Mi jefe compra facturas para pagar gastos externos. ¿Hay algún riesgo?

El equipo de ventas de mi empresa va a comprar suministros o gastos de negocio... especializándose en comprar facturas para llenar registros de pagos.

Muchas veces, los vendedores compran facturas para completar los documentos de pago, y los contadores no pueden hacer nada. Las autoridades fiscales tienen que usar pegamento para explicarlo.

Al principio, el cheque estaba bien porque el proveedor de facturas seguía operando. Unos años después, abandonó la dirección. Ahora, la liquidación de impuestos exige la retirada de la factura y una multa. Dar explicaciones al funcionario de Hacienda es muy difícil .

Una serie de opiniones de empresas participantes en el seminario sobre riesgos financieros y contables celebrado en la tarde del 19 de noviembre, mostraron que muchas empresas aún no son plenamente conscientes de los riesgos potenciales que conlleva la compra y venta de facturas.

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Las empresas pueden comprobar la legalidad de sus facturas consultándolas en el sitio web del Departamento de Hacienda. Foto: Binh Minh

Con 15 años de experiencia en el campo de la contabilidad y los impuestos, la Sra. Dinh Thi Huyen, directora de Savitax Tax Consulting JSC, ha sido testigo de muchos casos desafortunados.

Recientemente, una empresa dedicada a la instalación de ascensores, tras una inspección de las autoridades fiscales, descubrió una gran cantidad de facturas dudosas. El director explicó que la empresa, ubicada en Ciudad Ho Chi Minh, realizó un proyecto en Hanói entre 2020 y 2021. Tuvieron que contratar a un grupo de personas en Hanói para realizar pequeñas tareas. Este grupo no tenía personalidad jurídica, por lo que no podía emitir facturas, así que tomó facturas de otras empresas y las envió para su cobro. Actualmente, el director no puede contactar con estos colaboradores ni sabe qué empresa emitió las facturas. Si bien es cierto que los costos reales incurridos en la empresa son reales, afirmó la Sra. Huyen.

Otro caso común, según la Sra. Huyen, es que el equipo de ventas trabaja fuera, compra productos baratos sin facturas ni documentos, luego compra facturas de otras unidades y las devuelve al departamento de contabilidad para su pago. Sin herramientas de control de facturas, es difícil para los contadores saber si esta factura proviene de una red de comercialización de facturas o no.

Cabe señalar que, en el contexto de un gran número de empresas y un número reducido de funcionarios fiscales, muchas tienen que esperar de 5 a 7 años para ser citadas a declarar impuestos. Recientemente, una empresa recibió una notificación de la autoridad fiscal solicitando la preparación de documentos de 2019 a 2023.

Solo cuando las autoridades fiscales intervinieron, muchas empresas se vieron en problemas al descubrir que utilizaban facturas ilegales, con numerosas consecuencias. Además de no poder deducir el impuesto sobre el valor añadido (IVA) debido a facturas inválidas, las empresas también fueron multadas y tuvieron que pagar compensaciones por los gastos relacionados con estas facturas.

Desde finales de 2023 hasta la fecha, la autoridad fiscal ha emitido una serie de comunicados oficiales sobre empresas que utilizan facturas ilegales, y muchos contables han tenido que explicarlo. Muchos empresarios han tenido que pagar grandes sumas de dinero para gestionar facturas ilegales utilizadas en el proceso contable. Es desgarrador cuando un contable tiene problemas con la ley al gestionar facturas para empresas, comentó la Sra. Huyen.

Si bien aún hay muchas empresas que se ganan la vida comprando y vendiendo facturas, que pueden operar solo por un corto tiempo, para reducir el riesgo de liquidación de impuestos más adelante, la Sra. Huyen recomienda que las empresas controlen cuidadosamente las facturas de entrada.

Las empresas pueden comprobar la legalidad de las facturas consultando el sitio web de la autoridad fiscal, comparando la lista de empresas con riesgos de factura publicada por el Departamento General de Impuestos; o utilizando un software de procesamiento de facturas de entrada con funciones de advertencia de riesgos de factura.

Según la normativa vigente, son facturas y documentos inválidos: Borrados o modificados hasta perder su autenticidad; No conformes a la forma prescrita, sin firma o sello del vendedor; Información insuficiente sobre el comprador, vendedor, artículo, cantidad, precio unitario, etc.; Facturas falsas, sin transacciones reales.