기구 및 행정 단위, 특히 군 및 자치구 단위의 행정 단위 개편은 기구를 효율화하고 경영의 효과성과 효율성을 향상시키는 데 있어 전략적으로 중요한 정책입니다. 그러나 이러한 과정은 행정 절차 해결 분야에서 심각한 과제를 야기하고 있으며, 앞으로도 그럴 것입니다.
특히 행정 구역, 명칭, 관련 규정의 변경으로 인해 개인과 기업은 혼란과 정보 부족을 겪게 되었고, 이로 인해 문의 사항과 행정 절차 수행의 필요성이 급격히 증가했습니다. 또한, 급여 체계 간소화라는 맥락에서 공무원들은 새로운 업무 프로세스를 파악하고 증가하는 문서를 처리해야 하므로 큰 부담과 지연 및 오류 발생의 잠재적 위험이 있습니다.
이러한 과제를 효과적으로 해결하고, 정리 과정이 원활하고 투명하게 진행되도록 하며, 사람과 기업의 불편을 최소화하고, 행정 자원을 최적화하기 위해 베트남 우정통신그룹(VNPT)은 전환 기간 동안 효과적인 행정 절차 처리를 지원하는 특수 AI 애플리케이션을 개발했습니다.
사람과 기업을 위한 "개인화"
"시민-기업 가상 비서"는 통합 AI 플랫폼으로, 단일 지능형 디지털 터치포인트 역할을 하며, 합병 과정에서 발생하는 모든 행정 절차 문제에 대해 시민과 기업을 포괄적으로 지원합니다.
24시간 연중무휴로 정보에 대한 자동 답변 기능을 갖춘 이 애플리케이션은 자연어 처리(NLP) 기술을 사용하여 새로운 행정 구역, 명칭 변경, 그리고 필요한 서류 조정(호적등본, 주민등록증, 사업자등록증, 토지사용권증 등)에 대한 수천 건의 개인 및 기업 질문을 이해하고 답변합니다. 또한, 합병 이후 발생하는 새로운 정책 및 규정에 대한 정보를 각 사례별로 이해하기 쉽고 개인화된 방식으로 제공합니다.
반면, 사용자가 제공한 정보(변경할 문서 종류, 이전/새 주소, 업종)를 기반으로 AI가 자동으로 수행해야 할 행정 절차를 파악하고 각 단계와 준비해야 할 문서에 대한 자세한 지침을 제공하는 동시에 작성해야 할 전자 양식에 대한 직접 링크를 제공하고, 국가 데이터베이스에서 이미 데이터가 있는 경우 일부 정보의 자동 입력을 지원하여 사람들의 오류와 시간을 최소화합니다.
이 AI 시스템은 또한 합병과 관련된 각 부처, 지자체, 지방자치단체의 최신 법률 문서와 공고를 자동으로 수집, 분석, 업데이트하여 사람과 기업에 항상 정확하고 시기적절한 정보가 제공되도록 보장합니다.
위 기능 덕분에 AI 애플리케이션 "국민을 위한 가상 비서-기업"은 행정 절차를 처리하는 담당자의 직접 질문에 대한 부담을 크게 줄여 심층적인 평가가 필요한 복잡한 기록 처리에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.
이 애플리케이션은 개인과 기업의 만족도와 경험을 향상시켜 언제 어디서나 정보를 적극적으로 검색하고 행정 절차를 처리할 수 있도록 지원하여 대기 시간과 이동 시간을 줄이고 투명성과 신뢰를 구축합니다. 특히, 정보의 통일성과 정확성을 보장하여 각 장소의 설명이 달라 혼란을 야기하는 상황을 줄이고 모든 주체에게 공정성을 제공합니다.
AI는 행정 절차 처리를 지원합니다
VNPT는 또한 전환 기간 동안 공무원이 행정 절차를 보다 효과적으로 처리할 수 있도록 행정 절차 처리 시스템에 긴밀하게 통합된 일련의 AI 애플리케이션을 개발했습니다.
우선, 기록의 지능적인 분류 및 확인을 지원하는 AI 시스템이 있습니다. 이러한 AI는 "컴퓨터 비전" 기술을 사용하여 문서 및 기록에서 정보를 자동으로 스캔, 식별 및 판독합니다. 또한, 통합 후 새로운 규정 및 행정 단위 형태에 따라 기록을 자동으로 분류하고, 데이터를 추출하고, 유효성을 검사합니다. 또한, 결점, 오류 또는 유효하지 않은 기록에 대해 자동으로 경고하여 담당자가 조기에 발견하고 적시에 보완을 요청할 수 있도록 지원하여 기록 반환률을 낮춥니다.
