สร้างโปรไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและบันทึกการทำงานช่วยให้ Ha Tinh ปรับปรุงกิจกรรมการจัดการด้านธุรการและส่งเสริมกระบวนการสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์

จนถึงปัจจุบัน เอกสารกระดาษและเอกสารที่ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นและตราประทับของหน่วยงานที่มีอำนาจได้รับรองความถูกต้องตามกฎหมายและถูกนำมาใช้เพื่อการจัดการ การกำกับดูแล และธุรกรรมของหน่วยงานบริหารของรัฐ กรมกิจการภายในยังได้แนะนำคณะกรรมการประชาชนจังหวัดให้ออกเอกสารจำนวนมากเพื่อกำกับและชี้แนะการจัดการและการสร้างเอกสารกระดาษ

อย่างไรก็ตาม การดำเนินการตามขั้นตอนการเก็บรักษาและเก็บถาวรแบบดั้งเดิมของหน่วยงานและหน่วยงานบางแห่งยังไม่ได้รับการรับรองตามระเบียบข้อบังคับในปัจจุบัน เช่น เอกสารต่างๆ ไม่ได้รับการบันทึกอย่างสมบูรณ์ เอกสารยังค้างอยู่ ไม่ได้รับการรวบรวม แก้ไข และประเมินค่า... จากความเป็นจริงดังกล่าว ในปี 2564 ห่าติ๋ญได้ริเริ่มโครงการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและบันทึกการทำงาน

การสร้างบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ - รากฐานสำหรับการสร้างรัฐบาลดิจิทัล

การจัดทำบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยอำนวยความสะดวกแก่เจ้าหน้าที่และข้าราชการในการจัดการขั้นตอนการบริหาร

รองอธิบดีกรมกิจการภายใน ไม ทรูง ซินห์ ผู้ริเริ่มโครงการดังกล่าว กล่าวว่า "การสร้างบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์และการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นประเภทใหม่ที่มีความแตกต่างมากมายเมื่อเทียบกับการบันทึกบนกระดาษแบบเดิม เอกสารจะสร้างขึ้นบนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หรือแปลงเป็นดิจิทัลจากเอกสารบนสื่อข้อมูลอื่น ๆ เอกสารดิจิทัลสามารถสร้างเป็นบันทึกในสภาพแวดล้อมเครือข่ายได้โดยอัตโนมัติด้วยฟังก์ชันการสร้างบันทึกที่รวมอยู่ในระบบการจัดการเอกสาร"

ตามการประเมิน ห่าติ๋ญเป็นหนึ่งในพื้นที่ชั้นนำในการดำเนินการด้านบันทึกอิเล็กทรอนิกส์และการแปลงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นดิจิทัล รวมถึงจัดการการใช้เอกสารเพื่อปรับใช้บริการสาธารณะออนไลน์อย่างมีประสิทธิผลทั้งบางส่วนและทั้งหมด

การสร้างบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ - รากฐานสำหรับการสร้างรัฐบาลดิจิทัล

บันทึกต่างๆ จะถูกสร้างขึ้นแบบออนไลน์ด้วยกระบวนการที่ราบรื่น ช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบกระดาษ

ในปี 2564 จังหวัดห่าติ๋ญได้นำร่องโครงการดังกล่าวใน 6 หน่วยงานในระดับจังหวัด (สำนักงานคณะกรรมการประชาชนจังหวัด กรมกิจการภายในประเทศ กรมการคลัง กรมสารสนเทศและการสื่อสาร กรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี กรมยุติธรรม) และ 3 หน่วยงานในระดับอำเภอ (คณะกรรมการประชาชนนครห่าติ๋ญ เขตกามเซวียน เขตทาชฮา) โดยสามารถสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ได้ 3,231 รายการ

