KPI - Hebel zur Förderung von Innovation und Kreativität der Mitarbeiter

Das Innenministerium hat der Regierung kürzlich einen Verordnungsentwurf zur Bewertung und Einstufung der Qualität von Beamten vorgelegt. Eine wichtige Neuerung ist die Anwendung des KPI-Index (Leistungsbewertungsindex) zur Messung der Arbeitsergebnisse von Beamten je nach Position. Jeder Beamte wird monatlich und vierteljährlich überwacht und bewertet, anstatt wie bisher nur am Jahresende zusammengefasst zu werden. Die Anwendung des regionalen KPI-Index zur Messung der Arbeitsergebnisse je nach Position wird für die Umsetzung der Verwaltungsreform als notwendig erachtet.

Die Denkweise der Beamten ändern

Laut dem Verordnungsentwurf sind die KPI-Ergebnisse sowohl Grundlage für die Einstufung der Beamten am Jahresende als auch Grundlage für die Beurteilung von Parteimitgliedern, die Personalarbeit leisten, wie etwa Einstufung, Rotation, Ernennung, Belohnung oder Entlassung.

Menschen kommen für Behandlungen ins Public Administration Service Center im Bezirk Thu Duc in Ho-Chi-Minh-Stadt. Foto: VIET DUNG

MSc. Nguyen Nhat Khanh von der Universität für Wirtschaft und Recht der Ho-Chi-Minh-Stadt-Nationaluniversität kommentierte: „Die Anwendung von KPI im öffentlichen Sektor ist ein wichtiger neuer Punkt, der einen Wandel in der Denkweise der Beamtenführung zeigt. Denn Stellenpositionen spielen eine Schlüsselrolle in der Beamtenführung. Sie bilden die Grundlage für die Ermittlung des Einstellungsbedarfs, die kapazitätsgerechte Personalzuweisung, die Festlegung von Titelstandards sowie die Umsetzung von Schulung, Planung und Vergütung. Die Verwaltung nach Stellenpositionen trägt dazu bei, Beamte genauer zu beurteilen und so die Verwaltungsqualität zu verbessern. Insbesondere die Anwendung von KPI-Indikatoren zur Bewertung der Arbeitsergebnisse wird einen großen Wandel in der Arbeitsweise der Beamten bewirken und sie unter Druck setzen, stets hart zu arbeiten, um die Arbeitsanforderungen zu erfüllen.“

Auch MSc. Nguyen Tuan Anh, Experte für öffentliche Verwaltung, ist der Ansicht, dass die Anwendung von KPIs im öffentlichen Sektor dringend erforderlich ist. Er analysierte, dass sich das ganze Land in einem Prozess der Verwaltungsreform befindet, der eine Straffung des Apparats, eine Verbesserung von Effektivität und Effizienz und gleichzeitig den Aufbau einer dienenden Regierung erfordert. Das zweistufige Modell der lokalen Regierung erfordert klare Verantwortlichkeiten, klare Autorität und klare Ergebnisse. KPIs werden zu einem Instrument, um die Arbeitseffizienz jedes Beamten und jeder Behörde zu quantifizieren. Mit anderen Worten: KPIs sind für Beamte ein Schritt nach vorn, um sich modernen Managementpraktiken anzunähern. Dies trägt dazu bei, das Verwaltungsdenken der Beamten vom Management zum Dienst zu verändern, wobei die Kader ihre persönlichen Arbeitsmanagementkapazitäten proaktiv trainieren, digitale Fähigkeiten erwerben und Technologie anwenden.

Öffentlichkeit und Transparenz bei der Bewertung und Einstufung

MSc. Nguyen Tuan Anh analysierte, dass Beamte bei der Anwendung von KPI nicht mehr „Tun, um Dinge zu erledigen“ sondern „Qualität und Messbarkeit“ anstreben müssen. Dies schafft Motivation, die Professionalität zu verbessern, Abhängigkeiten zu reduzieren oder Stillstand zu vermeiden. KPI fördert zudem einen gesunden Wettbewerb und den Aufbau einer Kultur der Rechenschaftspflicht im öffentlichen Dienst. Insbesondere diejenigen, die gute Leistungen erbringen, Initiative zeigen und klare Ergebnisse erzielen, werden Anerkennung erhalten. Stagnation und Verantwortungsvermeidung werden hingegen deutlicher sichtbar.

