ยกเลิกการประชุมเพื่อลดความเหนื่อยล้าของพนักงาน

โจชัว เซอร์เคิล ชาวอเมริกัน คิดว่าเขาถึงขีดจำกัดแล้วด้วยตารางประชุมรายสัปดาห์ที่แน่นขนัด

“ผมอยากจะร้องไห้เมื่อดูตารางการประชุมของตัวเอง” ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดของบริษัทแอปจัดการธุรกิจ Asana กล่าว การประชุมติดต่อกันทำให้เขาทำงานได้ยากขึ้น

ความวิตกกังวลที่เพิ่มมากขึ้นของ Zerkel ได้รับการยอมรับจากบริษัท ซึ่งเสนอให้ยกเลิกการประชุมประจำชั่วคราว พวกเขาเรียกมันว่าการประชุมวันสิ้น โลก

“ผมคิดว่าสิ่งต่างๆ กำลังดีขึ้น” เซอร์เคิลกล่าว

ภาพประกอบ: วอชิงตันโพสต์ — ภาพประกอบ: *วอชิงตันโพสต์*

การประชุมที่มากเกินไปเป็นปัญหาสำหรับพนักงานออฟฟิศหลายคน จากการศึกษาวิจัยใหม่ของ Microsoft พบว่า 68% ของผู้คนบอกว่าพวกเขาถูกรบกวนและไม่สามารถจดจ่อกับการประชุมได้

บริษัทต่างๆ เพิ่มการประชุมระหว่างการระบาดของโควิด-19 เพื่อรักษาความสัมพันธ์กับพนักงาน พฤติกรรมดังกล่าวยังคงมีอยู่มาจนถึงทุกวันนี้ แต่บริษัทต่างๆ กำลังพิจารณาแนวทางการประชุมใหม่ โดยลดการประชุมลงเพื่อเพิ่มผลงานและลดภาวะหมดไฟในการทำงานของพนักงาน

Steven Rogelberg อาจารย์มหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนา กล่าวว่า "มีผู้สนใจการประชุมในสำนักงานจำนวนมาก"

ทีมงาน 9 คนของ Zerkel ได้ลบการประชุมวันพุธออกจากตารางงาน ทำให้ประหยัดเวลาได้ 11 ชั่วโมงต่อเดือน จากนั้น Doomsday Meetings ก็ เปิดให้คนเข้าร่วมได้ 60 คน ทำให้บริษัทต้องดำเนินการตามคู่มือที่สั่งให้แผนกต่าง ๆ ลดการประชุมลงเป็นกฎเกณฑ์

Rebecca Hinds หัวหน้าฝ่ายกลยุทธ์ของ Asana กล่าวว่า “เราเปลี่ยนตารางและโครงสร้างของการประชุมอย่างรอบคอบ เราจะยกเลิกการประชุมที่ไม่มีสาระมากนัก” ในขณะเดียวกัน ผู้นำยังสนับสนุนให้ผู้คนปฏิเสธการประชุมที่ไม่มีคุณค่า

ในช่วงปลายเดือนมกราคม แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ Shopify ได้ขอให้พนักงานยกเลิกการประชุมทั้งหมดเป็นเวลา 2 สัปดาห์ ภายในเดือนกรกฎาคม พนักงานคาดว่าจะลดการประชุมลง 14% และภายในสิ้นปีจะลดลง 18%

เมื่อปีที่แล้ว บริษัทซอฟต์แวร์ Techsmith ได้งดการประชุมเป็นเวลาหนึ่งเดือน โดยเลือกใช้การประชุมทางข้อความหรือ วิดีโอ จากการสำรวจภายในพบว่าพนักงานมีประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นร้อยละ 15 และร้อยละ 85 ระบุว่าจะงดหรือลดการประชุม นอกจากนี้ จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมยังลดลงด้วย

“เราปกป้องพลังงานของพนักงานเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานได้ดีที่สุด” เวนดี้ แฮมิลตัน ซีอีโอกล่าว

แพลตฟอร์มอัตโนมัติ Zapier ได้นำนโยบาย "สัปดาห์แห่งการโฟกัส" มาใช้กับพนักงาน โดยที่แต่ละคนจะกำหนดเป้าหมายและลำดับความสำคัญสำหรับสัปดาห์นั้นๆ นโยบายดังกล่าวไม่ได้ขจัดการประชุมออกไปโดยสิ้นเชิง แต่สนับสนุนให้หลีกเลี่ยงการประชุมหากไม่จำเป็น

พนักงานร้อยละ 80 กล่าวว่าพวกเขาบรรลุเป้าหมาย ตามผลสำรวจของ Brandon Sammut ผู้อำนวยการฝ่ายบุคลากรของ Zapier

นอกจากนี้ แอพ Slack สำหรับจัดระเบียบพนักงานยังเปิดตัว Summer Focus Fridays และ Innovation Weeks ที่ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานเป็นเซสชันที่เน้นจุดมุ่งหมายและไม่สะดุด

พวกเขากำลังทดลองลดการประชุมลง 50% และส่งเสริมให้มีช่วงเวลาพักการทำงานมากขึ้น Slack ใช้ AI เพื่อสรุปประเด็นสำคัญเพื่อให้พนักงานสามารถข้ามการประชุมได้

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงนี้ยังนำมาซึ่งความท้าทายมากมาย ในบางกรณี การประชุมที่ลดลงหมายถึงโอกาสในการเรียนรู้และสังเกตจากผู้อื่นน้อยลง

ศาสตราจารย์ Rogelberg กล่าวว่ากลยุทธ์ในการลดการประชุมจะมีประสิทธิผลหากครอบคลุมถึงทั้งแผนก ผู้นำมีหน้าที่รับผิดชอบในการวางแผนและดึงดูดผู้อื่นเข้ามามีส่วนร่วม ขณะที่พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการพัฒนาเป้าหมายของตนเอง “การผสมผสานกันดังกล่าวจะช่วยให้พวกเขารู้สึกตกใจน้อยลงเมื่อวัฒนธรรมการประชุมเปลี่ยนไป” เขากล่าว

เซอร์เคิลรู้สึกขอบคุณบริษัทสำหรับตารางงานใหม่นี้ “พวกเขากล้าหาญและแน่วแน่ต่อการเปลี่ยนแปลงนี้” เขากล่าว

Ngoc Ngan (อ้างอิงจาก วอชิงตันโพสต์ )

แหล่งที่มา