El Decreto No. 196/2025/ND-CP complementa la Sección 2a, Capítulo II, regulando el orden y procedimientos de la certificación consular y la legalización consular electrónica.
Decreto por el que se establecen normas específicas para la recepción y trámite de solicitudes de certificación consular y legalización consular en el entorno electrónico:
1. Los solicitantes de certificación y legalización consular presentan sus solicitudes en línea de la siguiente manera:
- Ingresar a su cuenta en el Portal del Servicio Público Nacional mediante una cuenta de identificación electrónica de conformidad con la ley de identificación y autenticación electrónica; proporcionar información en formato electrónico interactivo, cargar copias electrónicas de documentos y papeles solicitando certificación consular y legalización consular.
- Para las solicitudes de legalización consular, el solicitante debe cargar una copia electrónica de la traducción de los documentos y papeles solicitados para la legalización consular al vietnamita o al inglés, si los documentos y papeles no están preparados en los idiomas mencionados anteriormente.
2. Tras completar la solicitud, el solicitante recibe un código de expediente administrativo para supervisar, consultar el progreso de la solicitud o acceder a ella cuando la autoridad competente lo solicite para la certificación o legalización consular. El solicitante es responsable de mantener y garantizar la confidencialidad del código de expediente administrativo.
3. El mismo día hábil, al recibir la solicitud de certificación consular y legalización consular en línea, la autoridad competente en materia de certificación consular y legalización consular verificará la exactitud e integridad de la solicitud.
a) En caso de que el expediente sea incompleto o inadecuado, el solicitante deberá complementar y completar los documentos necesarios conforme al formato de Solicitud de complementación y finalización de expediente;
b) En caso de que el expediente esté completo y no se encuentre en los 2 casos (casos exentos de legalización consular; casos en que los papeles y documentos no estén certificados o legalizados consularmente), enviar inmediatamente un aviso de pago de tasa al solicitante vía correo electrónico o enviar un mensaje de texto vía teléfono móvil al solicitante o la función de envío de mensaje al solicitante del Portal Nacional de Servicio Público;
c) Los expedientes de solicitud sólo se recibirán oficialmente para su tramitación y emisión de acuse de recibo y citación de resultados a través del método especificado en el punto b anterior cuando se hayan completado, complementado, se haya garantizado que están completos y son apropiados y se haya abonado la tasa prescrita.
La cláusula 5, artículo 11, estipula que el plazo de tramitación es de un día hábil a partir de la fecha de recepción de un expediente completo y válido para los casos con entre 1 y 4 documentos. En los casos con entre 5 y 9 documentos, el plazo de tramitación no excederá de dos días hábiles. En los casos con 10 o más documentos, el plazo de tramitación podrá ser mayor, pero no excederá de cuatro días hábiles.
El plazo de liquidación se prescribe en la Cláusula 5, Artículo 11 de este Decreto y se calcula a partir del momento del envío del Recibo de Solicitud y cita para devolución de resultados o del envío de un mensaje al solicitante con una cita para devolución de resultados.
d) En caso de que la copia electrónica de los documentos se encuentre en los supuestos previstos en los artículos 9 y 10 del presente Decreto, el organismo receptor del expediente deberá denegar su admisión, expresando las razones en el formulario de Denegación de trámite del expediente y remitiéndolo al solicitante en la forma prevista en el apartado b).
d) En caso de que sea necesario verificar, aclarar o si por otras razones los resultados no se pueden entregar a tiempo, el organismo receptor del expediente enviará una nota de disculpa y reprogramará la fecha de entrega de los resultados según lo establecido en el punto b). El organismo receptor del expediente llevará a cabo el proceso de verificación de conformidad con las disposiciones correspondientes de la Cláusula 6, Artículo 11, Cláusula 4, Artículo 13, Cláusula 5, Artículo 14, Cláusula 5 y Artículo 15 del presente Decreto.
4. La certificación consular y la legalización electrónica de documentos se realizan sobre la base de:
a) Verificar la autenticidad de la firma electrónica de la autoridad u organización competente de Vietnam en la copia electrónica de los documentos que solicitan certificación consular de acuerdo con las disposiciones de la ley relacionada con las transacciones electrónicas, firmas digitales y certificados digitales; o
b) Verificar la autenticidad de la firma electrónica de la agencia de representación diplomática , agencia consular u otra agencia autorizada para realizar funciones consulares de un país extranjero en Vietnam que haya sido notificada o presentada oficialmente a través de canales diplomáticos en la copia electrónica de los documentos y papeles que solicitan legalización consular ante la autoridad competente en el país o verificar la autenticidad de la firma electrónica del Ministerio de Asuntos Exteriores u otra autoridad competente del país extranjero donde se encuentra la Agencia de Representación o la Agencia de Representación concurrente que haya sido notificada o presentada oficialmente a través de canales diplomáticos en la copia electrónica de los documentos y papeles que solicitan legalización consular ante la agencia de representación en el extranjero; o
c) Los resultados de la verificación de las agencias y organizaciones vietnamitas competentes confirman la autenticidad de la firma digital en la copia electrónica de los documentos y papeles solicitados para la certificación consular o los resultados de la respuesta de las agencias extranjeras competentes confirman la autenticidad de la firma digital en la copia electrónica de los documentos y papeles solicitados para la legalización consular.
5. La persona que solicite la certificación y legalización consular en el entorno electrónico recibirá el resultado como copia electrónica del documento o papel con sello de certificación electrónica y firma digital de la autoridad competente para la certificación y legalización consular, enviada por correo electrónico, al almacén electrónico de gestión de datos de esa organización o persona, o enviada a un dispositivo digital, mediante un método de transmisión de datos adecuado, que garantice la seguridad y confidencialidad de la información.
6. La firma digital del organismo o persona autorizada para certificar documentos consulares y legalizarlos deberá cumplir con las normas legales sobre firma digital para el servicio público especializado.
7. Los Formularios de Recepción de Documentos y Cita para Devolución de Resultados, Solicitud de Documentos Adicionales, Completamiento de Documentos, Rechazo de Documentos, Disculpas y Formulario de Reprogramación para Devolución de Resultados deberán cumplir con la normativa legal sobre la implementación del mecanismo de ventanilla única y única en el trámite de procedimientos administrativos.
El Decreto No. 196/2025/ND-CP entra en vigor a partir del 3 de agosto de 2025. Las normas sobre certificación consular y legalización consular electrónica se aplican a partir del 1 de enero de 2026.
Phuong Nhi
Fuente: https://baochinhphu.vn/quy-dinh-moi-ve-thu-tuc-chung-nhan-lanh-su-hop-phap-hoa-lanh-su-dien-tu-102250704184805687.htm
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