Apakah dokumen dan rekod dalam sektor pendidikan yang disimpan secara kekal?

Kementerian Pendidikan dan Latihan baru sahaja mengumumkan draf Pekeliling yang mengawal selia tempoh penyimpanan rekod dan dokumen dalam bidang pendidikan dan latihan, menggantikan pekeliling yang mengawal selia tempoh penyimpanan dokumen profesional sektor pendidikan yang dikeluarkan pada 2016.

Sehubungan itu, draf Pekeliling tersebut menetapkan tempoh penyimpanan rekod dan dokumen dalam bidang pendidikan dan latihan yang terpakai kepada unit di bawah dan secara langsung di bawah Kementerian Pendidikan dan Latihan; Jabatan Pendidikan dan Latihan; Jabatan Pendidikan dan Latihan; prasekolah, pendidikan am, pendidikan berterusan, universiti, kolej pendidikan, sekolah khusus, institusi pendidikan lain yang menjalankan aktiviti pendidikan di bawah tanggungjawab pengurusan negeri Kementerian Pendidikan dan Latihan serta agensi, organisasi dan individu yang berkaitan.

200 jenis rekod dan dokumen disimpan secara kekal

Sehubungan itu, dalam peraturan ini, terdapat lebih daripada 200 jenis rekod dan dokumen yang disimpan secara kekal. Sebagai contoh, rekod meluluskan dasar penubuhan atau membenarkan penubuhan universiti, rekod mengiktiraf universiti swasta beroperasi bukan untuk keuntungan, rekod membenarkan latihan ke peringkat universiti.

Dokumen kemasukan universiti adalah antara dokumen yang diarkibkan secara kekal dalam sektor pendidikan.

Dokumen mengenai kemasukan ke ijazah kedoktoran, sarjana, universiti dan kolej pendidikan seperti rekod menentukan sasaran kemasukan tahunan, rekod pembangunan rancangan untuk memastikan kualiti input kemasukan, markah penanda aras, keputusan kemasukan dan senarai kemasukan.

Dokumen mengenai pengiktirafan tamat pengajian universiti seperti pengiktirafan tamat pengajian dan keputusan pemberian ijazah, senarai pengijazahan, rekod pengiktirafan tamat pengajian; rekod dan dokumen mengenai latihan kedoktoran seperti rekod kebenaran latihan, penggantungan pendaftaran, pembatalan keputusan membenarkan latihan dalam jurusan kedoktoran dan kepakaran; rekod kebenaran untuk bekerjasama dalam latihan kedoktoran dengan institusi pendidikan domestik; transkrip meringkaskan hasil pembelajaran mengikut semester, tahun persekolahan, kursus; rekod pengiktirafan tamat pengajian dan pemberian ijazah kedoktoran; rekod penilaian tesis kedoktoran peringkat asas; rekod permohonan pembelaan tesis kedoktoran di peringkat sekolah atau institut, dsb.

Rekod dan dokumen disimpan selama 20 tahun atau lebih

Mengenai tempoh penyimpanan 70 tahun, hanya ada satu fail untuk membina pangkalan data penjawat awam, guru, dan pentadbir pendidikan. Ini adalah kandungan baharu, sebelum ini tidak termasuk dalam pekeliling 2016.

Terdapat 3 jenis dokumen yang diarkibkan selama 30 tahun, antaranya rekod penilaian tesis sarjana, rekod penilaian tesis sarjana dan pemprosesan keputusan penilaian tesis sarjana sekiranya berlaku aduan dan tesis sarjana dinilai oleh majlis penilaian sebagai memenuhi keperluan atau lebih tinggi.

Terdapat lebih 80 rekod kertas yang perlu disimpan selama 20 tahun, seperti rekod penubuhan majlis sekolah dan pelantikan pengerusi majlis universiti awam; dokumen pengiktirafan tamat pengajian universiti; projek tamat pengajian universiti dan tesis yang dinilai oleh majlis sebagai memuaskan atau lebih tinggi; rekod program dan topik penyelidikan saintifik pensyarah dan penyelidik di peringkat kementerian dan industri; rekod pemilihan dan peruntukan pelajar pra-universiti untuk belajar di universiti, kolej, dan sekolah pertengahan; jadual ringkasan hasil pembelajaran dan latihan pelajar sekolah rendah, dsb.

Rekod dan dokumen disimpan selama 2-10 tahun

Diarkibkan selama 10 tahun adalah dokumen berikut: transkrip setiap mata pelajaran termasuk markah ujian, markah peperiksaan, markah kursus universiti; rekod kelulusan keputusan peperiksaan akhir kursus universiti; rekod kelulusan keputusan peperiksaan akhir kursus, transkrip setiap mata pelajaran termasuk markah ujian, markah peperiksaan, markah kursus peringkat sarjana, dsb.

Dalam tempoh 5 tahun, terdapat dokumen: projek pengijazahan dan tesis yang tidak memenuhi keperluan peringkat universiti; dokumen permohonan dan peperiksaan sarjana; transkrip setiap mata pelajaran termasuk markah ujian, markah peperiksaan, markah mata pelajaran peringkat sarjana; dokumen menyemak keputusan peperiksaan akhir, peperiksaan akhir di peringkat kedoktoran...

Sementara itu, laporan amali tamat pengajian universiti dan kolej diarkibkan selama 3 tahun; kertas peperiksaan dan dokumen lain yang berkaitan dengan peperiksaan dan peperiksaan tamat pengajian universiti dan kolej diarkibkan selama 2 tahun.

Teks penuh draf Pekeliling yang mengawal selia tempoh penyimpanan rekod dan dokumen dalam bidang pendidikan dan latihan, pembaca boleh lihat di SINI

Perbezaan antara peraturan lama dan baru

Walaupun pekeliling lama mempunyai 274 jenis dokumen, draf pekeliling baharu mempunyai sehingga 387 dokumen. Terdapat beberapa perubahan seperti peraturan lama mengenai dokumen pertukaran pendidikan dan latihan hanya disimpan selama 10 tahun, tetapi draf baru hanya mempunyai 5 tahun; peraturan lama mengenai penyusunan, pemilihan, penilaian, kelulusan dan penggunaan bahan pengajaran dan buku teks untuk semua peringkat pendidikan universiti adalah 20 tahun, tetapi peraturan baharu itu kekal.

Di samping itu, senarai organisasi penilaian dan akreditasi kualiti pendidikan antarabangsa yang diiktiraf oleh Vietnam, mengikut peraturan lama, disimpan selama 20 tahun, tetapi draf baharu disimpan selama 10 tahun. Rekod penubuhan atau kebenaran untuk menubuhkan, membubarkan, menukar nama, memberikan, memberikan semula lesen operasi, menggantung aktiviti penilaian kualiti pendidikan untuk organisasi penilaian kualiti pendidikan dalam pekeliling lama disimpan secara kekal, tetapi draf baharu disimpan selama 10 tahun...

Sumber: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm