Die Umstrukturierung des Verwaltungsapparats und der Verwaltungseinheiten, insbesondere der Verwaltungseinheiten auf Kreis- und Gemeindeebene, ist ein wichtiges politisches Vorhaben mit strategischer Bedeutung für die Rationalisierung des Verwaltungsapparats und die Verbesserung der Verwaltungseffizienz. Dieser Prozess bringt jedoch auch künftig erhebliche Herausforderungen im Bereich der Verwaltungsverfahrensregelung mit sich.
Insbesondere Änderungen der Verwaltungsgrenzen, -namen und damit verbundener Vorschriften haben bei Bürgern und Unternehmen zu Verwirrung und Informationsmangel geführt. Dies führt zu einem plötzlichen Anstieg des Bedarfs an Fragen und der Durchführung von Verwaltungsverfahren. Im Rahmen der Optimierung der Gehaltsabrechnung müssen sich die Beamten und Staatsbediensteten zudem mit neuen Geschäftsprozessen vertraut machen und die steigende Anzahl an Dokumenten bewältigen. Dies führt zu großem Druck und dem Risiko von Verzögerungen und Fehlern.
Um diese Herausforderungen wirksam zu bewältigen, einen reibungslosen und transparenten Regelungsprozess sicherzustellen, Unannehmlichkeiten für Menschen und Unternehmen zu minimieren und die Verwaltungsressourcen zu optimieren, hat die Vietnam Posts and Telecommunications Group (VNPT) spezielle KI-Anwendungen entwickelt, um die effektive Abwicklung von Verwaltungsverfahren während der Übergangsphase zu unterstützen.
„Personalisierung“ im Dienste von Menschen und Unternehmen
„Citizen – Business Virtual Assistant“ ist eine integrierte KI-Plattform, die als zentraler, intelligenter digitaler Touchpoint Bürger und Unternehmen umfassend bei allen verwaltungstechnischen Fragen rund um den Fusionsprozess unterstützt.
Diese Anwendung kann rund um die Uhr automatisch Informationen beantworten. Mithilfe von Natural Language Processing (NLP) kann sie Tausende von Fragen von Privatpersonen und Unternehmen zu neuen Verwaltungsgrenzen, Namensänderungen und anzupassenden Dokumenten (Haushaltsregister, Personalausweis, Gewerbeschein, Landnutzungszertifikat usw.) verstehen und beantworten. Die Anwendung informiert zudem über neue Richtlinien und Vorschriften nach der Fusion – leicht verständlich und individuell auf den jeweiligen Fall zugeschnitten.
Andererseits erkennt die KI auf Grundlage der vom Benutzer bereitgestellten Informationen (Art des zu ändernden Dokuments, alte/neue Adresse, Art des Unternehmens) automatisch die durchzuführenden Verwaltungsverfahren und liefert detaillierte Anweisungen für jeden Schritt und jedes vorzubereitende Dokument. Gleichzeitig werden direkte Links zu den auszufüllenden elektronischen Formularen bereitgestellt. Außerdem wird die automatische Ausfüllung eines Teils der Informationen unterstützt, wenn die Daten bereits in der nationalen Datenbank verfügbar sind. Dadurch werden Fehler und Zeitaufwand minimiert.
Dieses KI-System sammelt, analysiert und aktualisiert außerdem automatisch die neuesten Rechtsdokumente und Ankündigungen von Ministerien, Zweigstellen und Kommunen im Zusammenhang mit Fusionen und stellt so sicher, dass die Informationen für Privatpersonen und Unternehmen stets korrekt und aktuell sind.
Dank der oben genannten Funktionen wird die KI-Anwendung „Virtueller Assistent für Bürger – Unternehmen“ den Aufwand direkter Befragungen für mit der Abwicklung von Verwaltungsverfahren betraute Beamte deutlich reduzieren und ihnen mehr Zeit geben, sich auf die Bearbeitung komplexer Unterlagen zu konzentrieren, die einer eingehenden Prüfung bedürfen.
Die Anwendung trägt zudem zur Zufriedenheit und zum Erlebnis von Menschen und Unternehmen bei. Sie ermöglicht ihnen die proaktive Informationssuche und die Durchführung von Verwaltungsverfahren jederzeit und überall. Das verkürzt Warte- und Reisezeiten und schafft Transparenz und Vertrauen. Insbesondere gewährleistet die Anwendung die Einheitlichkeit und Genauigkeit der Informationen. Dadurch werden unterschiedliche Erklärungen und damit Verwirrungen vermieden und Fairness für alle Beteiligten geschaffen.
KI unterstützt die Abwicklung von Verwaltungsverfahren
VNPT hat außerdem eine Reihe von KI-Anwendungen entwickelt, die tief in das System zur Bearbeitung von Verwaltungsverfahren integriert sind, um Beamten und Staatsbediensteten dabei zu helfen, Verwaltungsverfahren während der Übergangsphase effizienter abzuwickeln.
Zunächst gibt es ein KI-System, das die intelligente Klassifizierung und Prüfung von Datensätzen unterstützt. Diese KIs nutzen Computer Vision-Technologie, um Informationen aus Dokumenten und Datensätzen automatisch zu scannen, zu identifizieren und zu lesen. Sie klassifizieren Datensätze automatisch, extrahieren Daten und prüfen deren Gültigkeit gemäß den neuen Vorschriften und Rechtsformen der Verwaltungseinheiten nach der Fusion. Anschließend warnen sie automatisch vor Mängeln, Fehlern oder ungültigen Datensätzen. Dies hilft den Beamten, diese frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Ergänzungen anzufordern. Dadurch reduziert sich die Anzahl der zurückzugebenden Datensätze.
