Dokumen dan catatan apa di sektor pendidikan yang disimpan secara permanen?

Kementerian Pendidikan dan Pelatihan baru saja mengumumkan rancangan Surat Edaran yang mengatur jangka waktu penyimpanan arsip dan dokumen di bidang pendidikan dan pelatihan, menggantikan surat edaran yang mengatur jangka waktu penyimpanan dokumen profesi bidang pendidikan yang diterbitkan tahun 2016.

Dengan demikian, rancangan Surat Edaran tersebut mengatur jangka waktu penyimpanan arsip dan dokumen di bidang pendidikan dan pelatihan yang berlaku bagi unit-unit yang berada di bawah dan langsung di bawah Kementerian Pendidikan dan Pelatihan; Departemen Pendidikan dan Pelatihan; Departemen Pendidikan dan Pelatihan; prasekolah, pendidikan umum, pendidikan berkelanjutan, universitas, sekolah tinggi kependidikan, sekolah khusus, lembaga pendidikan lain yang menyelenggarakan kegiatan pendidikan di bawah tanggung jawab pengelolaan negara Kementerian Pendidikan dan Pelatihan dan badan, organisasi, dan individu terkait.

200 jenis catatan dan dokumen disimpan secara permanen

Oleh karena itu, dalam peraturan ini terdapat lebih dari 200 jenis arsip dan dokumen yang disimpan secara permanen. Misalnya, arsip yang menyetujui kebijakan pendirian atau perizinan pendirian universitas, arsip yang mengakui universitas swasta yang beroperasi nirlaba, dan arsip yang mengizinkan pelatihan hingga tingkat universitas.

Dokumen penerimaan universitas merupakan salah satu dokumen yang diarsipkan secara permanen di sektor pendidikan.

Dokumen tentang penerimaan pada program doktoral, magister, universitas, dan perguruan tinggi pendidikan seperti catatan yang menentukan target penerimaan tahunan, catatan yang mengembangkan rencana untuk memastikan kualitas masukan penerimaan, skor patokan, keputusan penerimaan, dan daftar penerimaan.

Dokumen tentang pengakuan kelulusan universitas seperti pengakuan kelulusan dan keputusan pemberian gelar, daftar kelulusan, catatan pengakuan kelulusan; catatan dan dokumen tentang pelatihan doktoral seperti catatan izin pelatihan, penghentian sementara pendaftaran, pencabutan keputusan untuk mengizinkan pelatihan dalam jurusan dan spesialisasi doktoral; catatan izin untuk bekerja sama dalam pelatihan doktoral dengan lembaga pendidikan dalam negeri; transkrip yang merangkum hasil pembelajaran per semester, tahun ajaran, program studi; catatan pengakuan kelulusan dan pemberian gelar doktoral; catatan evaluasi tesis doktoral tingkat dasar; catatan permintaan pembelaan tesis doktoral di tingkat sekolah atau lembaga, dll.

Catatan dan dokumen yang disimpan selama 20 tahun atau lebih

Terkait masa penyimpanan 70 tahun, hanya ada satu berkas untuk membangun basis data pegawai negeri sipil, guru, dan administrator pendidikan. Ini merupakan konten baru, yang sebelumnya tidak tercantum dalam surat edaran tahun 2016.

Terdapat 3 jenis dokumen yang diarsipkan selama 30 tahun, meliputi catatan evaluasi tesis master, catatan penilaian tesis master, dan pemrosesan hasil penilaian tesis master jika terjadi pengaduan serta tesis master dinilai oleh dewan evaluasi telah memenuhi persyaratan atau lebih tinggi.

Terdapat lebih dari 80 arsip kertas yang harus disimpan selama 20 tahun, seperti arsip pembentukan dewan sekolah dan pengangkatan ketua dewan perguruan tinggi negeri; dokumen pengakuan kelulusan perguruan tinggi; proyek dan tesis kelulusan perguruan tinggi yang dinilai dewan memuaskan atau lebih tinggi; arsip program dan topik penelitian ilmiah dosen dan peneliti di tingkat kementerian dan industri; arsip seleksi dan alokasi mahasiswa pra-universitas untuk belajar di universitas, sekolah tinggi, dan sekolah menengah; tabel ringkasan hasil belajar dan pelatihan siswa sekolah dasar, dll.

Catatan dan dokumen disimpan selama 2-10 tahun

Dokumen-dokumen berikut ini diarsipkan selama 10 tahun: transkrip setiap mata pelajaran termasuk nilai ujian, nilai ujian, nilai mata kuliah universitas; catatan persetujuan hasil ujian akhir mata kuliah universitas; catatan persetujuan hasil ujian akhir mata kuliah, transkrip setiap mata pelajaran termasuk nilai ujian, nilai ujian, nilai mata kuliah tingkat master, dll.

Dalam jangka waktu 5 tahun, terdapat dokumen: proyek kelulusan dan tesis yang tidak memenuhi persyaratan tingkat universitas; dokumen aplikasi dan ujian magister; transkrip setiap mata pelajaran termasuk nilai ujian, nilai ujian, nilai mata pelajaran tingkat magister; dokumen yang meninjau hasil ujian akhir, ujian akhir tingkat doktoral...

Sementara itu, laporan magang kelulusan universitas dan perguruan tinggi diarsipkan selama 3 tahun; kertas ujian dan dokumen lain yang terkait dengan ujian dan ujian kelulusan universitas dan perguruan tinggi diarsipkan selama 2 tahun.

Naskah lengkap rancangan Surat Edaran tentang jangka waktu penyimpanan arsip dan dokumen bidang pendidikan dan pelatihan dapat dilihat di SINI

Perbedaan antara peraturan lama dan baru

Surat edaran lama memuat 274 jenis dokumen, sedangkan draf surat edaran baru memuat hingga 387 dokumen. Terdapat beberapa perubahan, misalnya peraturan lama tentang dokumen pertukaran pendidikan dan pelatihan hanya berlaku selama 10 tahun, sedangkan draf baru hanya berlaku selama 5 tahun; peraturan lama tentang penyusunan, pemilihan, penilaian, persetujuan, dan penggunaan bahan ajar dan buku teks untuk semua jenjang pendidikan tinggi berlaku selama 20 tahun, sedangkan peraturan baru bersifat permanen.

Selain itu, daftar organisasi penilaian dan akreditasi mutu pendidikan internasional yang diakui Vietnam, menurut peraturan lama, disimpan selama 20 tahun, tetapi draf baru disimpan selama 10 tahun. Catatan pendirian atau izin pendirian, pembubaran, perubahan nama, pemberian, pemberian kembali izin operasional, dan penghentian sementara kegiatan penilaian mutu pendidikan bagi organisasi penilaian mutu pendidikan dalam surat edaran lama disimpan secara permanen, tetapi draf baru disimpan selama 10 tahun...

Sumber: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm