電子プロファイルを作成する

文書および作業記録管理ソフトウェアで電子記録を作成することにより、ハティン省は行政管理活動を改善し、電子政府の構築プロセスを促進することができます。

これまで、所轄官庁の署名と印章によって認証された紙文書および書類は、その合法性を保証し、国家行政機関の管理、指導、および取引に使用されてきた。内務省は省人民委員会に対し、紙文書の管理と作成に関する多くの指示・指針となる文書を発行するよう勧告している。

しかし、一部の機関や部署では、文書が完全に記録されていない、未処理のままである、収集、編集、評価されていないなど、従来の保存およびアーカイブ手順の実装が現在の規制に従ってまだ確保されていません...この現実から、2021年にハティンは文書および作業記録管理ソフトウェアで電子記録を作成するイニシアチブを試験的に導入しました。

電子記録の作成 - デジタル政府構築の基盤

電子記録を作成すると、役人や公務員が行政手続きを扱いやすくなります。

この取り組みの立案者である内務省副局長マイ・チュオン・シン氏は、「電子記録の作成と電子文書の保管は新しい形態であり、従来の紙媒体の記録とは多くの点で異なります。文書は電子機器上で作成されるか、他の情報媒体上の文書からデジタル化されます。文書管理システムに統合された記録作成機能により、ネットワーク環境においてデジタル文書を自動的に記録として作成することができます」と述べています。

評価によれば、ハティン省は電子記録の実施と電子文書のデジタル化において先進的な地域の一つであり、文書の活用を組織してオンライン公共サービスを部分的または全体的に効果的に展開している。

電子記録の作成 - デジタル政府構築の基盤

記録はシームレスなプロセスでオンラインで作成されるため、紙の保管が節約されます。

2021年、ハティン省は省レベルの6つの部署（省人民委員会事務局、内務省、財務省、情報通信省、科学技術省、司法省）と地区レベルの3つの部署（ハティン市人民委員会、カムスエン郡、タックハー郡）でプログラムを試験的に実施し、3,231件の電子記録を作成した。

2022年までに、省レベルの各部局、支局、および区・市・鎮人民委員会において、作業記録ソフトウェアによる電子記録の作成が展開されます。各部署・地区で作成された記録の総数は51,600件を超え、そのうち完全な記録は13,000件を超えます。2023年、ハティン省は作業記録ソフトウェアによる電子記録の作成を引き続き強力に展開し、省レベルの作業記録の90%、郡レベルの作業記録の80%、村レベルの作業記録の30%（国家機密に該当する作業記録、複雑な文書構成の記録などを除く）の作成を目指します。

実際には、電子記録の作成は国家管理に多くの利益をもたらし、行政改革を促進し、文書およびアーカイブ作業の効率を向上させました。

電子記録の作成 - デジタル政府構築の基盤

作成された電子記録により、文書の検索および処理のプロセスが迅速に実行されます。

行政改革・文書アーカイブ部（内務省）のホー・ティ・ニエム専門家は次のように述べています。「業務管理ソフトウェア上で電子記録の作成を実施して以来、まず第一のメリットは、従来の紙記録の保管量が大幅に削減されたことです。さらに、ネットワーク環境で記録を作成することで、テキスト情報の検索・処理が迅速かつ容易になります。また、以前のように部署や事務所に意見を求めるために紙の文書を何度も印刷・再印刷する時間がなくなるため、文書の編集も簡単かつ迅速になります。さらに、電子記録は、紙記録で発生しやすい文書の紛失も抑制します。」

業務記録ソフトウェアで電子記録を作成するもう一つの利点は、電子文書を回覧する際に、すべての公務員・職員が同じシステム内で文書の処理・解決プロセスに参加できることです。これにより、文書処理プロセスの円滑性と一貫性が確保されます。また、機関や部署のリーダーが、議決権行使の主宰を任された場合、各公務員・職員の業務に関する相談や処理プロセスを管理しやすくなります。

電子記録の作成 - デジタル政府構築の基盤

同局は、省内216の町、区、鎮に対し、文書・作業ファイル管理ソフトウェアによる電子記録作成を、手取り足取りの指導の形で実施している。また、作業ファイル管理ソフトウェアによる電子記録作成手順をガイドする文書も発行しており、主な内容は、電子文書の作成と署名手順、文書・作業ファイル管理ソフトウェアへの機関記録リストの入力手順、文書・作業ファイル管理ソフトウェアによる電子記録作成手順などである。電子記録作成は非常に複雑であると言えるが、電子政府・デジタル政府構築のプロセスにおいては、これは避けられない要件である。
マイ・チュオン・シン氏
内務省副長官

フック・クアン - マイ・ホアン

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