C'est le premier jour où la loi notariale de 2024 et le décret 104/2025/ND-CP entrent officiellement en vigueur, ouvrant une période de forte transformation numérique dans les activités notariales, notamment la mise en œuvre de la notarisation électronique et du stockage électronique des dossiers.
Au bureau notarial n° 1 de Hô-Chi-Minh-Ville (rue Pasteur), les démarches se succèdent sans cesse. Nous avons assisté à une matinée de travail urgent de spécialistes et de notaires, chargés de certifier des documents. À nos questions sur la prise de photos lors de la légalisation de documents, d'archives et de la notarisation électronique, les spécialistes ont répondu avec enthousiasme et clarté.
Le matin du 1er juillet, la plupart des bureaux notariaux privés ont dû se rendre auprès des autorités compétentes pour changer leurs sceaux, tandis que les bureaux notariaux d'État tels que le bureau notarial n°1 ont commencé à effectuer leurs travaux conformément à la nouvelle réglementation.
S'adressant au journal SGGP, M. Nguyen Ho Phuong Vinh, directeur adjoint du bureau notarial n°1 de Ho Chi Minh-Ville, a déclaré que sans attendre le 1er juillet, l'unité avait mené une formation interne, élaboré un processus de qui fait quoi, comment stocker et comment convertir les documents papier en documents électroniques.
Conformément à la réglementation, à compter du 1er juillet, les actes notariés papier devront être convertis en fichiers de données pour le stockage électronique des transactions notariées. Les actes notariés établis avant le 1er juillet 2025 seront convertis et stockés électroniquement conformément aux exigences opérationnelles de l'organisme notarial qui les gère.
Selon M. Vinh, à Hô-Chi-Minh-Ville comme dans tout le pays, la notarisation électronique est actuellement déployée dans de nombreux domaines et le logiciel est également testé de multiples façons. Le logiciel CMC de Hô-Chi-Minh-Ville a notamment été formé au ministère de la Justice, et les études notariales ont également pu tester la version de démonstration du logiciel. Cependant, le plus important reste de répondre aux besoins réels de la population.
« Tous les notaires peuvent être équipés de systèmes de notarisation électronique, mais si les clients n'en ont pas besoin, ils continueront à opter pour la notarisation papier, comme auparavant. La plupart des notaires électroniques ne sont actuellement utilisés que par les agences et les services qui exigent la soumission de documents en ligne », a analysé M. Vinh.
Bien qu'il reste encore beaucoup à améliorer, M. Vinh estime que, si elle est mise en œuvre correctement, la notarisation électronique apportera de grands avantages. Si les agences synchronisent et partagent les données, les faux documents disparaîtront presque certainement. Faux titres de propriété foncière, faux papiers d'identité : tout peut être éliminé si les données sont numérisées et vérifiées par biométrie, empreintes digitales, photos… Les notaires n'ont qu'à lever les yeux pour les détecter immédiatement.
Selon le notaire Nguyen Ho Phuong Vinh, le changement de loi vise à mieux servir le peuple, mais pour que la conversion soit vraiment efficace, il faut du temps pour que les gens s'y habituent, cela nécessite une infrastructure technologique synchrone et un changement de mentalité de la part des notaires et des agences recevant les documents.
Au premier jour de mise en œuvre de la nouvelle loi, même s'il reste encore beaucoup de choses à régler, l'ambiance dans les études notariales montre un signal positif.
Tous les types de documents ne nécessitent pas de photo.
Selon le notaire Nguyen Ho Phuong Vinh, tous les types de documents ne nécessitent pas une photo du signataire lors de leur légalisation. Les activités de notarisation des organisations notariales sont divisées en plusieurs types, notamment la certification des transactions, la certification des copies conformes des originaux, la certification des signatures et la certification des signatures des traducteurs.
Parmi celles-ci, seule la certification des transactions, également appelée acte notarié, nécessite la prise de photos de toutes les parties signataires afin de garantir l'authenticité de la transaction. De plus, certaines activités, telles que la certification de copies à partir d'originaux, la certification de signatures ou la certification de la signature d'interprètes, ne nécessitent pas de photos.
Cependant, la réglementation relative à la prise de photos lors de la certification des transactions crée parfois des situations mi-amusantes, mi-pleures. « Par exemple, on nous invite à signer devant le siège social, mais il s'agit d'un centre de détention ou d'un lieu où la prise de photos est interdite. Dans ce cas, il faut un consensus, ou bien le service notarial doit faire preuve de souplesse, ou bien la partie invitante doit créer des conditions appropriées. La situation ne peut être rigide ; l'une des deux parties devra certainement s'adapter de manière proactive », a expliqué M. Vinh.
Source : https://www.sggp.org.vn/ngay-dau-ap-dung-luat-cong-chung-moi-nhip-lam-viec-tat-bat-ky-vong-ve-su-thay-doi-lon-post802068.html
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