Erster Tag der Anwendung des neuen Notarrechts: Hohes Arbeitstempo, Erwartung großer Veränderungen

Dies ist der erste Tag, an dem das Notargesetz und das Dekret 104/2025/ND-CP von 2024 offiziell in Kraft treten und eine Phase starker digitaler Transformation in der Notartätigkeit einleiten, insbesondere der Einführung der elektronischen Beglaubigung und der elektronischen Datenspeicherung.

Das Notariat Nr. 1 in Ho-Chi-Minh-Stadt verfügt über die nötige Infrastruktur und Ausrüstung wie etwa Scanner, um elektronische Beglaubigungen durchführen zu können.

Im Notariat Nr. 1 in Ho-Chi-Minh-Stadt (Pasteur-Straße) drängen sich ständig Menschen, um Formalitäten zu erledigen. Als wir dort Dokumente beglaubigten, erlebten wir einen Morgen voller dringender Arbeit von Spezialisten und Notaren. Auf unsere Fragen zum Fotografieren bei der Beglaubigung von Dokumenten und Aufzeichnungen sowie zur Anwendung der elektronischen Beglaubigung antworteten die Spezialisten hier begeistert und klar.

Am Morgen des 1. Juli mussten die meisten privaten Notariate ihre Siegel bei den zuständigen Behörden ändern lassen, während staatliche Notariate wie das Notariat Nr. 1 begannen, ihre Arbeit nach neuen Vorschriften aufzunehmen.

In einem Gespräch mit der Zeitung SGGP sagte Herr Nguyen Ho Phuong Vinh, stellvertretender Leiter des Notariats Nr. 1 von Ho-Chi-Minh-Stadt, dass die Einheit, ohne bis zum 1. Juli zu warten, interne Schulungen durchgeführt und einen Prozess entwickelt habe, der festlegt, wer was macht, wie die Aufzeichnungen gespeichert werden und wie die Konvertierung von Papier- in elektronische Aufzeichnungen erfolgt.

Gemäß den Vorschriften müssen ab dem 1. Juli notariell beglaubigte Papierdokumente für notarielle Transaktionen in Datennachrichten umgewandelt und elektronisch gespeichert werden. Notariell beglaubigte Dokumente, die vor dem 1. Juli 2025 erstellt wurden, werden gemäß den betrieblichen Anforderungen der notariellen Organisation, die die Dokumente verwaltet, elektronisch umgewandelt und gespeichert.

Laut Herrn Vinh wird die elektronische Beglaubigung derzeit in Ho-Chi-Minh-Stadt und im ganzen Land in vielen Bereichen eingeführt und die Software vielfältig getestet. Insbesondere wurde das Justizministerium in Ho-Chi-Minh-Stadt mit der CMC -Software vertraut gemacht, und Notariate haben bereits eine Demoversion der Software zur elektronischen Beglaubigung erhalten. Entscheidend seien jedoch nach wie vor die tatsächlichen Bedürfnisse der Bevölkerung.

„Alle Notariate können mit elektronischen Beglaubigungssystemen ausgestattet werden. Wer diese jedoch nicht benötigt, wird sich nach wie vor für die Papierbeglaubigung entscheiden. Die meisten elektronischen Beglaubigungen werden derzeit nur in Behörden und Einheiten eingesetzt, die eine Online-Einreichung von Dokumenten verlangen“, analysierte Herr Vinh.

Obwohl noch viel Verbesserungsbedarf besteht, ist Herr Vinh überzeugt, dass die elektronische Beglaubigung bei richtiger Umsetzung große Vorteile bringen wird. Wenn Behörden Daten synchronisieren und austauschen, wird es mit ziemlicher Sicherheit keine gefälschten Dokumente mehr geben. Gefälschte Grundbesitzurkunden und Ausweispapiere können durch die Digitalisierung der Daten und die Verifizierung durch biometrische Daten, Fingerabdrücke und Augenfotos eliminiert werden. Notare müssen nur nach oben schauen, um sie sofort zu erkennen.

Laut Notar Nguyen Ho Phuong Vinh soll die Gesetzesänderung den Menschen besser dienen. Damit die Umstellung jedoch wirklich wirksam ist, braucht es Zeit, bis sich die Menschen daran gewöhnt haben. Außerdem sind eine synchrone technologische Infrastruktur und ein Umdenken bei den Notaren und den Dokumentenempfangsagenturen erforderlich.

Auch wenn am ersten Tag der Umsetzung des neuen Gesetzes noch vieles angepasst werden muss, ist die Stimmung in den Notariaten positiv.

Nicht für alle Dokumentarten ist ein Foto erforderlich.

Laut Notar Nguyen Ho Phuong Vinh ist bei der notariellen Beglaubigung nicht für alle Dokumentenarten ein Foto des Unterzeichners erforderlich. Notarielle Beglaubigungen werden in verschiedene Bereiche unterteilt, darunter die Beglaubigung von Transaktionen, die Beglaubigung von Originalkopien, die Beglaubigung von Unterschriften und die Beglaubigung von Übersetzerunterschriften.

Nur bei der Beglaubigung von Transaktionen, auch notariell beglaubigte Dokumente genannt, müssen Fotos aller unterzeichnenden Parteien gemacht werden, um die Echtheit der Transaktion sicherzustellen. Darüber hinaus sind für einige Tätigkeiten wie die Beglaubigung von Kopien von Originalen, die Beglaubigung von Unterschriften oder die Beglaubigung der Unterschrift von Dolmetschern keine Fotos erforderlich.

Die Regelung, bei der Beglaubigung von Transaktionen Fotos zu machen, führt jedoch manchmal zu heiteren Situationen. „Beispielsweise werden wir eingeladen, vor dem Hauptsitz zu unterschreiben, obwohl es sich um ein Gefängnis oder einen Ort handelt, an dem das Fotografieren verboten ist. In diesem Fall muss Konsens herrschen, entweder muss die Notareinheit flexibel sein, oder die einladende Partei muss geeignete Bedingungen schaffen. Die Regelung darf nicht starr sein, eine der beiden Parteien muss sich aktiv anpassen“, erklärte Herr Vinh.

CAM NUONG

Quelle: https://www.sggp.org.vn/ngay-dau-ap-dung-luat-cong-chung-moi-nhip-lam-viec-tat-bat-ky-vong-ve-su-thay-doi-lon-post802068.html