการบริหารจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญ

สำหรับกรมกิจการภายในประเทศ แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดออกคำสั่งเรื่องการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองในท้องถิ่น

ออกแผนดำเนินการตามคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเรื่องการเสริมสร้างการบริหารจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองท้องถิ่น

สำนักงานทะเบียนประวัติศาสตร์จังหวัดมอบหมายให้เจ้าหน้าที่จัดกลุ่มงานให้กับหน่วยงาน องค์กร หน่วยงาน เพื่อรับและประสานงานการรักษาเอกสารในพื้นที่ และกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบ

กำหนดให้หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดดำเนินการเชิงรุกในการรวบรวมเอกสารที่เก็บรักษาถาวรและผ่านการแก้ไขเสร็จสิ้นแล้วจากหน่วยงานหรือองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งมายังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด

แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดจัดเตรียมทรัพยากรให้เพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในห้องและคลังสินค้าที่ได้รับการยืนยันและปิดผนึกโดยหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดจะปลอดภัยจนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่รับผิดชอบหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่แล้ว

แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดจัดทำรายชื่อรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรที่จัดตั้งขึ้นภายหลังการปรับโครงสร้างหน่วยงานภายใต้การบริหารจัดการของตนโดยเร็ว

เสนอโครงการบริหารจัดการและจัดการเอกสารของหน่วยงานองค์กรต่าง ๆ ก่อนปรับโครงสร้างองค์กรให้คณะกรรมการประชาชนจังหวัดทราบ

ประสานงานกับฝ่ายบริหารระบบและปฏิบัติการ เพื่อจัดทำแผนส่งมอบงาน บูรณาการเอกสาร และฐานข้อมูลเอกสารในระบบ

หากจำเป็น ให้ปรึกษากับกรมบันทึกและจดหมายเหตุของรัฐเกี่ยวกับแผนการจัดการและการประมวลผลสำหรับบล็อคเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่รวบรวมทางสถิติไว้ก่อนที่จะจัดโครงสร้างองค์กร

ให้คำแนะนำและตอบคำถามของหน่วยงาน องค์กร และบุคคลต่างๆ เกี่ยวกับเอกสารและเอกสารสำคัญต่างๆ ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการปรับโครงสร้างองค์กรอย่างสม่ำเสมอ

ยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน

สำหรับเอกสารประวัติศาสตร์ระดับจังหวัด กระทรวงมหาดไทยเสนอให้จัดเจ้าหน้าที่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการนับ จัดเรียง บรรจุ ปิดผนึก ยืนยันปริมาณและสภาพเอกสารกระดาษและเอกสารในสื่อข้อมูลอื่น ๆ (ถ้ามี) การรับและประสานงานการรักษาไว้ ณ สถานที่หรือการรักษาไว้ชั่วคราวแบบรวมศูนย์เอกสารของหน่วยงานและองค์กร

ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบ เพื่อกำหนดจำนวนเอกสารดิจิทัลและกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบของแต่ละหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร

จัดทำรายการเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่เก็บรักษาไว้ที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดในปัจจุบัน และดำเนินการต่อไปเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีความปลอดภัย สมบูรณ์ และใช้งานได้ จนกว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเหล่านั้นจะถูกส่งมอบให้กับหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังจากการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

สังเคราะห์ปริมาณ สถานะเอกสาร ฐานข้อมูลเอกสาร และรายงานให้กรมกิจการภายใน เพื่อรายงานต่อกระทรวงกิจการภายใน

จุดศูนย์กลางจัดระเบียบและยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการจัดองค์กรไปยังหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังการจัดองค์กร

ให้คำแนะนำกรมกิจการภายในให้จัดทำแผนงานและโครงการบริหารจัดการและดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่หน่วยงานหรือองค์กรได้รวบรวมไว้ ก่อนจะจัดระบบเครื่องมือใหม่

ประสานงานกับหน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดระบบดำเนินงานโครงการและแผนงานในการบริหารจัดการและดำเนินการทางธุรกิจให้เป็นไปตามเอกสารและฐานข้อมูลที่ได้รวบรวมทางสถิติไว้ก่อนจัดระบบเครื่องมือให้ใหม่
การรวบรวมเอกสารที่เก็บรักษาถาวรซึ่งผ่านการแก้ไขอย่างสมบูรณ์แล้ว ณ หน่วยงานหรือองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งไปยังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด หากไม่มีหอจดหมายเหตุเฉพาะทาง หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดจะแจ้งให้กรมกิจการภายในจัดห้องและโกดังเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่รวบรวมได้ระหว่างขั้นตอนการจัดระบบจะปลอดภัย

ลงทะเบียนเพื่อเปิดบัญชีใหม่หรือเปิดบัญชีใหม่ขององค์กร ผู้นำ และเลขานุการบนระบบเพื่อให้มั่นใจว่าการออกและรับเอกสารเป็นไปตามกำหนด

สำหรับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร ประธานคณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอและตำบล มีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่อยู่ภายใต้ขอบเขตอำนาจหน้าที่ของตนตามบทบัญญัติของกฎหมายในระหว่างขั้นตอนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน จนกระทั่งเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเหล่านั้นถูกส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด และหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

กำหนดให้หน่วยงานและบุคคลจัดทำและจัดทำบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นแล้ว และบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น (จัดทำรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นสำหรับแต่ละหน่วยงาน)

มอบหมายให้หน่วยงานและบุคคลต่างๆ ดำเนินการสังเคราะห์และจัดทำรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นของหน่วยงานหรือองค์กร; แนบไฟล์และเอกสารที่รวบรวมแยกไว้และส่งต่อไปยังหอจดหมายเหตุของหน่วยงาน

สั่งให้หน่วยเก็บเอกสารของสำนักงานสถิติจัดเก็บเอกสารเข้าคลังเอกสาร และให้หน่วยงานและบุคคลต่างๆ รวบรวมและจัดเก็บไฟล์และเอกสารที่ยังไม่ได้ส่งเข้าคลังเอกสาร รับไฟล์และเอกสารจากหน่วยงานและบุคคลต่างๆ แล้วรวบรวมไว้ในคลังเอกสารและห้องเก็บเอกสารส่วนกลาง จำเป็นต้องให้ความสนใจ รวบรวมแยก และจดบันทึกไฟล์และเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จให้ชัดเจน

จัดเตรียมคลังสินค้า อุปกรณ์ และทรัพยากรบุคคลที่จำเป็นในการปกป้องและรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยจนกระทั่งส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจเพื่อการจัดการหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

กำกับดูแลหน่วยงานที่ดูแลและปฏิบัติการระบบสถิติเพื่อยืนยันจำนวนเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารงานที่เสร็จเรียบร้อยและยังไม่เสร็จ จัดสรรข้อมูลในระบบหรือแยกข้อมูลเข้าในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล และรับรองความปลอดภัยและความสมบูรณ์ของเอกสารและฐานข้อมูลจนกว่าจะส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดหรือหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังจากการปรับโครงสร้างเครื่องมือแล้ว

ประธานคณะกรรมการประชาชนอำเภอมอบหมายให้กรมกิจการภายในให้คำแนะนำในการจัดสร้างโกดังและอุปกรณ์ที่จำเป็นในการรวบรวมและรักษาเอกสารของหน่วยงานเฉพาะทางภายใต้คณะกรรมการประชาชนอำเภออย่างปลอดภัย จัดกำลังรักษาความปลอดภัยของเอกสารจนกว่าจะส่งมอบให้หน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่จัดการหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กร หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยบริหารใหม่จะต้องสั่งการโดยทันที:

ลงทะเบียนเปิดบัญชีใหม่หรือเปิดบัญชีใหม่ขององค์กร ผู้นำ และเลขานุการในระบบ เพื่อให้มั่นใจว่ามีการออกและรับเอกสาร ลงทะเบียนออกตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะเฉพาะทางตามระเบียบข้อบังคับ

ประสานงานกับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด หน่วยบริหารและปฏิบัติการระบบ และหน่วยงานและบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อรับเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารงานค้างที่อยู่ภายใต้อำนาจบริหาร เพื่อดำเนินการแก้ไขต่อไป

รับเอกสาร ฐานข้อมูลเอกสารภายใต้อำนาจบริหาร และเอกสารที่ห้องและคลังสินค้าในเขตพื้นที่บริหาร ประสานงานกับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์เพื่อพัฒนาแผนการจัดการการดำเนินธุรกิจสำหรับเอกสารชุดนั้นๆ

นับ ปิดผนึก และรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยในหอจดหมายเหตุและคลังสินค้าของหน่วยงาน

สำหรับเอกสารสำคัญของหน่วย งาน แผนกเอกสารสำคัญของหน่วยงานหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลเอกสารสำคัญของหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานนั้นๆ จะต้องดำเนินการตามภารกิจต่อไปนี้:

สั่งให้หน่วยงานและบุคคลจัดทำรวบรวม จัดทำเอกสารและส่งต่อให้ห้องและโกดังเพื่อจัดเก็บส่วนกลางล่วงหน้า จัดเตรียมโกดังและเงื่อนไขที่จำเป็นเพื่อรักษาเอกสารที่ได้รับจากหน่วยงานและบุคคลให้ปลอดภัย

นับ ประทับตรา และรักษาเอกสารไว้ในที่ปลอดภัยในสำนักงานหรือคลังเก็บของหน่วยงานหรือองค์กร จนกระทั่งเอกสารดังกล่าวได้ถูกส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดหรือหน่วยงานหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องภายหลังจากที่มีการจัดโครงสร้างองค์กรใหม่แล้ว

ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบสถิติ เพื่อยืนยันจำนวนเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานองค์กรต่าง ๆ ในระบบ

รับและเก็บรักษาแฟ้มและเอกสารงานค้างส่งแยกตามรายการ

ส่งมอบหรือรวบรวมแยกแพ็คเกจบันทึกที่เสร็จสมบูรณ์ก่อนหน้านี้และได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างถาวรเพื่อเตรียมส่งไปยังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์

ยื่นเอกสารบรรจุและรายการงานที่ยังไม่เสร็จในสภาพเดิม

สำหรับข้าราชการ พนักงานราชการ และลูกจ้าง ให้จัดทำและจัดทำบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นแล้ว และบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น สำหรับงานที่ยังไม่สมบูรณ์ จำเป็นต้องทำรายการและระบุให้ชัดเจน ได้แก่ ชื่องาน ชื่อของผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการ จำนวนเอกสารและเอกสารที่มีอยู่ กำหนดเวลาดำเนินการ (ถ้ามี)

เก็บสถิติบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสมบูรณ์และบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จบนระบบ; สร้างรายการบันทึกงานหรือรายการเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จบนระบบ

ส่งสถานะต้นฉบับของไฟล์ที่บรรจุ เอกสาร และรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นในระบบไปยังหน่วยเก็บถาวรของหน่วยงานหรือหน่วยงาน หรือบุคคลที่รับผิดชอบในการรวบรวมเอกสารในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบอุปกรณ์

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดเตรียมองค์กรแล้ว จำเป็นต้องประสานงานกับหน่วยเก็บเอกสารของหน่วยงานและหน่วยงานที่จัดการและดำเนินการระบบเพื่อส่งมอบบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นให้กับหน่วยงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการต่อไป

การปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ยุติการดำเนินการทันทีหลังจากการตัดสินใจเกี่ยวกับการปรับโครงสร้างองค์กร

ในส่วนของหน่วยงานที่จัดการและดำเนินงานระบบนั้น กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้มีการระบุและกำหนดขอบเขตของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบตามบัญชีของหน่วยงาน องค์กร และบุคคล โดยพิจารณาจากรายการงานที่ยังไม่แล้วเสร็จของหน่วยงานและบุคคล กำหนดขอบเขตของข้อมูลและจัดทำรายการบัญชีขององค์กรและบุคคลที่มีงานที่ยังไม่แล้วเสร็จ และจัดทำแผนการส่งมอบเมื่อได้รับคำสั่ง

รวบรวมและรายงานไปยังคณะกรรมการประชาชนจังหวัดและกรมกิจการภายในเกี่ยวกับระบบรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารที่ใช้ในระบบในปัจจุบันเพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่าง ๆ หลังจากปรับโครงสร้างเครื่องมือใหม่ให้เป็นหนึ่งเดียวและสอดประสานกัน โดยหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อน

อัปเดตระบบรหัสระบุเอกสาร รหัสไฟล์ และสัญลักษณ์ข้อความ ของหน่วยงานและองค์กรใหม่ เพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างราบรื่น

เปิดบัญชีสำหรับหน่วยงาน องค์กรและบุคคลใหม่ โดยรับรองการเชื่อมต่อกับเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนหน้านี้และฐานข้อมูลเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการหยุดชะงักในการประมวลผลงานบนระบบ
คัดแยกและจัดทำเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานที่ไม่ได้ใช้งาน และส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดหรือหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ หลังจากปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

มีแผนการใช้งานเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบเพื่อรองรับความต้องการเร่งด่วนของหน่วยงาน องค์กร และบุคคล ตลอดกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน
โปรดดูข้อความเต็มของ Official Dispatch No. 414/BNV-VTLTNN ใน ไฟล์ที่แนบมา:

ที่มา: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987