Membangun basis pengetahuan yang baik adalah hal yang penting ketika bekerja sebagai asisten virtual yang mendukung pegawai negeri sipil

Percepat kemajuan, hindari penumpukan pekerjaan

Pada tanggal 30 Agustus, Menteri Nguyen Manh Hung memimpin Konferensi Manajemen Negara Agustus 2024 di Kementerian Informasi dan Komunikasi .

Konferensi Manajemen Negara Kementerian Informasi dan Komunikasi bulan Agustus 2024 berlangsung pada 30 Agustus, dalam format kombinasi tatap muka dan daring. Foto: Le Anh Dung

Berlangsung dalam format tatap muka dan daring, konferensi tersebut juga dihadiri oleh Wakil Menteri Informasi dan Komunikasi Phan Tam, Pham Duc Long, Nguyen Huy Dung, Nguyen Thanh Lam; Wakil Ketua Komite Rakyat Kota Hai Phong Hoang Minh Cuong dan para pemimpin serta wakil kepala badan, unit, dan perusahaan di bawah Kementerian.

Statistik yang diperbarui oleh Kantor Kementerian Informasi dan Komunikasi pada konferensi tersebut menunjukkan bahwa dalam 8 bulan pertama tahun 2024, industri informasi dan komunikasi terus tumbuh dalam hal pendapatan, laba, kontribusi anggaran serta kontribusi terhadap PDB negara, dengan tingkat pertumbuhan 20 - 25,5% dibandingkan periode yang sama tahun lalu.

Khususnya pada bulan Agustus, Kementerian Informasi dan Komunikasi telah menyelenggarakan serangkaian kegiatan bermakna dalam rangka memperingati hari ulang tahun ke-79 tradisi industri Informasi dan Komunikasi, yaitu: Upacara pembakaran dupa di Dinh Hoa Safe Zone, Thai Nguyen dan di Taman Makam Pahlawan Industri Informasi dan Komunikasi di Tay Ninh ; Penyelenggaraan pertemuan dengan lebih dari 400 kader pensiunan di wilayah Utara, Tengah dan Selatan; Proyeksi pemetaan 3D di gedung kantor pusat Kementerian untuk mengenang kembali sejarah terbentuknya dan berkembangnya industri Informasi dan Komunikasi; Penyelenggaraan diskusi antara Menteri dengan seluruh kader dan pegawai di lingkungan Kementerian tentang tradisi, sejarah industri, peluang, tantangan, misi dan tugas generasi muda saat ini.

Sementara itu, banyak kegiatan profesional tetap berjalan stabil dan efektif oleh instansi dan unit di lingkungan Kementerian. Namun, hasil tinjauan Kantor Kementerian Informasi dan Komunikasi menunjukkan bahwa, selain hampir 150 tugas yang telah diselesaikan oleh unit pada bulan Agustus, masih terdapat sejumlah tugas yang melebihi batas waktu yang ditetapkan oleh pimpinan Kementerian. Bagi unit yang memiliki banyak tugas yang lambat diselesaikan, Menteri Nguyen Manh Hung meminta para pimpinan unit tersebut untuk fokus mempercepat penyelesaian pekerjaan, agar tidak terjadi penumpukan tugas.

Statistik perkembangan industri informasi dan komunikasi dalam 8 bulan pertama tahun ini. Foto: Kantor Kementerian Informasi dan Komunikasi

Pandangan bahwa para pemimpin bertanggung jawab untuk berinvestasi dalam teknologi dan mengembangkan perangkat digital untuk mengurangi beban kerja dan membantu pejabat, pegawai negeri sipil, pegawai negeri, dan pekerja telah ditegaskan berkali-kali oleh Menteri Nguyen Manh Hung.

Dalam rapat seluruh pejabat dan pegawai di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika pada tanggal 28 Agustus, Kepala Bidang Komunikasi dan Informatika menyampaikan dua hal yang menjadi fokus Kementerian Komunikasi dan Informatika untuk mengurangi beban kerja pegawai, yaitu: Pengembangan asisten virtual untuk melayani pejabat dan pegawai negeri sipil; dan penerapan sistem pelaporan daring dengan tujuan khusus untuk mengurangi jumlah laporan dari Kementerian Komunikasi dan Informatika yang masuk ke Kementerian sebanyak 10 kali setiap tahunnya, sehingga dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan instansi dan unit di Kementerian untuk memproses laporan.

Memeriksa kemajuan dan hasil pelaksanaan dua tugas penting di atas merupakan konten yang paling menyita waktu dalam konferensi manajemen negara Kementerian Informasi dan Komunikasi pada bulan Agustus 2024. Khususnya, laporan daring telah diujicobakan oleh Kantor Kementerian Informasi dan Komunikasi sejak pertengahan Juli hingga saat ini, dengan orientasi transformasi digital yang komprehensif dalam proses sintesis laporan, sekaligus mengoptimalkan proses, meminimalkan waktu, biaya, dan sumber daya manusia.

