Vorteile der Digitalisierung von Personenstandsdaten

Das elektronische Personenstandsregister- und -verwaltungssystem hat in jüngster Zeit nicht nur den Komfort für die Bevölkerung erhöht, sondern auch die Effizienz der staatlichen Personenstandsverwaltung verbessert. Mit diesem Programm kann die übergeordnete Personenstandsverwaltungsbehörde die Personenstandsregistrierung der untergeordneten Personenstandsregistrierungsbehörde problemlos überprüfen und überwachen sowie Fehler im Registrierungsprozess umgehend erkennen und beheben.

Die Zufriedenheit der Menschen im Blick

Mitte August 2025 suchte Herr Nguyen Van Tam, wohnhaft in Hamlet 1, Gemeinde Long Phu, Stadt Can Tho , das Servicezentrum der Gemeindeverwaltung auf, um eine Korrektur seiner Haushaltsregistrierung zu beantragen. Bei seiner Ankunft brachte er lediglich seine Originalausweisdokumente mit und füllte das Formular aus, das ihm der Beamte der Gemeindejustiz – Haushaltsregistrierung ausgehändigt hatte. Der Vorgang dauerte etwa 15 Minuten. Herr Tam sagte begeistert: „Die Mitarbeiter hier haben mich enthusiastisch angeleitet, schnell gearbeitet und mir geholfen, die Akte zur Korrektur der Haushaltsregistrierung auszufüllen.“

Elektronische Personenstandsdaten entlasten die Justiz und die Zivilstandsbeamten. Foto: Kim Ngoc

Herr Nguyen Thanh Duy, wohnhaft im Weiler Bung Thum in der Gemeinde Long Phu, hat gerade das Verfahren zur Vaterschaftsanerkennung abgeschlossen. Dank des elektronischen Haushaltsregistrierungs- und Verwaltungssystems muss der Beamte der Gemeindejustiz für Haushaltsregistrierung nicht mehr zeitaufwändig nach Papierdokumenten zum Vergleichen suchen, sondern muss sich lediglich in das elektronische Haushaltsregistrierungs- und Verwaltungssystem einloggen, um die Haushaltsregistrierungsinformationen von Herrn Duy nachzuschlagen und das Problem zu lösen. Die Ergebnisse erhielt er kurz darauf...

Vom 1. Juli 2025 bis heute sind beim Servicezentrum für öffentliche Verwaltung der Gemeinde Long Phu 204 Anträge eingegangen, davon 177 online, 27 persönlich und per Post. Das Zentrum hat 203 Anträge vorzeitig bearbeitet, ein Antrag ist noch in Bearbeitung.

Herr Ho Quoc Hung, stellvertretender Vorsitzender des Volkskomitees der Gemeinde Long Phu und Direktor des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung der Gemeinde, sagte: „Die Gemeinde hat die Anwendung der Informationstechnologie und die Verwendung des elektronischen Personenstandsregistrierungs- und -verwaltungssystems bei der Personenstandsregistrierung und -verwaltung voll ausgeschöpft. Darüber hinaus hat das Volkskomitee der Gemeinde umgehend Vorschriften zur Personenstandsregistrierung für Angelegenheiten veröffentlicht, die in die Zuständigkeit der Gemeinde im Zentrum fallen. Personenstand – Justizbeamte üben ihre Autorität und Verfahren stets im Einklang mit dem Gesetz aus, ohne die Bevölkerung zu belästigen oder zu belästigen.“

Auch im Bezirk O Mon hat es viele Änderungen bei der Entgegennahme und Bearbeitung von Verwaltungsunterlagen im Bereich der Haushaltsregistrierung gegeben, was bei der Bevölkerung großen Anklang fand. Herr Nguyen Cong Chanh, Beamter der Abteilung für Justiz und Haushaltsregistrierung des Volkskomitees des Bezirks, sagte: „Derzeit sind die Daten der Haushaltsregistrierung digitalisiert, wir verbringen nicht viel Zeit mit der Überprüfung, daher gehen Entgegennahme und Bearbeitung der Verwaltungsunterlagen zur Haushaltsregistrierung für die Menschen schnell.“

Verbesserung der Qualität öffentlicher Dienstleistungen

Bisher wurden die Haushaltsregister in der Stadt hauptsächlich in Papierform geführt. Dadurch bleiben die Originaldaten gut erhalten und die Vertraulichkeit der Informationen gewahrt, doch die Menge der zu speichernden Haushaltsregister und Aufzeichnungen ist sehr groß. Jedes Jahr muss das Einwohnermeldeamt ein neues Geburtsregister, ein Heiratsregister, ein Sterberegister, ein Adoptionsregister und ein Vormundschaftsregister anlegen. Darüber hinaus werden für jede Art von Haushaltsregistrierung Aufzeichnungen und Dokumente gespeichert, z. B. müssen Geburtsregister eine Geburtsurkunde und ein Geburtsregistrierungsformular enthalten; Heiratsregister ein Heiratsregistrierungsformular und eine Personenstandsbescheinigung. Haushaltsregistrierungsereignisse werden in einem separaten Buch erfasst, wodurch die einzelnen Haushaltsregistrierungsdaten verstreut und schwer durchsuchbar sind.

