Numérisation des données d’état civil :

À l'heure actuelle, les localités de tout le pays ont mis en œuvre la numérisation et des millions de registres d'état civil ont été intégrés à la base de données électronique d'état civil. Cependant, cette mise en œuvre se heurte à de nombreuses difficultés, liées aux logiciels, à la coordination entre les agences et aux compétences du personnel. Les autorités s'efforcent de remédier rapidement à ces lacunes afin d'assurer le bon fonctionnement du système.

De nouveaux problèmes apparaissent

Afin d'accompagner les provinces et les villes dans la numérisation des données de leurs résidents, le ministère de la Justice a déployé depuis 2019 un logiciel de gestion des données d'état civil. Soucieux de susciter une forte motivation et de mener à bien le plan de numérisation des données d'état civil avant la date prévue, le ministère de la Justice et les communes ont lancé un mouvement d'émulation majeur intitulé « Accélérer l'achèvement du plan de numérisation des données d'état civil ».

Résolution des procédures administratives pour les personnes du point de service de l'administration publique du quartier de Cau Giay.

Selon les informations du journaliste, dans des provinces et des villes comme Thai Binh , Da Nang et Hanoï, le ministère de la Justice a collaboré étroitement avec les forces de police pour orienter l'examen et la comparaison des données entre la base de données électronique de l'état civil et la base de données nationale de la population, garantissant ainsi des données claires et actualisées. Des groupes Zalo ont été créés et des agents du ministère de la Justice suivent de près la situation, prêts à apporter leur soutien aux localités par divers moyens, comme l'enregistrement vidéo, des instructions par téléphone ou via l'application UltraViewer.

À Da Nang, notamment, afin de soutenir les localités dont les progrès sont lents, le ministère de la Justice a mis en place un groupe de travail qui travaille directement de 7 h 30 à 22 h dans certaines communes à faible taux afin de guider les fonctionnaires dans la numérisation. À ce jour, des localités à travers le pays ont mis en œuvre la numérisation avec des données connectées et synchronisées dans les deux sens avec la base de données nationale de la population. Hanoï a numérisé 96 % des données, contribuant ainsi à réduire la charge de travail des fonctionnaires chargés de l'enregistrement des ménages, tout en améliorant l'efficacité du règlement des procédures administratives. Les 4 % restants ne disposent pas de bases de données suffisantes pour la saisie des informations en raison de l'ancienneté des documents.

Cependant, la mise en œuvre du modèle de gouvernement local à deux niveaux a entraîné d'autres lacunes. En raison des modifications des limites administratives, la suppression du niveau de district a contraint de nombreuses personnes à modifier leurs informations de naissance et de résidence permanente. Par exemple, de nombreux citoyens qui résidaient auparavant dans le quartier de Yen Hoa (Hanoï) ont déménagé dans le quartier de Cau Giay, mais leurs informations numériques n'ont pas été mises à jour, ou les fonctionnaires ont saisi des données incorrectes, ce qui a entraîné des formalités administratives supplémentaires pour les procédures telles que l'enregistrement des mariages et des naissances.

De plus, selon Mme Pham Ho Hong Trang, dans l'arrondissement de Yen Hoa, le système d'information des procédures administratives de la plupart des localités n'est pas entièrement connecté aux logiciels d'enregistrement, de gestion des ménages et de services publics, ce qui ralentit le traitement. Alors que les fonctionnaires doivent saisir deux fois les documents et transférer les documents papier, les formulaires électroniques interactifs du système ne disposent pas de données complètes et n'intègrent pas l'exploitation des informations dans la base de données démographique nationale.

Dépannage pratique

A ce propos, le vice-ministre de la Justice Nguyen Thanh Tinh a informé qu'en suivant et en recevant les commentaires et recommandations des localités par l'intermédiaire du Centre de soutien du ministère de la Justice et d'autres canaux de soutien, le ministère a saisi les difficultés.

M. Nguyen Thanh Tinh a ajouté que la nouvelle version du système d'information de gestion et d'enregistrement de l'état civil, déployée par le ministère de la Justice à partir du 1er juillet 2025 dans le cadre du modèle de gouvernement local à deux niveaux, nécessite la coordination synchrone de nombreuses parties, notamment : le ministère de la Justice (déploiement du système logiciel, conversion des données de l'ancien système au nouveau système) ; le Bureau du gouvernement (Portail national de la fonction publique) ; le ministère de la Sécurité publique (logiciel de service public interconnecté, base de données nationale sur la population) ; le ministère des Sciences et de la Technologie et les localités (Système provincial de règlement des procédures administratives), alors que le temps de mise en œuvre est très urgent. Par conséquent, il est difficile d'éviter les problèmes dans la phase initiale.

Lors de l'inspection, la principale difficulté réside dans la méconnaissance par le personnel technique de certaines localités du modèle de synchronisation préconisé par le ministère de la Justice. Ce dernier a demandé la réalisation d'un tutoriel vidéo expliquant l'utilisation et la réalisation de chaque opération sur le Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil. Ce tutoriel a été publié sur le Portail d'information électronique et le Portail juridique national afin que les utilisateurs puissent l'étudier de manière proactive. Concernant les erreurs de connexion et de transfert de dossiers et de données, le ministère de la Justice a mis en place une équipe permanente chargée de coordonner le point focal du système provincial d'information sur les procédures administratives et le Département de la police administrative pour l'ordre social (ministère de la Sécurité publique) afin de résoudre le problème.

Selon les statistiques, 26 provinces et villes utilisent le logiciel i-Gate fourni par le Groupe des Postes et Télécommunications du Vietnam (VNPT). La ville de Hanoï et la province de Thai Nguyen utilisent les produits de Mobifone Telecommunications Corporation. La province de Quang Ninh bénéficie du soutien du Groupe FPT et cinq localités utilisent les logiciels d'autres unités technologiques. Le ministère de la Justice a chargé le Département de la Justice administrative de collaborer avec le VNPT afin d'identifier les erreurs, les lacunes et les solutions. Parallèlement, il poursuit les discussions avec les autres fournisseurs de services afin de convenir d'une finalisation avant le 25 août 2025.

En outre, le ministère de la Justice a également découvert que certaines unités au niveau des communes et certains dirigeants de comités populaires n'ont pas obtenu de signatures numériques ou les ont obtenues mais n'ont pas mis à jour correctement le logiciel de signature numérique, de sorte qu'il existe toujours des problèmes dans leur traitement ; il existe également une situation où les fonctionnaires judiciaires et d'état civil ont effectué des opérations incorrectes sur le logiciel d'enregistrement, la gestion de l'état civil et le système d'information sur les procédures administratives, ce qui a entraîné des retards prolongés.

Le ministère de la Justice organise des groupes de travail pour inspecter et fournir des conseils directs dans un certain nombre de localités confrontées à des difficultés et des obstacles afin de soutenir la solution de manière pratique, mise en œuvre dans 12 localités, dont Hanoi.

Source : https://hanoimoi.vn/so-hoa-du-lieu-ho-tich-chu-dong-go-kho-van-hanh-thong-suot-713561.html