Este strict interzisă confiscarea, transferul sau distrugerea documentelor în timpul procesului de restructurare organizațională.

(NLDO) - Predarea documentelor și a bazelor de date de documente după încheierea aranjamentului organizatoric se efectuează în conformitate cu reglementările legale privind autoritatea de gestionare a arhivelor.

Ministerul Afacerilor Interne a trimis recent un document Comitetelor Populare din provincii și orașe administrate central privind consolidarea gestionării documentelor și a arhivelor în procesul de reorganizare a aparatului sistemului politic, conform Concluziei nr. 127-KL/TW a Biroului Politic.

Prin urmare, Ministerul Afacerilor Interne a solicitat Președintelui Comitetului Popular al provinciei și orașului să îndrume urgent implementarea unui număr de sarcini urgente pentru consolidarea gestionării documentelor și a activității de arhivă în procesul de reorganizare a aparatului administrației locale.

Toate documentele și bazele de date de documente formate în timpul activităților agențiilor și organizațiilor trebuie gestionate centralizat, uniform și în siguranță, conform fiecărei arhive; documentele și bazele de date de documente ale oricărei agenții sau organizații trebuie compilate statistic și colectiv, conform arhivei agenției sau organizației respective.

„Agenția sau organizația își va închide arhivele de la data încetării activității. Agenția sau organizația nu va emite documente administrative sub autoritatea sa de la data intrării în vigoare a deciziei autorității competente privind fuziunea sau încetarea activității” - Documentul Ministerului Afacerilor Interne precizează clar.

Înainte și pe durata restructurării organizaționale, Ministerul Afacerilor Interne recomandă ca documentele și bazele de date să continue să fie păstrate în arhivele Arhivelor Istorice Provinciale și ale Arhivelor Agenției (sau în locația actuală de depozitare) ale unității administrative înainte de restructurare.

Este strict interzisă confiscarea, transferul sau distrugerea ilegală a documentelor și a bazelor de date cu documente; nu este permisă deteriorarea sau pierderea documentelor și a bazelor de date cu documente în timpul procesului de organizare a aparatului.

Conform Ministerului Afacerilor Interne, arhivele istorice provinciale sunt responsabile de primirea și coordonarea cu șefii agențiilor, organizațiilor și unităților administrative pentru a continua conservarea la fața locului sau conservarea temporară a tuturor documentelor de arhivă și a bazelor de date cu documente din provincie și pentru a preda documentele, în conformitate cu autoritatea lor de gestionare, noilor agenții, organizații și unități administrative, după restructurarea aparatului.

Odată cu aceasta, predarea documentelor și a bazelor de date de documente după încheierea aranjamentului organizatoric se efectuează în conformitate cu prevederile legii privind autoritatea de gestionare a arhivelor.

Ministerul Afacerilor Interne a solicitat, de asemenea, implementarea strictă a reglementărilor legale privind gestionarea și utilizarea sigiliilor și certificatelor de semnătură digitală pentru serviciul public specializat; protejarea secretului de stat și asigurarea securității informațiilor, documentelor și datelor la îndeplinirea sarcinilor statistice, ambalarea, predarea, conservarea și utilizarea în procesul de reorganizare a aparatului.

Sursă: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm