„ Mein Chef kauft Rechnungen, um externe Ausgaben zu bezahlen. Besteht dabei ein Risiko?

Das Vertriebsteam meiner Firma kauft Verbrauchsmaterial oder Betriebsausgaben ein und ist auf den Kauf von Rechnungen zum Ausfüllen von Zahlungsaufzeichnungen spezialisiert.

Oftmals sind Buchhalter hilflos, wenn es darum geht, Kaufrechnungen in Zahlungsdokumente einzufügen. Die Steuerbehörden müssen sich die Erklärungen mühsam zusammenreimen.

Zunächst war der Scheck in Ordnung, da der Rechnungssteller noch aktiv war. Einige Jahre später verließ er die Adresse. Nun verlangt die Steuerabrechnung die Entfernung der Rechnung und eine Geldstrafe. Dem Finanzamt ist es sehr schwer zu erklären .

Eine Reihe von Meinungen von Unternehmen, die am Nachmittag des 19. November an dem Seminar zu Finanz- und Buchhaltungsrisiken teilnahmen, zeigten, dass sich viele Unternehmen der potenziellen Risiken beim Kauf und Verkauf von Rechnungen noch immer nicht vollständig bewusst sind.

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Unternehmen können die Rechtmäßigkeit von Rechnungen auf der Website des Finanzamts überprüfen. Foto: Binh Minh

Frau Dinh Thi Huyen, Direktorin von Savitax Tax Consulting JSC, verfügt über 15 Jahre Erfahrung im Bereich Buchhaltung und Steuern und hat viele unglückliche Fälle miterlebt.

„Kürzlich entdeckte die Steuerbehörde bei einer Inspektion eines im Bereich Aufzugsinstallation tätigen Unternehmens eine große Anzahl riskanter Rechnungen. Der Geschäftsführer erklärte, dass das Unternehmen in Ho-Chi-Minh-Stadt im Zeitraum 2020/2021 für ein Projekt in Hanoi eine Gruppe von Mitarbeitern in Hanoi für kleinere Aufgaben einstellen musste. Diese Gruppe hatte keine eigene Rechtspersönlichkeit und konnte daher keine Rechnungen ausstellen. Daher nahm sie Rechnungen anderer Unternehmen entgegen und schickte diese zur Zahlung. Der Geschäftsführer kann diese Mitarbeiter derzeit nicht kontaktieren und weiß nicht, welches Unternehmen die Rechnungen tatsächlich ausgestellt hat. Es stimmt zwar, dass die tatsächlichen Kosten beim Unternehmen angefallen sind“, sagte Frau Huyen.

Ein weiterer häufiger Fall, so Frau Huyen, ist, dass das Vertriebsteam außerhalb des Unternehmens arbeitet, billige Waren ohne Rechnungen und Dokumente kauft, dann Rechnungen von anderen Abteilungen kauft und diese zur Zahlung an die Buchhaltung zurückgibt. Ohne Rechnungskontrolltools ist es für Buchhalter schwierig zu erkennen, ob diese Rechnung aus einem Rechnungshandelsnetzwerk stammt oder nicht.

Es ist zu beachten, dass viele Unternehmen bei einer großen Anzahl von Steuerbeamten 5-7 Jahre auf die Aufforderung zur Steuerabrechnung warten müssen. Kürzlich erhielt ein Unternehmen eine Mitteilung der Steuerbehörde mit der Aufforderung, Unterlagen für die Jahre 2019 bis 2023 vorzubereiten.

Erst als die Steuerbehörden eingriffen, gerieten viele Unternehmen ins Hintertreffen, als sie feststellten, dass sie illegale Rechnungen verwendeten – mit weitreichenden Folgen. Neben dem fehlenden Vorsteuerabzug aufgrund ungültiger Rechnungen wurden die Unternehmen auch mit Geldstrafen belegt und mussten die mit diesen ungültigen Rechnungen verbundenen Aufwendungen ersetzen.

„Seit Ende 2023 hat die Steuerbehörde eine Reihe von offiziellen Mitteilungen über Unternehmen herausgegeben, die illegale Rechnungen verwenden. Viele Wirtschaftsprüfer mussten sich dazu äußern. Viele Unternehmer mussten hohe Kosten für die Bearbeitung illegaler Rechnungen im Buchhaltungsprozess zahlen. Es ist herzzerreißend, wenn ein Wirtschaftsprüfer bei der Bearbeitung von Rechnungen für Unternehmen mit dem Gesetz in Konflikt gerät“, erklärte Frau Huyen.

Obwohl es immer noch viele Unternehmen gibt, die ihren Lebensunterhalt mit dem An- und Verkauf von Rechnungen verdienen und möglicherweise nur für kurze Zeit tätig sind, empfiehlt Frau Huyen den Unternehmen, Eingangsrechnungen sorgfältig zu prüfen, um das Risiko einer späteren Steuerabrechnung zu verringern.

Unternehmen können die Rechtmäßigkeit von Rechnungen überprüfen, indem sie die Website der Steuerbehörde aufrufen, die von der Generaldirektion für Steuern veröffentlichte Liste der Unternehmen mit Rechnungsrisiken vergleichen oder eine Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung mit Warnfunktionen für Rechnungsrisiken verwenden.

Gemäß den geltenden Vorschriften gelten folgende Rechnungen und Dokumente als ungültig: Gelöscht oder verändert, sodass die Authentizität verloren geht; Nicht der vorgeschriebenen Form entsprechend, ohne Unterschrift oder Siegel des Verkäufers; Unzureichende Informationen zu Käufer, Verkäufer, Artikel, Menge, Einzelpreis usw.; Gefälschte Rechnungen ohne tatsächliche Transaktionen.