Die Einwohner melden ihren Haushalt im Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung des Bezirks O Mon an. Foto: Chan Hung

Das elektronische Personenstandsregistrierungs- und -verwaltungssystem bildet die Grundlage der elektronischen Personenstandsdatenbank und umfasst die vom Justizministerium konzipierte und entwickelte Software zur Personenstandsregistrierung und -verwaltung sowie Anwendungssoftware und -dienste. Laut dem Justizministerium der Stadt Can Tho bietet diese Software den Behörden die Möglichkeit, Personenstandsregistrierungen zu registrieren, zu verwalten, Personenstandsdaten zu aktualisieren, zu digitalisieren, zu standardisieren und zu verwalten sowie die elektronische Personenstandsdatenbank effektiv zu nutzen.

Gemäß den Vorschriften verwendet die Agentur für die Registrierung des Personenstands das elektronische Registrierungs- und Verwaltungssystem für den Personenstand, um Informationen in der elektronischen Datenbank für den Personenstand zu aktualisieren, darunter: Personenstandsdaten von Einzelpersonen und Personenstandsdaten von Eltern und Ehepartnern von Einzelpersonen, wenn Änderungen aufgrund von (Heirat, Änderung, Berichtigung des Personenstands, Ergänzung von Personenstandsdaten, Neubestimmung der ethnischen Zugehörigkeit; Anerkennung von Vater, Mutter, Kind; Vormundschaft; Adoption; Tod) eintreten; Eintragung von Personenstandsänderungen im Personenstandbuch gemäß Urteilen und Entscheidungen der zuständigen staatlichen Behörden; Eintragung von Personenständen vietnamesischer Staatsbürger im Personenstandbuch, die bei den zuständigen ausländischen Behörden geklärt wurden.

Laut Nguyen Thi Phuong Thu, Leiterin der Abteilung für Verwaltungs- und Justizunterstützung im städtischen Justizministerium, verkürzt die Einführung des elektronischen Personenstandsregisters den Zeitaufwand für die regelmäßige Meldung statistischer Daten durch die Beamten der Justiz- und Zivilstandsverwaltung erheblich. Sie müssen nur wenige Schritte mit der Software ausführen, um über die genauen Daten zu verfügen, anstatt wie bisher jede Seite im Personenstandsbuch zählen zu müssen. Die Such-, Druck- und Parametereinstellungstools des elektronischen Personenstandsregisters arbeiten sehr effektiv, schnell und mit hoher Genauigkeit. Die Software bietet außerdem eine sehr positive Flexibilität. So können die Beamten der Justiz- und Zivilstandsverwaltung zunächst Informationen über die Ergebnisse der Bearbeitung der Personenstandsregister eingeben, diese dann auf Richtigkeit prüfen und ins offizielle Archiv übertragen. Wenn das elektronische Personenstandsregister landesweit synchron eingeführt wird, können Personen überall und unabhängig von Verwaltungsgrenzen Kopien anfordern.

Die Anwendung des elektronischen Personenstandsregistrierungs- und -verwaltungssystems erfüllt den Bedarf an zeitnaher und präziser Auswertung und Weitergabe von Personenstandsdaten. Behörden, Abteilungen und Zweigstellen können je nach Zuständigkeitsbereich auf die Personenstandsdaten der Bürger zugreifen und diese für spezielle Aufgaben nutzen. Dies trägt zur Vereinfachung von Verwaltungsverfahren, zur Verbesserung der Qualität öffentlicher Verwaltungsdienstleistungen, zu einer effizienteren Staatsverwaltung und zur Kostenersparnis für die Bürger bei, da viele Reisen und Reisen zu verschiedenen Orten vermieden werden.

Der Einsatz einer elektronischen Personenstandsdatenbank spielt eine wichtige Rolle beim Aufbau einer vollständigen, genauen und umfassenden Bevölkerungsdatenquelle. Dadurch wird der Zugang der Menschen zu sozialen Schutzleistungen wie Bildung und Gesundheitsversorgung verbessert und die Umsetzung lokaler Entwicklungspolitiken gefördert.

Die Digitalisierung von Personenstandsdaten ist nicht nur ein strategischer Schritt auf dem Weg der nationalen digitalen Transformation, sondern bringt auch praktische Vorteile für die Bevölkerung und die staatlichen Verwaltungsbehörden. Sie ist eine wichtige Grundlage für den Aufbau von E-Government, die Verbesserung der Verwaltungseffizienz und die Verbesserung der Qualität öffentlicher Dienstleistungen. Die Stadt Can Tho unternimmt kontinuierliche Anstrengungen zur Digitalisierung und Optimierung von Personenstandsdaten und trägt so zur nachhaltigen Entwicklung des Landes im digitalen Zeitalter bei.

Chan Hung - Kim Ngoc

Quelle: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html