Als Nächstes unterstützen KIs die Entscheidungsfindung und die Aktenbearbeitung. Diese KIs analysieren die Daten aus der Akte, vergleichen sie mit relevanten Vorschriften, um eine Lösung vorzuschlagen oder den Mitarbeitern die nächsten Schritte zu empfehlen. In komplexen Fällen kann die KI auf wichtige Punkte oder relevante Rechtsdokumente hinweisen, die die Mitarbeiter heranziehen können, um den Beurteilungsprozess zu beschleunigen.
Schließlich automatisiert KI die Berichterstellung und Statistik. Die Anwendung synthetisiert automatisch Daten aus dem Prozess der Annahme und Bearbeitung von Verwaltungsverfahren (Anzahl der Datensätze, durchschnittliche Bearbeitungszeit, am häufigsten auftretende Arten von Verwaltungsverfahren, häufige Fehler usw.).
Erstellen Sie auf dieser Grundlage visuelle statistische Berichte in Echtzeit, die den lokalen Führungskräften, Abteilungen und Zweigstellen einen umfassenden Überblick über die Effektivität der Abwicklung von Verwaltungsverfahren verschaffen und Engpässe leicht erkennen, um rechtzeitig entsprechende Maßnahmen ergreifen zu können.
Die Ergebnisse praktischer Tests zeigen, dass diese KI-Systeme die Produktivität der Mitarbeiter deutlich verbessert, manuelle, repetitive und fehleranfällige Aufgaben reduziert und den Mitarbeitern dabei geholfen haben, sich auf ihre beruflichen Aufgaben zu konzentrieren sowie komplexere Probleme zu lösen. Zudem haben sie Transparenz und Fairness bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren gewährleistet, wenn Prozesse digitalisiert und durch KI gesteuert werden, wodurch subjektive Eingriffe und negative Risiken minimiert wurden. Gleichzeitig haben sie dem Management genaue und aktuelle Daten geliefert und so Führungskräfte an der Basis und vor Ort dabei unterstützt, schnelle und effektive operative Entscheidungen auf der Grundlage realer Daten zu treffen.
Erleben Sie eine moderne, schnelle und effiziente digitale Verwaltung
Der Piloteinsatz von KI zur Unterstützung der Bearbeitung von Verwaltungsverfahren in Ho-Chi-Minh- Stadt im Mai 2025 hat viele positive Ergebnisse gebracht. Konkret: Die Zeit für den Empfang und die Beantwortung von Anfragen hat sich deutlich verkürzt; Bürger und Unternehmen werden präziser unterstützt, wodurch häufige Reisen reduziert werden; gleichzeitig stehen den Beamten zusätzliche Tools zur Verfügung, um die Bearbeitung von Dokumenten proaktiver und effektiver zu gestalten.
Dementsprechend hat das KI-System den Empfang von durchschnittlich 10.000 bis 13.000 Dokumenten unterstützt, die täglich direkt von Bürgern eingereicht wurden, und so zu einer Bearbeitungszeitersparnis von schätzungsweise 1.400 Stunden/Tag, mehr als 30.800 Stunden/Monat und 369.600 Stunden/Jahr beigetragen, was der Arbeit von etwa 175 Beamten entspricht.
Darüber hinaus unterstützen KI-Anwendungen auch den Empfang von durchschnittlich 5.000 bis 6.000 Online-Anträgen pro Tag, wodurch die Bearbeitungszeit um schätzungsweise 550 Stunden pro Tag, mehr als 12.100 Stunden pro Monat und 145.200 Stunden pro Jahr eingespart wird, was der Arbeit von fast 70 Mitarbeitern entspricht.
Wenn Bürger und Unternehmen den Fortschritt von Verwaltungsverfahren verfolgen, können sie zudem Informationen zu ChatBot-Transaktionen abrufen und anzeigen, um den gesamten Prozess verständlicher zu gestalten. Der Einsatz von KI im öffentlichen Serviceportal und im Informationssystem für Verwaltungsverfahren hat dazu beigetragen, den Prozess zu optimieren, Wartezeiten und Bearbeitungskosten zu reduzieren, schnelle und transparente Dienstleistungen zu gewährleisten und den Menschen umfassend zu helfen.
Für VNPT ist KI nicht nur ein Trend, sondern eine langfristige Strategie, die bereits frühzeitig initiiert wurde. Denn VNPT ist sich bewusst, dass die Beherrschung von KI-Technologie nicht im Handumdrehen gelingt, sondern systematische, nachhaltige und visionäre Investitionen erfordert. VNPT identifiziert drei Säulen, die Investitionen benötigen: Personal, Infrastruktur und Daten. Für die echte Entwicklung von KI reicht Finanzierung allein nicht aus, sondern erfordert flexible Mechanismen, spezielle Richtlinien und Handlungswillen.
Die von VNPT entwickelten KI-Technologien werden in spezifische Produkte und Dienstleistungen verpackt und eng in das digitale Ökosystem integriert, das für Regierung, Bevölkerung und Unternehmen bereitgestellt wird. Dank dieses Prinzips „in der Praxis anwenden“ wird die KI-Technologie von VNPT immer weiter perfektioniert und auch das KI-Personalteam wird immer reifer.
Laut der Zeitung THAI LINH/Nhan Dan
Link zum OriginalartikelQuelle: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html
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