Avantages de la numérisation des données d'état civil

Le système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil a récemment amélioré la commodité des citoyens et l'efficacité de la gestion de l'état civil par l'État. Grâce à cet outil, l'organisme de gestion de l'état civil de niveau supérieur peut facilement vérifier et surveiller l'enregistrement de l'état civil de l'organisme d'état civil de niveau inférieur, détectant et corrigeant rapidement les erreurs d'enregistrement.

Viser la satisfaction des gens

Mi-août 2025, M. Nguyen Van Tam, résidant au hameau 1 de la commune de Long Phu, ville de Can Tho , s'est rendu au Centre de services administratifs de la commune pour demander une rectification de son enregistrement de domicile. À son arrivée, il n'a apporté que les pièces d'identité originales et a rempli le formulaire fourni par l'agent d'enregistrement des domiciles de la commune. La procédure a duré environ 15 minutes. M. Tam a déclaré avec enthousiasme : « Le personnel m'a guidé avec enthousiasme, a travaillé rapidement et m'a aidé à compléter le dossier de rectification de l'enregistrement de domicile. »

Les données d'état civil électroniques allègent la charge de travail des fonctionnaires de la Justice et de l'État civil. Photo : Kim Ngoc

M. Nguyen Thanh Duy, résidant dans le hameau de Bung Thum, commune de Long Phu, vient de finaliser la procédure de reconnaissance de paternité. Grâce au système de gestion électronique des enregistrements de domicile, l'agent de justice communal n'a plus à chercher des documents papier à comparer. Il lui suffit de se connecter au système pour consulter les informations d'enregistrement de M. Duy et obtenir les résultats peu après.

Du 1er juillet 2025 à aujourd'hui, le Centre de services administratifs de la commune de Long Phu a reçu 204 demandes, dont 177 en ligne et 27 en personne et par courrier. Le Centre a traité 203 demandes avant la date prévue et une demande est toujours en cours de traitement.

M. Ho Quoc Hung, vice-président du comité populaire de la commune de Long Phu et directeur du centre de services de l'administration publique de la commune, a déclaré : « La commune a pleinement exploité les technologies de l'information et le système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil. De plus, le comité populaire de la commune a rapidement publié au centre les règlements relatifs à l'enregistrement de l'état civil pour les questions relevant de l'autorité de la commune. Les fonctionnaires de l'état civil et de la justice exercent toujours leur autorité et leurs procédures conformément à la loi, sans causer de harcèlement ni de désagrément à la population. »

Dans le quartier d'O Mon, la réception et le traitement des dossiers administratifs relatifs à l'enregistrement des ménages ont également connu de nombreux changements, bénéficiant d'un large consensus auprès de la population. M. Nguyen Cong Chanh, fonctionnaire du service de la justice et de l'enregistrement des ménages du comité populaire du quartier, a déclaré : « Actuellement, les données d'enregistrement des ménages sont numérisées. Nous consacrons peu de temps à leur vérification, ce qui accélère la réception et le traitement des dossiers administratifs relatifs à l'enregistrement des ménages. »

Améliorer la qualité des services publics

Auparavant, la gestion des registres d'état civil de la ville se faisait principalement par le stockage des informations dans des registres papier. Cette méthode préserve efficacement les données originales et préserve la confidentialité des informations, mais le volume de registres et de documents d'état civil conservés est considérable. Chaque année, le bureau d'état civil doit ouvrir un nouveau registre d'état civil de naissance, de mariage, de décès, d'adoption et de tutelle. De plus, des registres et des documents sont conservés pour chaque type d'état civil : les actes de naissance doivent contenir un acte de naissance et un formulaire d'état civil ; les actes de mariage doivent contenir un formulaire d'état civil et un certificat d'état civil. Les actes d'état civil sont consignés dans un registre distinct, ce qui entraîne une dispersion des données individuelles et une recherche difficile.

Les habitants s'inscrivent au registre des ménages au Centre de services de l'administration publique du quartier d'O Mon. Photo : Chan Hung

Le système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil constitue le fondement de la base de données électronique de l'état civil, comprenant les logiciels d'enregistrement et de gestion de l'état civil, ainsi que les logiciels et services d'application conçus et développés par le ministère de la Justice . Selon le ministère de la Justice de la ville de Can Tho, ce logiciel permet aux organismes d'enregistrer, de gérer l'enregistrement de l'état civil, de mettre à jour, de numériser, de normaliser et de gérer les données d'état civil, et d'exploiter et d'utiliser efficacement la base de données électronique de l'état civil.

Conformément à la réglementation, l'agence d'enregistrement de l'état civil utilise le système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil pour mettre à jour les informations dans la base de données électronique de l'état civil, y compris : les informations sur l'état civil des individus et les informations sur l'état civil des parents, des conjoints des individus lorsqu'il y a des changements dus à (mariage, changement, correction de l'état civil, ajout d'informations sur l'état civil, nouvelle détermination de l'origine ethnique ; reconnaissance du père, de la mère, de l'enfant ; tutelle ; adoption ; décès) ; l'enregistrement dans le livre d'état civil des changements d'état civil conformément aux jugements et décisions des agences d'État compétentes ; l'enregistrement dans le livre d'état civil de l'état civil des citoyens vietnamiens qui ont été résolus dans les agences étrangères compétentes.

Selon Mme Nguyen Thi Phuong Thu, chef du service d'appui administratif et judiciaire du service municipal de la Justice, l'application du système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil réduit considérablement le temps nécessaire aux agents de la justice et de l'état civil pour la collecte de données statistiques périodiques. Il suffit d'effectuer quelques opérations sur le logiciel pour obtenir des données précises, au lieu de devoir compter chaque page du registre comme auparavant. Concernant les fonctionnalités, les outils de recherche, d'impression et de paramétrage du système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil sont très efficaces, rapides et précis. Le logiciel offre également une grande flexibilité : les agents de la justice et de l'état civil peuvent saisir les résultats du traitement des actes d'état civil des personnes inscrites au registre, puis vérifier leur exactitude et les transférer aux archives officielles. Grâce au déploiement synchrone du système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil dans tout le pays, les personnes peuvent demander des copies où qu'elles soient, indépendamment des frontières administratives.

L'application du Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil répond au besoin d'exploiter et de partager les données d'état civil de manière rapide et précise. Les agences, départements et services, selon leurs compétences, peuvent accéder aux données d'état civil des citoyens et les exploiter pour des activités spécialisées, contribuant ainsi à simplifier les procédures administratives, à améliorer la qualité des services administratifs publics, à accroître l'efficacité de la gestion de l'État et à réduire les coûts pour les citoyens en évitant de nombreux déplacements.

Le déploiement d'une base de données d'état civil électronique joue un rôle important dans la constitution d'une base de données démographiques complète, précise et exhaustive. Il permet ainsi d'améliorer l'accès aux services de protection sociale tels que l'éducation et la santé, et de promouvoir la mise en œuvre de politiques de développement local.

La numérisation des données d'état civil constitue non seulement une étape stratégique dans la transformation numérique du pays, mais apporte également des avantages concrets aux citoyens et aux administrations publiques. Elle constitue un fondement essentiel pour la mise en place d'un gouvernement électronique, l'amélioration de l'efficacité de la gestion administrative et la qualité des services publics. La ville de Can Tho déploie des efforts constants pour numériser et perfectionner les données d'état civil, contribuant ainsi au développement durable du pays à l'ère numérique.

Chan Hung - Kim Ngoc

Source : https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html