Beamte des Bezirks Dong Hung Thuan (HCMC) bearbeiten Dokumente für Menschen

Experten empfehlen außerdem, keinen starren Rahmen für alle anzuwenden. Die Kriterien müssen vielmehr auf den spezifischen Funktionen und Aufgaben der jeweiligen Position basieren. Die Kriterien müssen quantitativ (Anzahl der Datensätze, Fortschritt, pünktliche Fertigstellung) und qualitativ (Zufriedenheitsgrad der Mitarbeiter, Teamgeist) harmonieren. Das KPI-System muss flexibel und kontextabhängig sein und darf keine mechanischen Messungen erfordern, die Kreativität ausschließen. Darüber hinaus muss es einen transparenten Überwachungs- und Überprüfungsmechanismus für die Ergebnisse der KPI-Umsetzung geben, der auch die Beteiligung Dritter – wie Einzelpersonen oder unabhängige Agenturen – einschließt, um Zahlenfälschung oder Erfolgsmeldungen zu verhindern.

Nach der Analyse einiger Schwierigkeiten stellte MSc Nguyen Nhat Khanh fest, dass die Ermittlung von KPIs für Stellen, die keine spezifischen Produkte herstellen und keine klare Quantifizierung aufweisen, eine große Herausforderung darstellt, mit der richtigen Methode aber durchaus möglich ist. Anstatt den Output zu messen, müssen diese Stellen anhand des Arbeitsprozesses, der Qualität der Aufgabenerfüllung und des Beitrags zur Gesamteffizienz der Einheit bewertet werden. Konkret können Indikatoren wie die pünktliche Fertigstellung von Arbeiten, die Genauigkeit in der Beratung, die Einhaltung von Verfahren oder die Mitarbeiterzufriedenheit usw. herangezogen werden.

Experten sind der Ansicht, dass für eine erfolgreiche Umsetzung der KPI-Anwendung eine sorgfältige Vorbereitung von Institutionen, Personal, Datenbanken und Informationstechnologie erforderlich ist. Dies erfordert von der Verwaltung des öffentlichen Dienstes die Ausarbeitung einer detaillierten und angemessenen Stellenbeschreibung. Gleichzeitig ist es notwendig, die Anforderungen für jede Position hinsichtlich der beruflichen Qualifikationen, Fähigkeiten, moralischen Qualitäten und praktischen Fertigkeiten, die Beamte für diese Position mitbringen müssen, vollständig zu beschreiben. Dies erfordert die Koordination zwischen dem Innenministerium , den Ministerien, Zweigstellen und Kommunen, um eine Grundlage für eine umfassende und wissenschaftliche Anwendung zu schaffen. Je spezifischer die Stellenbeschreibung, desto detaillierter und effektiver die Anwendung der KPI-Indikatoren.

Laut dem vom Innenministerium an die Regierung übermittelten Erlassentwurf machen allgemeine Kriterien zu Qualitäten, Einstellungen, Disziplin und Kultur des öffentlichen Dienstes 30 % der Gesamtpunktzahl aus, während die Ergebnisse der Aufgabenerfüllung anhand von KPIs 70 % ausmachen. Die Qualität der Beamten wird auf der Grundlage monatlicher und vierteljährlicher Überwachungs- und Bewertungsergebnisse in vier Stufen eingeteilt: unter 50 Punkte, von 50–70 Punkten, von 70–90 Punkten und über 90 Punkten.

Beamte mit einer Bewertungsnote unter 50 Punkten oder mit Disziplinarverstößen oder moralischem Verfall werden als „ihre Aufgaben nicht erfüllend“ eingestuft und können versetzt oder entlassen werden. Das Innenministerium erklärte, dieser Mechanismus ziele darauf ab, ein transparentes und objektives Bewertungsinstrument zu schaffen, das diejenigen aussortiert, die die Anforderungen nicht erfüllen, und gleichzeitig die Beamten zu produktiver, kreativer und effektiver Arbeit ermutigt.

Ngo Binh

Quelle: https://www.sggp.org.vn/kpi-don-bay-thuc-day-can-bo-doi-moi-sang-tao-post812668.html