Este es el primer día en que entran en vigor oficialmente la Ley del Notariado de 2024 y el Decreto 104/2025/ND-CP, abriendo un período de fuerte transformación digital en las actividades notariales, especialmente la implementación de la notarización electrónica y el almacenamiento electrónico de registros.
En la Notaría n.° 1 de Ciudad Ho Chi Minh (calle Pasteur), la gente acude constantemente a realizar trámites. Como personas que acudían a certificar documentos, presenciamos una mañana de trabajo urgente de especialistas y notarios. Cuando preguntamos sobre la posibilidad de tomar fotos al certificar documentos y registros, y sobre la aplicación de la notarización electrónica, los especialistas respondieron con entusiasmo y claridad.
En la mañana del 1 de julio, la mayoría de las notarías privadas tuvieron que acudir a las autoridades competentes para cambiar sus sellos, mientras que las notarías estatales como la Notaría Nº 1 comenzaron a realizar trabajos según la nueva normativa.
En declaraciones al periódico SGGP, el Sr. Nguyen Ho Phuong Vinh, subdirector de la Notaría Nº 1 de Ciudad Ho Chi Minh, dijo que sin esperar hasta el 1 de julio, la unidad había realizado una capacitación interna, creado un proceso sobre quién hace qué, cómo almacenar y cómo convertir registros en papel a electrónicos.
Según la normativa, a partir del 1 de julio, las actas notariales en papel deben convertirse en mensajes de datos para su almacenamiento electrónico en las transacciones notariales. Las actas notariales realizadas antes del 1 de julio de 2025 se convertirán y almacenarán electrónicamente según los requisitos operativos de la organización notarial que las gestione.
Según el Sr. Vinh, actualmente, tanto en Ciudad Ho Chi Minh como en todo el país, la notarización electrónica se está implementando en diversas áreas y el software también se está probando de diversas maneras. En particular, el software CMC de Ciudad Ho Chi Minh ha sido capacitado por el Departamento de Justicia, y las notarías también han visto la versión demo del software. Sin embargo, lo más importante sigue siendo atender las necesidades reales de la gente.
Todas las organizaciones notariales pueden equiparse con sistemas de notarización electrónica, pero si no los necesitan, seguirán optando por la notarización en papel, como antes. La mayoría de las notarizaciones electrónicas actualmente solo se utilizan en agencias y unidades que requieren la presentación de documentos en línea, analizó el Sr. Vinh.
Aunque aún quedan muchos aspectos por mejorar, el Sr. Vinh cree que, si se implementa correctamente, la notarización electrónica traerá grandes beneficios. Si las agencias sincronizan y comparten datos, es casi seguro que los documentos falsos desaparecerán. Los documentos falsos de propiedad y de identidad pueden eliminarse si los datos se digitalizan y verifican mediante biometría, huellas dactilares, fotos oculares... Los notarios solo necesitan mirar hacia arriba para detectarlos de inmediato.
Según el notario Nguyen Ho Phuong Vinh, el cambio de ley es para servir mejor a la gente, pero para que la conversión sea verdaderamente efectiva, lleva tiempo para que la gente se acostumbre, requiere una infraestructura tecnológica sincrónica y un cambio de pensamiento de los notarios y las agencias que reciben los documentos.
En el primer día de implementación de la nueva ley, aunque todavía quedan muchas cosas por ajustar, el ambiente en las notarías muestra una señal positiva.
No todos los tipos de documentos requieren una fotografía.
Según el notario Nguyen Ho Phuong Vinh, no todos los documentos requieren una foto del firmante al ser notariados. Las actividades de notarización en las organizaciones notariales se dividen en varios tipos, incluyendo la certificación de transacciones, la certificación de copias auténticas de originales, la certificación de firmas y la certificación de firmas de traductores.
De estos, solo la certificación de transacciones, también conocida como documentos notariados, requiere tomar fotos de todas las partes firmantes para garantizar la autenticidad de la transacción. Además, algunas actividades, como la certificación de copias de originales, la certificación de firmas o la certificación de la firma de intérpretes, no requieren tomar fotos.
Sin embargo, la regulación de la toma de fotos al certificar transacciones a veces genera situaciones de risa y llanto. "Por ejemplo, nos invitan a firmar fuera de la sede, pero es un centro de detención o un lugar donde está prohibido tomar fotos. En ese caso, debe haber consenso, o la unidad notarial debe ser flexible, o la parte que invita debe crear las condiciones adecuadas. No puede ser rígida; sin duda, una de las dos partes tendrá que adaptarse proactivamente", compartió el Sr. Vinh.
Fuente: https://www.sggp.org.vn/ngay-dau-ap-dung-luat-cong-chung-moi-nhip-lam-viec-tat-bat-ky-vong-ve-su-thay-doi-lon-post802068.html
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