전자 프로필 생성

문서 및 업무 기록 관리 소프트웨어에 전자 기록을 작성하면 하띤성의 행정 관리 활동을 개선하고 전자 정부 구축 과정을 촉진하는 데 도움이 됩니다.

지금까지 종이 문서와 관할 기관의 서명 및 인감으로 인증된 문서는 합법성을 보장하고 국가 행정 기관의 관리, 지휘 및 업무에 사용되어 왔습니다. 내무부는 또한 성(省) 인민위원회에 종이 기록의 관리 및 작성을 지시하고 안내하는 여러 문서를 발행하도록 권고했습니다.

그러나 일부 기관 및 부서에서는 전통적인 보존 및 보관 절차를 현재 규정에 따라 아직 구현하지 못했습니다. 예를 들어 문서가 완전히 기록되지 않았거나, 여전히 미처리 문서이거나, 수집, 편집 및 평가되지 않은 경우... 이러한 현실을 고려하여 하띤성은 2021년에 문서 및 업무 기록 관리 소프트웨어에서 전자 기록을 생성하는 이니셔티브를 시범적으로 실시했습니다.

전자 기록 생성 - 디지털 정부 구축의 기반

전자 기록을 작성하면 공무원이 행정 절차를 처리하는 데 도움이 됩니다.

이 이니셔티브의 창시자인 마이 쯔엉 신 내무부 부국장은 "전자 기록 생성 및 전자 문서 저장은 기존의 종이 기록과 비교하여 많은 차이점을 지닌 새로운 유형입니다. 문서는 전자 기기에서 생성되거나 다른 정보 매체에 있는 문서를 디지털화합니다. 문서 관리 시스템에 통합된 기록 생성 기능 덕분에 디지털 문서는 네트워크 환경에서 자동으로 기록으로 생성될 수 있습니다."라고 말했습니다.

평가에 따르면 하띤성은 전자 기록을 구현하고 전자 문서를 디지털화하는 데 앞장선 지역 중 하나이며, 온라인 공공 서비스를 일부 및 전체적으로 효과적으로 배포하기 위해 문서 활용을 조직하고 있습니다.

전자 기록 생성 - 디지털 정부 구축의 기반

기록은 원활한 프로세스로 온라인에서 생성되므로 종이 보관이 절약됩니다.

하띤성은 2021년에 6개 부서(성 단위, 내무부, 재무부, 정보통신부, 과학기술부, 사법부)와 3개 부서(하띤시 인민위원회, 깜쑤옌현, 탁하현)에서 이 프로그램을 시범적으로 실시하여 3,231건의 전자 기록을 생성했습니다.

2022년까지 모든 성(省) 부서, 지부, 시·군·읍 인민위원회에 업무 기록 소프트웨어를 활용한 전자 기록 생성 시스템을 구축할 예정입니다. 각 단위 및 지방자치단체에서 생성된 총 기록 건수는 51,600건이 넘으며, 이 중 완전한 기록 건수는 13,000건이 넘습니다. 하띤성은 2023년까지 업무 기록 소프트웨어를 활용한 전자 기록 생성 시스템을 지속적으로 적극적으로 구축하여 성 단위 업무 기록의 90%, 현 단위 업무 기록의 80%, 면 단위 업무 기록의 30%(국가 기밀에 해당하는 업무 기록, 복잡한 문서 구성 요소를 포함한 기록 등 제외)를 생성하도록 할 계획입니다.

실제로 전자기록의 창출은 국가 관리에 많은 이점을 가져다주었고, 행정 개혁을 촉진했으며, 문서 및 보관 작업의 효율성을 향상시켰습니다.

전자 기록 생성 - 디지털 정부 구축의 기반

전자 기록이 생성되면 문서 검색 및 처리 과정이 신속하게 진행됩니다.

행정개혁문서보관국(내무부) 호티니엠(Ho Thi Niem) 전문가는 다음과 같이 말했습니다. "업무 관리 소프트웨어에서 전자 기록 생성을 도입한 이후 가장 큰 이점은 이전처럼 종이 기록 보관량이 크게 줄었다는 것입니다. 또한, 네트워크 환경에서 기록을 생성하면 텍스트 정보 검색 및 처리 과정이 빠르고 편리해집니다. 문서 편집도 간편하고 빨라집니다. 이전처럼 부서나 사무실에 의견을 요청하기 위해 종이 문서를 여러 번 인쇄하고 다시 인쇄할 필요가 없어지기 때문입니다. 또한, 전자 기록은 종이 기록에서 흔히 발생하는 문서 유실을 줄여줍니다."

업무 기록 소프트웨어를 통해 전자 기록을 생성하는 또 다른 이점은 전자 문서를 유통할 때 모든 공무원과 공무원이 동일한 시스템에서 문서 처리 및 해결 과정에 참여할 수 있다는 것입니다. 이를 통해 문서 처리 과정의 원활함과 일관성이 보장됩니다. 또한, 기관 및 부서의 책임자가 해결을 주재할 때 각 공무원과 공무원의 업무를 협의하고 처리하는 과정을 관리하는 데 도움이 됩니다.

전자 기록 생성 - 디지털 정부 구축의 기반

행정안전부는 도내 216개 자치구, 구, 읍을 대상으로 문서 및 업무 파일 관리 소프트웨어를 활용한 전자 기록 생성을 안내 지침 형태로 시행하고 있습니다. 또한, 업무 파일 소프트웨어 기반 전자 기록 생성 절차 안내 문서도 배포했습니다. 주요 내용은 다음과 같습니다. 전자 문서 작성 및 서명 절차, 문서 및 업무 파일 관리 소프트웨어에 기관 기록 목록 입력 절차, 문서 및 업무 파일 관리 소프트웨어 기반 전자 기록 생성 절차. 전자 기록 생성은 상당히 복잡하지만, 전자 정부 및 디지털 정부 구축 과정에서는 불가피한 과정입니다.
마이 트룽 신 씨
내무부 부국장

푹꽝-마이호앙

원천