다음은 의사 결정 및 파일 처리를 지원하는 AI입니다. 이러한 AI는 파일 데이터를 분석하고 관련 규정과 비교하여 해결책을 제시하거나 직원에게 다음 단계를 제시합니다. 복잡한 사건의 경우, AI는 직원이 참조할 수 있도록 유의 사항이나 관련 법률 문서를 제시하여 평가 절차를 가속화할 수 있습니다.
마지막으로, AI는 보고 및 통계를 자동화합니다. 이를 통해 애플리케이션은 행정 절차 접수 및 처리 과정에서 발생하는 데이터(레코드 수, 평균 처리 시간, 가장 많이 발생하는 행정 절차 유형, 일반적인 오류 등)를 자동으로 종합합니다.
이를 통해 지역 리더, 부서 및 지부가 행정 절차 해결의 효과에 대한 포괄적인 관점을 갖고, 병목 현상을 쉽게 파악하여 시기적절한 지침을 제공하는 데 도움이 되는 시각적 실시간 통계 보고서를 작성합니다.
실제 테스트 결과, 이러한 AI 시스템은 직원 생산성을 크게 향상시키고, 수동적이고 반복적이며 오류가 발생하기 쉬운 작업을 줄이며, 직원이 전문적인 업무에 집중하고 보다 복잡한 문제를 해결할 수 있도록 도왔습니다. AI가 프로세스를 디지털화하고 제어하면 행정 절차를 처리하는 데 투명성과 공정성이 보장되어 주관적인 개입과 부정적인 위험이 최소화됩니다. 동시에 경영진에게 정확하고 시기적절한 데이터를 제공하여 기초 및 지역 리더가 실제 데이터를 기반으로 신속하고 효과적인 운영 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.
현대적이고 빠르며 효율적인 디지털 행정을 경험하세요
2025년 5월 호찌민 시에서 행정 절차 처리 지원에 AI를 시범 적용한 것은 많은 긍정적인 결과를 가져왔습니다. 구체적으로, 접수 및 응답 시간이 크게 단축되었고, 사람과 기업에 대한 지원이 더욱 정확해져 출장 횟수가 크게 줄었습니다. 동시에 공무원들은 더욱 적극적이고 효과적인 문서 처리를 지원하는 추가 도구를 확보하게 되었습니다.
이에 따라 AI 시스템은 국민이 매일 평균 1만~1만3000건의 직접 제출문서 접수를 지원해, 하루 평균 약 1400시간, 한 달 평균 3만800시간 이상, 연간 36만9600시간의 처리시간을 절감하는 데 기여했다. 이는 약 175명의 공무원이 하는 업무량에 해당한다.
또한 AI 애플리케이션은 하루 평균 5,000~6,000건의 온라인 신청을 접수하여 처리 시간을 하루 약 550시간, 월 12,100시간 이상, 연간 145,200시간 절약할 수 있으며, 이는 직원 70명이 하는 작업에 해당합니다.
또한, 개인과 기업이 행정 절차 진행 상황을 모니터링할 때, 챗봇을 통해 사람들의 정보를 조회하고 표시하여 전체 과정을 직접 경험할 수 있도록 지원합니다. 공공 서비스 포털과 행정절차정보시스템에 AI를 적용함으로써 절차 최적화, 대기 시간 단축 및 처리 비용 절감, 신속하고 투명한 서비스 제공, 그리고 진심을 다한 서비스 제공이 가능해졌습니다.
VNPT에게 AI는 단순한 트렌드가 아니라 매우 일찍부터 시작된 장기적인 전략입니다. VNPT는 AI 기술을 단숨에 마스터할 수 없으며, 체계적이고 지속 가능하며 비전 있는 투자가 필요하다는 것을 잘 알고 있습니다. VNPT는 투자가 필요한 세 가지 축, 즉 인력, 인프라, 데이터를 명확히 정의합니다. AI가 진정으로 발전하려면 자금만으로는 충분하지 않으며, 유연한 메커니즘, 특별 정책, 그리고 실행 의지가 필요합니다.
VNPT가 개발한 AI 기술은 모두 특정 제품과 서비스로 패키징되어 정부, 국민, 기업을 위해 구축되는 디지털 생태계에 긴밀하게 통합됩니다. "실제로 실행하고, 실제로 사용하는" 이러한 과정을 통해 VNPT의 AI 기술은 점점 더 완벽해지고 있으며, AI 인력 또한 더욱 성숙해지고 있습니다.
THAI LINH/Nhan Dan 신문에 따르면
원본 기사 링크출처: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html
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