التكيف بسرعة مع الوظائف الجديدة

بعد دمج الحدود الإدارية، يُعد ضمان سلاسة وفعالية الأنشطة الإدارية العامة من أهم الأولويات. إن معالجة كميات كبيرة من الوثائق في وقت قصير، وضمان معدل إنجاز مرتفع وانخفاض كبير في معدل التأخير، يُظهر أن موظفي وموظفي مركز خدمات الإدارة العامة في حي راش جيا (المشار إليه فيما يلي باسم المركز) يتميزون بالتفاني والمهنية والقدرة على التكيف بسرعة مع الوظائف الجديدة.

يتلقى موظفو الخدمة المدنية في مركز خدمة الإدارة العامة لمنطقة راش جيا السجلات والإجراءات الإدارية للأشخاص.

تم دمج دائرة راش جيا من تسع دوائر تابعة لمدينة راش جيا السابقة، وهي الأكبر سكانًا في البلاد، إذ يتجاوز عدد سكانها 250,600 نسمة. وتُعدّ الإجراءات الإدارية اليومية كبيرة جدًا، لا سيما في مجال الأحوال المدنية. في الأيام العشرة الأولى من يوليو 2025، استلم المركز 1,172 سجلًا مدنيًا، أي ما نسبته 44.73% من إجمالي السجلات المستلمة؛ وبحلول نهاية 10 يوليو، أعاد المركز 1,112 سجلًا، منها 6 سجلات متأخرة.

صرحت لي ثي نغوك دوين، الموظفة المدنية في المركز، المسؤولة عن استلام سجلات الأحوال المدنية، بأنها قبل دمج الدوائر، كانت متخصصة في وزارة العدل، حيث كانت تتولى معالجة سجلات المدينة المرسلة من موظفي البريد . بعد الدمج، أصبحت مسؤولة عن استلام سجلات الأحوال المدنية من سكان الدائرة بأكملها، ثم تحويلها إلى القسم المختص لمعالجتها. في الآونة الأخيرة، كان نظام استلام السجلات مثقلًا أحيانًا، ويتعطل في أوقات الذروة، مما يتسبب في تأخير استلام السجلات من السكان. لم يُحدَّث برنامج الأحوال المدنية بالكامل ليشمل وظائف بعض الأقسام، لذا يضطر الموظفون إلى المعالجة يدويًا... "بفضل تجهيز المركز بكامل المعدات والمرافق والبنية التحتية للشبكة، وتجهيز الموظفين لدعم الأفراد في تعبئة الإقرارات وتقديم الوثائق إلكترونيًا، يُساعدني ذلك على توفير الوقت والجهد في مرحلة التوجيه الأولية، والتركيز بشكل أكبر على العمل الاحترافي. لديّ خبرة ودراية في مجال الأحوال المدنية، لذا تُنفَّذ العمليات باحترافية. ومع ذلك، نظرًا لكثرة السجلات، عليّ بذل الجهود، وترتيب العمل بشكل علمي، والاستفادة من الوقت، وتسريع عملية الاستقبال، والحد من الأخطاء لتسهيل معالجة السجلات على القسم، وضمان خدمة جيدة للأفراد"، قالت السيدة نغوك دوين.

يقوم الضباط بإرشاد الأشخاص لكتابة طلبات الإجراءات الإدارية.

في السابق، كان السيد هو فان نجوين موظفًا حكوميًا مسؤولاً عن تجميع الإحصاءات وإعداد التقارير في مقاطعة آن هوا قبل الدمج. وهو الآن مسؤول عن استلام المستندات في مجال توثيق النسخ الأصلية. تتطلب الوظيفة الجديدة من السيد نجوين الاتصال المباشر بالأشخاص والتواجد في المركز قبل الساعة 7:00 صباحًا وبعد ساعات العمل لتلخيص البيانات وتقديمها إلى الوحدة. يجب معالجة المستندات في مجال توثيق النسخ الأصلية خلال اليوم، في حين أن عدد المستندات كبير ومتنوع. "أتلقى في المتوسط أكثر من 100 مستند / يوم؛ يطلب الشخص الواحد العديد من المستندات المختلفة. تتطلب وظيفة استقبال الأشخاص مني التواصل أكثر من ذي قبل. لتلبية متطلبات الوظيفة، قمت بزيادة بحثي وتعلمي وتحسين مهارات الاتصال لدي ومهارات معالجة البرامج على نظام الشباك الواحد بما في ذلك خطوات الاستلام ومعالجة المستندات وتقديمها للتوقيع ورقمنة المخرجات والتوقيع للتخزين،" شارك السيد نجوين.

صرح نائب مدير المركز، تران ثانه فونغ، بأن جميع موظفي المركز، وموظفي الخدمة المدنية، وموظفي الدعم، ملتزمون تمامًا بساعات العمل، حتى أنهم يعملون أكثر من الساعات المحددة نظرًا لضغط العمل. ويضمن موظفو الخدمة المدنية الذين يستلمون الوثائق مباشرةً مؤهلاتهم المهنية وخبراتهم وتجاربهم في المجال المعني، مما يضمن معالجة الوثائق بسلاسة. ويتمتع موظفو الدعم بخبرة واسعة في تكنولوجيا المعلومات، ويدعمون ويوجهون المواطنين بكل حماس لتسجيل وثائقهم.

بالإضافة إلى النتائج الباهرة، لا يزال تشغيل المركز صعبًا لأسباب عديدة. وصرح السيد تران ثانه فونغ قائلًا: "لتحسين كفاءة العمل، يُنظم المركز اجتماعات دورية كل خميس بعد الظهر لمراجعة العمل والمحتوى اللازم تنسيقه مع وحدات لجنة الشعب بالمنطقة؛ وكل جمعة بعد الظهر، يدعو المركز ممثلي الإدارات والمكاتب للاجتماع ومناقشة الحلول الكفيلة بإزالة الصعوبات والعقبات بسرعة، بهدف إنجاز العمل بكفاءة أكبر أسبوعيًا".

المقال والصور: بيش توين

المصدر: https://baoangiang.com.vn/thich-ung-nhanh-voi-cong-viec-moi-a424721.html