Menteri Nguyen Manh Hung menekankan bahwa harapan penerapan pelaporan daring adalah untuk beralih ke tingkat yang lebih rendah tanpa perlu melapor ke tingkat yang lebih tinggi. Foto: Le Anh Dung

Menteri Nguyen Manh Hung meminta Kantor Kementerian Informasi dan Komunikasi untuk menyiapkan laporan tematik tentang penerapan sistem pelaporan daring, berdasarkan kerja sama dengan badan dan unit khusus Kementerian dan Departemen Informasi dan Komunikasi di wilayah tetangga mengenai konten perubahan formulir pelaporan badan dan unit.

Menetapkan tujuan sistem pelaporan daring adalah untuk bergerak menuju titik di mana bawahan tidak perlu melapor kepada atasan, kepala sektor Informasi dan Komunikasi juga menyatakan persyaratannya: Dari data yang diperbarui secara berkala oleh Departemen Informasi dan Komunikasi pada sistem, direktur departemen dan divisi harus membuat laporan bulanan atau ad hoc tentang situasi kegiatan di bidang yang menjadi tanggung jawabnya.

Membangun basis pengetahuan adalah tugas utama ketika bekerja sebagai asisten virtual untuk mendukung pegawai negeri sipil.

Sebagian besar waktu konferensi manajemen negara bulan Agustus dihabiskan untuk mendemonstrasikan asisten virtual Badan Transformasi Digital Nasional, Badan Informasi Asing, dan pertukaran serta diskusi untuk menemukan solusi yang layak, terutama membangun sistem pengetahuan unit yang unggul.

Bapak Do Lap Hien, perwakilan Badan Transformasi Digital Nasional, mendemonstrasikan asisten virtual unit tersebut di konferensi tersebut. Foto: Le Anh Dung

Kementerian Informasi dan Komunikasi telah bertekad untuk merintis penerapan asisten virtual dalam kegiatan profesional. Asisten virtual Kementerian Informasi dan Komunikasi merupakan kombinasi antara sistem pengetahuan pakar yang dibangun oleh manusia dan model bahasa luas kecerdasan buatan. Dengan mempromosikan penggunaan asisten virtual untuk mendukung pekerjaan, unit-unit juga mengumpulkan pengetahuan organisasi, yang merupakan aset berharga untuk diwariskan kepada generasi mendatang.

Direktur Departemen Informasi Eksternal, Pham Anh Tuan, menjelaskan cara menjadi asisten virtual Departemen. Foto: Le Anh Dung

Melalui demo asisten virtual kedua unit, Menteri Nguyen Manh Hung menegaskan kembali pandangan Kementerian dalam mengembangkan asisten virtual untuk melayani kader dan PNS, yakni membangun sistem pengetahuan itu penting, yang utama; Keunggulan asisten virtual untuk melayani kader dan PNS harus terlebih dahulu terletak pada sistem pengetahuannya.

Menanggapi kekhawatiran unit-unit terkait cara mempercepat pembangunan sistem pengetahuan, Menteri Nguyen Manh Hung menyarankan metode yang mencakup langkah-langkah berikut: Meninjau pertanyaan yang ada untuk melihat apakah pertanyaan tersebut umum dalam praktik kerja unit; Menggunakan ChatGPT untuk menjawab pertanyaan tunggal; Membagi tugas menjawab pertanyaan baru, pertanyaan ganda yang mengintegrasikan berbagai konten bagi pegawai di unit; Terakhir, 'memperkuat' jawaban melalui rapat untuk mengevaluasi keakuratannya dan menyatukannya ke dalam sistem pengetahuan unit. Langkah terakhir ini bertujuan untuk memastikan bahwa untuk 1 proses, 1 tugas, sistem hanya menyediakan 1 jawaban. "Beginilah cara kami menggunakan ChatGPT dalam manajemen negara!", ujar Menteri Nguyen Manh Hung.

Dalam konferensi tersebut, Menteri Nguyen Manh Hung menugaskan Wakil Menteri Pham Duc Long untuk mengarahkan dan berfokus pada pengembangan asisten virtual bagi Badan Transformasi Digital Nasional secara cepat. Setelah itu, dengan membandingkan rencana pengembangan asisten virtual di Badan Transformasi Digital Nasional dan Departemen Informasi Eksternal, para pimpinan Kementerian akan menyepakati rencana tersebut dan memberikan instruksi kepada unit-unit lain untuk mengimplementasikannya.

Mengubah cara pegawai negeri sipil bekerja dengan asisten virtual Kementerian Informasi dan Komunikasi mengharapkan asisten virtual akan mengubah sistem pengetahuan dan metode kerja sistem pegawai negeri sipil negara, dan mempercanggih operasi seluruh sistem pegawai negeri sipil Vietnam.

Sumber: https://vietnamnet.vn/xay-dung-he-tri-thuc-xuat-sac-la-quan-trong-khi-lam-tro-ly-ao-ho-tro-cong-chuc-2317144.html