Ho-Chi-Minh-Stadt: Digitalisierung eines One-Stop-Shops zur besseren Unterstützung der Bevölkerung bei Verwaltungsverfahren

Dank der Bemühungen der lokalen Behörden konnten die Menschen in Ho-Chi-Minh-Stadt in jüngster Zeit von Neuerungen bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren profitieren.

Die Mitarbeiter des One-Stop-Shops im Bezirk 6 unterstützen die Menschen bei Behördengängen. Foto: BAO PHUONG

QR-Code-One-Stop-Shop

Beim Betreten einer beliebigen zentralen Abteilung des Volkskomitees eines beliebigen Bezirks, einer Gemeinde, eines Distrikts oder Kreises in Ho-Chi-Minh-Stadt sind die Menschen leicht in der Lage, QR-Codes zu sehen, die auf Tischen, Glastüren und Wänden in diesem Bereich angebracht sind.

Dabei handelt es sich um QR-Codes zur Anmeldung bei Online-Portalen der öffentlichen Hand, um QR-Codes für Verfahren in verschiedenen Bereichen zur einfachen Handhabung durch die Menschen oder um QR-Codes zur Online-Zahlung von Gebühren während des Verfahrens.

Zahlreiche Kioske zum Nachschlagen von Akten, Desktop-Computer, an denen die Mitarbeiter direkt Verfahren durchführen können, oder Fernsehbildschirme mit einfachen Videos zur Anleitung der Mitarbeiter … machen die One-Stop-Abteilung moderner.

Beim Volkskomitee der Gemeinde Vinh Loc A im Bezirk Binh Chanh war Herr Tan Hien Phat überrascht von den Änderungen im zentralen Service der Gemeinde, als er Dokumente notariell beglaubigen ließ. „Ich gehe selten zur Gemeinde, weil ich überall arbeiten muss, um meinen Lebensunterhalt zu verdienen. Jetzt, wo ich Papierkram erledigen muss, bin ich zurück in meine Gemeinde gegangen, um das zu erledigen. Alles ist so anders. Ich sehe überall QR-Codes, ich kann sie zum Bezahlen scannen, ich kann sie scannen, um Formalitäten zu erledigen, alles scheint einfacher zu sein, als wenn ich zu einer staatlichen Behörde gehe“, sagte Herr Phat.

Herr Dang Van Ha setzte eine Lesebrille auf, um die QR-Codes direkt am Eingang des One-Stop-Shops der Gemeinde Vinh Loc A zu betrachten. „Ich sah die QR-Codes mit den Worten ‚dieses Feld‘ und ‚jenes Feld‘. Ich scannte sie mit meinem Handy und sie zeigten Anweisungen, denen man folgen sollte“, sagte Herr Ha. Er sagte, dass die Anweisungen zwar lang, aber interessant seien. Er könne sie speichern und bei Bedarf zum Studium herausnehmen und sich ansehen, welche Verfahren für welches Feld erforderlich seien.

Der Vorsitzende des Volkskomitees der Gemeinde Vinh Loc A im Bezirk Binh Chanh erklärte, die Initiative zur QR-Code-Einführung des zentralen Anlaufstellen-Systems sei von den Beamten und Staatsbediensteten ausgegangen, die die Dokumente der Bürger direkt entgegennehmen und zurücksenden. Die Beamten nutzen QR-Codes, um die Zufriedenheit der Bürger mit der Bearbeitung ihrer Dokumente zu bewerten. Es gibt Codes, die direkt zu Zalo-Seiten, der elektronischen Informationsseite der Gemeinde, führen. Insbesondere gibt es viele QR-Codes, die 133/133-Sätze kommunaler Verwaltungsverfahren digitalisieren, die die Bürger kennen müssen.

Menschen nutzen QR-Codes direkt am Eingang des One-Stop-Shops der Gemeinde Vinh Loc A. Foto: LE THOA

Laut dem Vorsitzenden der Gemeinde Vinh Loc A im Bezirk Binh Chanh handelt es sich um einen Versuch, eine digitale Verwaltung aufzubauen. Erfreulicherweise wurde dies von der Bevölkerung angenommen und hat viele positive Auswirkungen. „Wir wissen auch, dass die digitale Transformation des Verwaltungssystems keine Sache von heute auf morgen ist, sondern Ausdauer erfordert, damit die Menschen sie verstehen und ihre Denkweise ändern können“, sagte der Vorsitzende.

Um die Digitalisierung des One-Stop-Shops fortzusetzen, sagte der Vorsitzende der Gemeinde Vinh Loc A, dass die Gemeinde die kürzesten und am einfachsten zu verstehenden Handbücher für Verwaltungsverfahren entwickeln werde, damit die Menschen keine Zeit mit der Aufnahme dieser 133 Sätze von Verwaltungsverfahren verschwenden müssten.

„In einem dicht besiedelten Gebiet, in dem 80 % der Bevölkerung Einwanderer sind, von denen die meisten Arbeitnehmer sind, kann der Zugang zur digitalen Verwaltung nicht schnell erfolgen. Daher muss die Regierung ihre Methoden kontinuierlich verbessern“, fügte er hinzu.

Im Bezirk Binh Tan erklärte der Vorsitzende des Bezirksvolkskomitees, dass die Empfangs- und Ergebniszustellungsabteilung des Bezirksvolkskomitees und zehn Bezirke die ihnen unterliegenden Verwaltungsverfahren mit QR-Codes veröffentlicht hätten, um die Suche nach relevanten Inhalten zu erleichtern. Der Bezirk hat außerdem QR-Codes mit integrierten Links veröffentlicht, damit Anträge einfach online über das öffentliche System weitergeleitet und eingereicht werden können.

Zusätzlich zur Verwendung von QR-Codes sind zehn Bezirke auch mit Computern ausgestattet, sodass sich Personen, die direkt zum Hauptsitz des Volkskomitees des Bezirks oder der Nachbarschaft kommen, anmelden und online Anträge einreichen können.

Dank vieler Anstrengungen erreichte die Umsetzungsquote des Online-Öffentlichkeitsdienstes im Distrikt im Jahr 2024 97,7 %, was einer Steigerung von 28,5 % gegenüber 2023 entspricht.

Menschen nutzen den Kiosk vor dem One-Stop-Shop im Bezirk 3, um eine Nummer für Behördengänge zu erhalten. Foto: THUAN VAN

Lösen Sie Verfahren im Laufe der Zeit

Im Bezirk 6 ist das rund um die Uhr geöffnete automatische Dateiannahme- und -rückgabesystem (24/7 ATM genannt) vor dem Sitz des Bezirksvolkskomitees ein Höhepunkt der lokalen digitalen Transformationsarbeit und wurde im März 2021 in Betrieb genommen.

Jeden Morgen geht Frau Ngu Bao Vinh, eine Mitarbeiterin des Online Public Service Consulting Teams, zum rund um die Uhr geöffneten Geldautomaten, um die Dokumente zu prüfen, die die Bürger zuvor in den Automaten eingelegt haben. Nach dem Sortieren schickt sie die Dokumente zur Bearbeitung an die zuständigen Abteilungen. Diese Arbeit findet dreimal täglich zu festen Zeiten statt: 8:00, 13:30 und 16:00 Uhr.

Nachdem Frau Vinh die Ergebnisse der Abteilungen erhalten hat, prüft sie die Dokumente, sortiert sie nach Art des Verfahrens und bringt sie zum Geldautomaten, um den Personen die Ergebnisse mitzuteilen. Für jedes in den Automaten eingegebene Dokument sendet sie den Personen eine SMS mit der Aufforderung, die Ergebnisse abzuholen.

„Wenn die Leute nach drei Tagen nicht kommen, um ihre Dokumente abzuholen, bringe ich sie zurück zur zentralen Anlaufstelle. Durchschnittlich gehen an diesem Geldautomaten fünf bis zehn Dokumente pro Tag ein“, informierte Frau Vinh.

Frau Tran Bao Y (wohnhaft in Bezirk 13, Distrikt 16) gibt ihre Telefonnummer und ihren OTP-Code am 24/7-Geldautomaten ein, um die Ergebnisse ihres Antrags zu erhalten. Foto: BAO PHUONG

Als ich Frau Tran Bao Y (Bezirk 13, Bezirk 6) am Geldautomaten traf und geschickt ihre Telefonnummer und ihren OTP-Code eingab, um einen neuen CCCD zu erhalten, sagte sie, dass sie ihren Antrag schon oft am Automaten eingereicht und die Ergebnisse erhalten habe. Sie schätzte die Schritte sehr einfach und bequem ein, und sie könne ihren Antrag jederzeit einreichen.

„Das Praktischste ist, dass ich nicht während der Bürozeiten kommen muss. Ich komme erst nach der Arbeit, um meine Unterlagen einzureichen. Außerdem erspart mir der Verzicht auf die Mitarbeiter auch bürokratischen Aufwand. Nur wenn es ein Problem gibt, kontaktieren mich die Mitarbeiter“, sagte Frau Y.

Herr Nguyen Thai Binh (Bezirk 9) geht ebenfalls regelmäßig zwischen 21 und 22 Uhr zum 24/7-Geldautomaten, um Dokumente abzuholen und einzureichen. „Die Dokumente, die ich heute abholen wollte, habe ich gestern Abend auch schon abgegeben. Aufgrund meines vollen Terminkalenders gehe ich immer dann zum Geldautomaten, wenn ich Zeit habe. Dank dieses Automaten muss ich mir keinen Tag frei nehmen“, sagte Herr Binh.