ภายในปี 2022 การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์บันทึกการทำงานจะถูกนำไปใช้งานในแผนกงานระดับจังหวัด สาขา และคณะกรรมการประชาชนของเขต เมือง และเทศบาล จำนวนบันทึกทั้งหมดที่สร้างขึ้นในหน่วยงานและท้องถิ่นมีมากกว่า 51,600 รายการ โดยจำนวนบันทึกที่สมบูรณ์มีมากกว่า 13,000 รายการ ในปี 2023 ห่าติ๋ญจะยังคงใช้การสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์บันทึกการทำงานอย่างเข้มแข็งต่อไป โดยมีเป้าหมายเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกการทำงาน 90% ในระดับจังหวัด บันทึกการทำงาน 80% ในระดับอำเภอ บันทึกการทำงาน 30% ในระดับตำบล (ยกเว้นบันทึกการทำงานที่อยู่ในขอบเขตความลับของรัฐ บันทึกที่มีส่วนประกอบของเอกสารที่ซับซ้อน...) ถูกสร้างขึ้น

ในทางปฏิบัติ การจัดทำบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ทำให้เกิดประโยชน์มากมายต่อการบริหารจัดการของรัฐ ส่งเสริมการปฏิรูปการบริหาร และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของเอกสารและเอกสารสำคัญ

การสร้างบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ - รากฐานสำหรับการสร้างรัฐบาลดิจิทัล

ด้วยการจัดทำบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ขึ้น กระบวนการค้นหาและประมวลผลเอกสารก็จะเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว

นางสาวโฮ ทิ เนียม ผู้เชี่ยวชาญจากแผนกปฏิรูปการบริหารและเอกสาร (กรมกิจการภายใน) กล่าวว่า “ตั้งแต่มีการนำระบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานบนซอฟต์แวร์การจัดการงาน ประโยชน์ประการแรกคือช่วยลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารกระดาษได้มากเช่นเดิม นอกจากนี้ เมื่อสร้างเอกสารบนเครือข่าย กระบวนการค้นหาและประมวลผลข้อมูลข้อความก็รวดเร็วและสะดวกสบาย นอกจากนี้ การแก้ไขเอกสารยังง่ายและรวดเร็วอีกด้วย เพราะไม่ต้องพิมพ์และพิมพ์ซ้ำเอกสารกระดาษหลายครั้งเพื่อขอความเห็นจากแผนกและสำนักงานอีกต่อไป นอกจากนี้ ระบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยลดการสูญหายของเอกสาร ซึ่งเกิดขึ้นได้ง่ายกับระบบบันทึกกระดาษ”

ประโยชน์อีกประการหนึ่งของการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์บันทึกการทำงานก็คือ เมื่อมีการเผยแพร่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ข้าราชการและพนักงานราชการทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในกระบวนการประมวลผลและแก้ไขเอกสารในระบบเดียวกันได้ ซึ่งช่วยให้กระบวนการประมวลผลเอกสารเป็นไปอย่างราบรื่นและสม่ำเสมอ ในทางกลับกัน ซอฟต์แวร์นี้ยังช่วยให้ผู้นำของหน่วยงานและหน่วยงานต่างๆ จัดการกระบวนการให้คำปรึกษาและจัดการงานของข้าราชการและพนักงานราชการแต่ละคนเมื่อได้รับมอบหมายให้เป็นประธานในการแก้ไข

การสร้างบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ - รากฐานสำหรับการสร้างรัฐบาลดิจิทัล

กรมกำลังดำเนินการจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและไฟล์งานสำหรับตำบล 216 แห่ง ในรูปแบบคำแนะนำแบบจับมือ นอกจากนี้ กรมยังได้ออกเอกสารแนะนำกระบวนการจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์ไฟล์งาน ซึ่งมีเนื้อหาหลักๆ เช่น กระบวนการร่างและลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการป้อนรายการบันทึกของหน่วยงานบนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและไฟล์งาน กระบวนการจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและไฟล์งาน อาจกล่าวได้ว่าการสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ค่อนข้างซับซ้อน แต่ในกระบวนการสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์และรัฐบาลดิจิทัล ถือเป็นข้อกำหนดที่หลีกเลี่ยงไม่ได้
นายมาย เติง ซินห์
รองอธิบดีกรมกิจการภายในประเทศ

ฟุกกวาง - มายฮวง

แหล่งที่มา