公務員をサポートするバーチャルアシスタントとして働く場合、優れた知識ベースを構築することが重要である。

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進捗をスピードアップし、作業の遅れを回避

8月30日、グエン・マイン・フン大臣は情報通信省の2024年8月国家管理会議の議長を務めた。

Wスクールグエン・マン・フン 3.jpg — 情報通信省の2024年8月国家管理会議は、8月30日に対面とオンライン形式を組み合わせて開催された。写真：レ・アン・ドゥン

会議は対面式とオンラインの両方で開催され、情報通信省のファン・タム副大臣、ファム・ドゥック・ロン副大臣、グエン・フイ・ズン副大臣、グエン・タン・ラム副大臣、ハイフォン市人民委員会のホアン・ミン・クオン副委員長、同省傘下の機関、部署、企業の長および副長のリーダーたちも出席した。

会議で情報通信省庁が更新した統計によると、2024年の最初の8か月間で情報通信産業は収益、利益、予算への貢献、および国のGDPへの貢献の面で成長を続け、前年同期比で20～25.5%の成長率を示した。

とりわけ、8月に情報通信省は、情報通信産業の伝統79周年を祝うため、一連の有意義な活動を主導しました。具体的には、タイグエン省のディンホア安全地帯とタイニン省の情報通信産業殉教者墓地での焼香式、北部、中部、南部の退職した幹部400名を超える会合の開催、省庁本部ビルでの3Dマッピング投影による情報通信産業の形成と発展の歴史の再現、大臣と省内のすべての幹部および従業員による、業界の伝統と歴史、そして現在の世代の機会、課題、使命、タスクに関する対話の開催などです。

同時に、省内の機関・部署では、多くの専門業務が引き続き安定的かつ効果的に維持されています。しかしながら、情報通信省事務局による審査結果によると、8月に部署で完了した業務は約150件でしたが、省の幹部が要求した期限を超過している業務が依然として多数存在します。多くの業務の遂行が遅れている部署については、グエン・マイン・フン大臣は、これらの部署の幹部に対し、業務の滞留を招かず、業務の完了を迅速に進めることに注力するよう要請しました。

2024年の最初の8か月間のIT業界の成長1.jpg — 今年最初の8か月間の情報通信産業の発展に関する統計。写真：情報通信省事務局

リーダーたちは、作業負荷を軽減し、役人、公務員、公務員、労働者を支援するために、技術に投資し、デジタルツールを開発する責任があるという見解は、グエン・マイン・フン大臣によって何度も肯定されてきた。

8月28日に行われた情報通信省の全職員・職員会議において、情報通信部門の責任者は、職員の作業負荷を軽減するために情報通信省が注力している2つのタスクについて発表した。それは、職員・公務員にサービスを提供する仮想アシスタントの開発と、情報通信部局から省への報告件数を年間10分の1に削減することを具体的な目標としてオンライン報告システムを導入し、それによって省内の機関・部署が報告を処理する時間も短縮することである。

上記2つの重要課題の進捗状況と成果の確認は、2024年8月に開催された情報通信省国家管理会議の議題の大部分を占めるものでした。特に、オンライン報告書は、7月中旬から現在に至るまで、情報通信省事務局によって試行的に導入されており、報告書作成業務の包括的なデジタル変革を目指し、プロセスの最適化、時間、コスト、人的資源の最小化を目指しています。

Wスクールグエン・マン・フン 1.jpg — グエン・マイン・フン大臣は、オンライン報告の導入により、上位レベルへの報告を必要とせずに下位レベルへと移行できるようになることを期待していると指摘した。写真：レ・アン・ズン

グエン・マイン・フン大臣は、情報通信省の事務局に対し、同省の専門機関・部署および近隣地域の情報通信局と協力して、機関・部署の報告様式の変更内容に基づき、オンライン報告システムの実施に関するテーマ別報告書を作成するよう要請した。

情報通信部門の責任者は、オンライン報告システムの目標は部下が上司に報告する必要がなくなる点に近づくことだと明言し、次のような要件も述べた。情報通信部門がシステム上で定期的に更新するデータに基づいて、部門や課の責任者は、担当分野の活動状況について月次または臨時の報告を行わなければならない。

公務員をサポートする仮想アシスタントとして働く場合の主なタスクは、知識ベースの構築です。

8月の国家管理会議のほとんどの時間は、国家デジタル変革庁と対外情報庁の仮想アシスタントのデモ、そして実現可能なソリューションを見つけるための意見交換と議論、特に各部の優れた知識システムの構築に費やされました。

国立デジタル変革センターの W-tro ly ao.jpg — 国家デジタル変革庁の代表であるド・ラップ・ヒエン氏が、会議で同庁のバーチャルアシスタントのデモを行った。写真：レ・アン・ドゥン

情報通信部は、専門業務におけるバーチャルアシスタントの活用を先導することを決定しました。情報通信部のバーチャルアシスタントは、人間が構築した専門知識システムと人工知能の大規模言語モデルを組み合わせたものです。業務支援におけるバーチャルアシスタントの活用を促進することで、各部署は組織知識を蓄積し、それは未来の世代に残すべき貴重な資産となります。

W-tro ly ao Cuc thong tin doi ngoai.jpg — 外部情報局長ファム・アン・トゥアン氏が、同局のバーチャルアシスタントになる方法について説明しました。写真：レ・アン・ドゥン

グエン・マイン・フン大臣は、2つのユニットのバーチャルアシスタントのデモを通じて、幹部や公務員に役立つバーチャルアシスタントの開発における同省の見解を改めて強調し、知識システムの構築が重要であり、最も重要なことだと述べた。幹部や公務員に役立つバーチャルアシスタントの優秀さは、まず知識システムでなければならない。

各部署からのナレッジシステム構築の加速方法に関する懸念に対し、グエン・マイン・フン大臣は、以下の手順を含む方法を提案しました。既存の質問を確認し、部署の業務慣行で一般的な質問かどうかを確認する。ChatGPTを使用して単一の質問に回答する。新しい質問への回答作業を分割し、部署の従業員向けに複数のコンテンツを統合した質問を2つ作成する。最後に、会議を通じて回答を「強化」し、正確性を評価し、部署のナレッジシステムに統合する。この最終ステップにより、1つのプロセス、1つのタスクに対して、システムが1つの回答のみを提供することが保証されます。 「これが、国家管理におけるChatGPTの活用方法です！」とグエン・マイン・フン大臣は述べました。

会議において、グエン・マイン・フン大臣は、ファム・ドゥック・ロン副大臣に、国家デジタル変革庁（National Digital Transformation Agency）向けのバーチャルアシスタントの迅速な開発を指揮・集中するよう指示しました。その後、国家デジタル変革庁と対外情報局（ODA）のバーチャルアシスタント開発計画を比較検討し、省内の幹部らが計画に合意し、他の部署に実施を指示する予定です。