Herr Nguyen Thai Binh (wohnhaft in Bezirk 9, Distrikt 6) erhält das Ergebnis seines Antrags am 24/7-Geldautomaten. Foto: BAO PHUONG

In einem Gespräch mit der Zeitung Phap Luat TP.HCM sagte Frau Vuong Thanh Lieu, stellvertretende Vorsitzende des Volkskomitees des 6. Bezirks, dass sich Geldautomaten während der COVID-19-Pandemie als wirksam erwiesen hätten, da sie den Kontakt zwischen Beamten und Bürgern reduzierten und gleichzeitig die Umsetzung von Verwaltungsverfahren sicherstellten.

Nach mehr als drei Jahren der Umsetzung beschloss Bezirk 6, den rund um die Uhr geöffneten Geldautomaten im Januar 2025 durch die Hinzufügung eines weiteren Geldautomaten aufzurüsten und so die Anzahl der empfangenen und zurückgegebenen Akten (von 30 auf 90 Fächer) zu erhöhen. Zudem wurde die Annahme von 49/261 Verwaltungsverfahren im Zuständigkeitsbereich des Bezirks ausgeweitet und die Ergebnisse von 42/114 Verwaltungsverfahren zurückgegeben, wobei derzeit öffentliche Online-Dienste ganz oder teilweise durchgeführt werden.

Laut Frau Lieu hat der Bezirk die Möglichkeit hinzugefügt, rund um die Uhr Ergebnisse am Geldautomaten zu erhalten, wobei die Verfahren über das Informationssystem der Stadt zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren abgewickelt werden. Außerdem wurden Funktionen hinzugefügt, mit denen die Leute Verfahren online am Automaten durchführen können. Außerdem wurden Funktionen für elektronische Zahlungen hinzugefügt und auf die Form der Ausstellung elektronischer Quittungen umgestellt …

Insbesondere koordinierte Bezirk 6 auch die Übermittlung der Ergebnisse von fünf Verwaltungsverfahren im Bereich der Ausstellung und Verwaltung von Ausweisen über Geldautomaten mit der Polizei. Bis zum Ende des ersten Quartals 2025 hatte der rund um die Uhr geöffnete Geldautomat fast 12.000 Anträge erhalten und fast 5.000 Anträge zurückgeschickt.

„Seit seiner Einführung hat der rund um die Uhr geöffnete Geldautomat den gesamten Betriebsablauf der zentralen Anlaufstelle verändert. Er hat die Effizienz der Abwicklung von Verwaltungsverfahren verbessert, den Druck auf das Personal verringert, Schikanen und Ärgernisse verhindert und vor allem dazu beigetragen, dass Verwaltungsverfahren für Privatpersonen und Unternehmen ohne Zeitlimit abgewickelt werden können“, sagte Frau Lieu.

Installieren Sie einen intelligenten Bürgerempfangskiosk

Im Volkskomitee des dritten Bezirks wurde die Empfangs- und Ergebnisabteilung nach der Renovierung geräumiger und moderner gestaltet. Insbesondere wurde ein intelligenter Bürgerempfangskiosk installiert, der den Bürgern bei der Erledigung von Behördengängen hilft, eine Nummer zu erhalten.

Der Kiosk zeigt acht Bereiche an, die auf Bezirksebene zuständig sind, darunter Haushaltsregisterauszüge, beglaubigte Übersetzungen, Haushaltsregister, Immobilien (Neuausstellung), Umwelt, Gewerberegister, Gesundheitswesen sowie Bauwesen, Ingenieurwesen und Planung. Die Benutzer müssen lediglich den Bereich auswählen, für den sie das Verfahren durchführen möchten, und anschließend ihre CCCD- oder VNeID scannen, um eine Nummer zu erhalten.

Das System bietet eine einfache Bedienung durch die Verwendung von Wörtern. Nach dem Scannen des Ausweises liest das System den Namen und die Seriennummer der Person vor: „Bitte beachten Sie die Seriennummer auf dem Bildschirm.“

Wenn der Bürger an der Reihe ist, liest das System auch seinen Namen und seine Seriennummer ein, sodass er unter Anleitung des Empfangsbeamten oder Beamten die Formalitäten am Schalter weiter erledigen kann.

Quelle: https://ttbc-hcm.gov.vn/tp-hcm-so-hoa-bo-phan-1-cua-de-phuc-vu-dan-tot-hon-thu-tuc-hanh-chinh-1019012.html