Luong Son kommune legger ved QR-koder til alle 405 administrative prosedyrer

Med bare en smarttelefon og noen få sekunders skanning av QR-koden kan folk i Luong Son kommune få tilgang til informasjon om 405 administrative prosedyrer under kommunens myndighet. Ikke mer ståing i lange køer foran en tavle full av dokumenter, ikke mer bekymring for «manglende skjemaer eller manglende papirer» – all informasjon er nå innen rekkevidde.

Luong Son kommune ble dannet etter den administrative enhetsordningen i 2025 i henhold til resolusjon 1676/NQ-UBTVQH15 fra nasjonalforsamlingens stående komité. Med et areal på over 131 km2 og en befolkning på nesten 45 400 mennesker er kommunen et stort område med en stor befolkning og en mangfoldig kulturell bakgrunn med en stor andel muong-folk. Mengden administrative prosedyrer har derfor økt raskt, og kommunens servicesenter for offentlig administrasjon mottar i gjennomsnitt mer enn 150 registre per dag. Behovet for å slå opp og utarbeide registre blir stadig mer presserende, og krever en ny tjenestemetode – basert på teknologi, men som må være brukervennlig og tilgjengelig for alle grupper av innbyggere.

Innbyggerne i Luong Son kommune blir bedt om å bruke QR-koder for å få tilgang til administrative prosedyrer.

Herr Nguyen Anh Duc – leder av folkekomiteen i Luong Son kommune – understreket: «Administrativ reform stopper ikke ved slagord. 405 QR-koder er en forpliktelse til å gjøre prosessen transparent, slik at folk enkelt kan slå den opp og tjenestemenn kan håndtere den problemfritt. Vårt endelige mål er folks tilfredshet.»

Det er verdt å merke seg at denne metoden ikke er kostbar. Det er bare en «overgang» av oppføring fra papir til digitalt miljø, men effekten er umiddelbar: Åpenhet – standardisering – tidsbesparelse for både ansatte og tjenestemenn.

For å få 405 QR-koder måtte de ansatte ved Public Administration Center gjennomgå og standardisere alle prosedyrer, oppdatere skjemaer, gebyrer og behandlingsvilkår.

Dam Thi Huong, assisterende direktør ved senteret, delte: «I starten var det mange som ikke var kjent med det, spesielt ikke de eldre. Vi la ut QR-koden, ga direkte instruksjoner, spilte til og med inn videoer av operasjonen og delte dem via Zalo-grupper. Når de syntes det passet, spredte folk ordet til hverandre.»

Endringen reduserer også behovet for tilleggsdokumenter betraktelig. Folk forbereder seg hjemme og sender inn når de ankommer, noe som sparer tid og unngår kø i rushtiden.

Herr Nguyen Van Tu i Dong Bai-distriktet sa: «Tidligere, når jeg skulle gjøre papirarbeid, var jeg bekymret for å kaste bort tid fordi jeg måtte finne prosedyrene, og etter å ha lest dem forsto jeg fortsatt ikke. Nå, når jeg skanner koden, har jeg all informasjonen, jeg forbereder den hjemme, og når jeg kommer til senteret, trenger jeg bare å sende den inn. Det er mye raskere.»

Fru Bui Thi Tam, en handelsmann på Luong Son-markedet, sa kort: «Jeg utfører prosedyrer for bedriftsregistrering, skanner koden, og alle skjemaene er tilgjengelige. Du trenger ikke lenger å bekymre deg for å gå glipp av dette eller hint. Veldig praktisk.»

I gjennomsnitt er det omtrent 120 sett med dokumenter per dag – et stort antall for en kommune – nå er det ikke lenger en overbelastning. QR-koden hjelper folk med å gå rett til prosedyrene de trenger, og tjenestemenn har grunnlaget for å behandle dem raskt. Før hadde papiroppføringstavlen bare noen få tekstlinjer som var vanskelige å forstå, men nå er alle instruksjonene og detaljerte skjemaer rett på smarttelefonen med QR-koden – et kjent verktøy for folk flest.

Folk skanner riktig for å slå opp informasjon om administrative prosedyrer

Herr Nguyen Anh Duc bekreftet: «Vi ønsker at folk ikke lenger skal føle seg «overveldet» av papirarbeid når de går inn i administrasjonssenteret. Med én skanning av koden fremstår informasjonen fullstendig, transparent og lettforståelig. Det er en liten, men effektiv måte å gjøre ting på.» Det er verdt å nevne at Luong Sons initiativ ikke kommer fra et massivt teknologiprosjekt, men fra folks reelle behov. Flaskehalsen er at det er mange dokumenter og forvirrende prosedyrer; løsningen er QR-kode – enkel, alle kan bruke den. Denne modellen viser også at: Digital forvaltning er ikke en fjern ting, men starter med små endringer som berører daglige behov. Når administrative prosedyrer er «inneholdt i én skanning av koden», blir forvaltningen transparent og nærmere; folk blir mindre plaget; embetsmenn jobber også mer vitenskapelig. Det er et klart politisk budskap: Reform for å tjene, for å styrke folks tillit til grasrota administrative apparat.

Mange forslag kan hentes fra Luong Son. Med utgangspunkt i reelle flaskehalser: Høy etterspørsel, mange dokumenter, kompliserte prosedyrer, derfra finnes det løsninger som dekker de riktige behovene. Design for de fleste: Ingen behov for å installere en separat applikasjon; Zalo/hvilket som helst kamera kan skanne. Kombinasjon av "digitalt" og "papir": Listetavlen eksisterer fortsatt, men QR er en "snarvei" til den siste oppdateringen. Transparent måling: Hastigheten av dokumenter som må suppleres, behandlingstid, tilfredshetsnivå - overvåkes og forbedres. Ser man bredere, kan en ekte QR-kodetavle, ekte drift, hjelpe lokaliteter med å spare tusenvis av arbeidstimer hvert år, redusere sosiale kostnader og bidra til å bygge en digital forvaltning. Fra papirtavler til QR-koder, fra "prosedyreskoger" til kompakt informasjon på en telefon, har Luong Son bevist at offentlig forvaltningsreform kan starte helt fra små, men praktiske og effektive ting.

Le Chung - Thuy Anh

Kilde: https://baophutho.vn/xa-luong-son-gan-ma-qr-cho-toan-bo-405-thu-tuc-hanh-chinh-238818.htm