KPI – Løftemekanisme for å fremme innovasjon og kreativitet hos ansatte

Innenriksdepartementet har nettopp sendt regjeringen et utkast til dekret om vurdering og klassifisering av kvaliteten på embetsmenn, med et bemerkelsesverdig nytt punkt som er bruken av KPI-indeksen (ytelsesvurderingsindeks) for å måle arbeidsresultatene til embetsmenn i henhold til stilling. Hver embetsmann overvåkes og scores månedlig og kvartalsvis i stedet for bare å oppsummere ved årets slutt som før. Bruken av den regionale KPI-indeksen for å måle arbeidsresultater i henhold til hver stilling anses som nødvendig for å implementere administrativ reform.

Å endre tankegangen til embetsmenn

I følge utkastet til dekret er KPI-resultater både grunnlaget for klassifisering av embetsmenn ved årets slutt og også grunnlaget for evaluering av partimedlemmer og tjenestegjørende personells arbeid, som tilrettelegging, rotasjon, utnevnelse, belønning eller oppsigelse.

Folk kommer for å utføre prosedyrer på Public Administration Service Center i Thu Duc-distriktet i Ho Chi Minh-byen. Foto: VIET DUNG

Master i økonomi og jus ved Ho Chi Minh City National University kommenterte: Bruken av KPI-er i offentlig sektor er et viktig nytt poeng som demonstrerer en endring i tankegangen rundt embetsmannsledelse. Stillinger spiller en nøkkelrolle i embetsmannsledelse og er grunnlaget for å bestemme rekrutteringsbehov, organisere personell etter kapasitet, bygge tittelstandarder og implementere opplæring, planlegging og godtgjørelse. Stillingsbasert ledelse bidrar til å evaluere embetsmenn mer nøyaktig, og forbedrer dermed kvaliteten på administrasjonen. Spesielt bruk av KPI-indikatorer for å evaluere arbeidsresultater vil skape en stor endring i embetsmenns arbeidstankegang, noe som vil skape press for embetsmenn til alltid å jobbe hardt for å fullføre arbeidskravene.

MSc. Nguyen Tuan Anh, en ekspert på offentlig administrasjon, mener også at det er svært nødvendig å anvende KPI-er i offentlig sektor. Han analyserte at hele landet er i ferd med administrativ reform, med behov for å effektivisere apparatet, forbedre effektiviteten og produktiviteten, og samtidig bygge en tjenestegjørende regjering. Tonivåmodellen for lokalt styre krever tydelig ansvar, tydelig myndighet og tydelige resultater. KPI-er blir et verktøy for å kvantifisere arbeidseffektiviteten til hver enkelt tjenestemann og hvert byrå. Med andre ord er KPI-er et skritt fremover for at tjenestemenn skal bevege seg nærmere moderne ledelsespraksis. Dette bidrar til å endre den administrative tenkningen til tjenestemenn fra ledelse til tjeneste, der kadrer proaktivt trener sin personlige arbeidsledelseskapasitet, mestrer digitale ferdigheter og anvender teknologi.

Offentlighet og åpenhet i vurdering og klassifisering

Master i pedagogikk Nguyen Tuan Anh analyserte at når embetsmenn bruker KPI-er, må de gå fra å «gjøre ting for å få dem gjort» til å «gjøre ting med kvalitet og måling», noe som vil skape motivasjon for å forbedre profesjonaliteten, redusere avhengighet eller jobbe stille. KPI-er vil også oppmuntre til sunn konkurranse og fremme byggingen av en ansvarlighetskultur i embetsverket. Spesielt de som fullfører bra, har initiativ og tydelige resultater vil bli anerkjent. Tvert imot vil tilfeller av stagnasjon og ansvarsunndragelse bli tydeligere avdekket.

Tjenestemenn i Dong Hung Thuan-distriktet (HCMC) håndterer dokumenter for folk

Eksperter foreslår også at man ikke bruker et rigid rammeverk for alle, men at kriteriene må være basert på de spesifikke funksjonene og oppgavene til hver stilling. Kriteriene må være i harmoni mellom kvantitative (antall poster, fremdrift, fullføringsgrad til rett tid) og kvalitative (nivå av ansattes tilfredshet, koordineringsånd). KPI-systemet må være fleksibelt og kunne justeres for å passe til konteksten, og unngå situasjoner med mekanisk måling som eliminerer kreativitet. Sammen med dette må det være en transparent overvåkings- og verifiseringsmekanisme for resultater av KPI-implementering, inkludert deltakelse fra tredjeparter – for eksempel personer eller uavhengige byråer, for å begrense "tallgjennomgang" eller rapportering av prestasjoner.

MSc. Nguyen Nhat Khanh analyserte noen vanskeligheter og vurderte at det å score KPI-er for stillinger som ikke skaper spesifikke produkter og ikke har klar kvantifisering er en stor utfordring, men det er fullt mulig hvis riktig metode brukes. I stedet for å måle resultater, må disse stillingene evalueres basert på arbeidsprosessen, kvaliteten på oppgaveutførelsen og nivået på bidraget til enhetens totale effektivitet. Mer spesifikt kan indikatorer som graden av punktlig fullføring av arbeid, nøyaktighet i rådgivning, grad av samsvar med prosedyrer eller nivået av tilfredshet blant medarbeiderne brukes, osv.

Eksperter mener at for å kunne implementere KPI-anvendelse, er det nødvendig å nøye forberede institusjoner, menneskelige ressurser, databaser og informasjonsteknologi. Dette krever at embetsverket utformer en detaljert og passende stillingsbeskrivelse. Samtidig er det nødvendig å beskrive kravene for hver stilling fullt ut når det gjelder faglige kvalifikasjoner, ferdigheter, moralske egenskaper og praktiske evner som embetsmenn som innehar stillingen må ha. Dette krever koordinering av Innenriksdepartementet , departementer, avdelinger og lokaliteter for å skape et grunnlag for bred og vitenskapelig anvendelse. Jo mer spesifikk stillingsbeskrivelsen er, desto mer detaljert og effektiv er anvendelsen av KPI-indikatorene.

I følge utkastet til dekret som ble sendt inn av innenriksdepartementet til regjeringen , utgjør generelle kriterier for kvaliteter, holdninger, disiplin og offentlig tjenestekultur 30 % av den totale poengsummen, mens resultatene av å utføre oppgaver gjennom KPI-er utgjør 70 %. Embetsmenn klassifiseres etter kvalitet basert på månedlige og kvartalsvise overvåkings- og evalueringsresultater i henhold til fire nivåer: under 50 poeng, fra 50–70 poeng, fra 70–90 poeng og over 90 poeng.

Offentlig ansatte med en evalueringsscore under 50 poeng, eller med disiplinærbrudd eller moralsk forringelse, vil bli klassifisert som «ikke fullfører oppgavene sine» og kan bli overført eller avskjediget. Innenriksdepartementet forklarte at denne mekanismen har som mål å skape et transparent og objektivt evalueringsverktøy, som siler ut de som ikke oppfyller kravene, samtidig som de oppmuntrer offentlig ansatte til å jobbe produktivt, kreativt og effektivt.

Ngo Binh

Kilde: https://www.sggp.org.vn/kpi-don-bay-thuc-day-can-bo-doi-moi-sang-tao-post812668.html