미국인 조슈아 저켈은 매주 빡빡한 회의 일정으로 인해 한계에 도달했다고 생각했습니다.
"회의 일정을 보면 울고 싶어요." 비즈니스 관리 앱 회사 아사나의 마케팅 이사가 말했다. 연이은 회의 때문에 업무를 처리하기가 어렵다.
저켈의 불안감이 커지자 회사 측은 정기 회의를 일시적으로 중단할 것을 제안했습니다. 그들은 이를 회의 종말론(Meetings Doomsday)이라고 불렀습니다 .
"상황이 나아지고 있다고 생각해요."라고 제르켈은 말했다.
일러스트: 워싱턴 포스트
회의 과부하는 많은 사무직 근로자들에게 골칫거리입니다. 마이크로소프트의 새로운 연구에 따르면, 응답자의 68%가 회의로 인해 업무가 방해받고 집중력이 저하된다고 답했습니다.
기업들은 코로나19 기간 동안 직원들과 소통을 유지하기 위해 회의를 늘렸습니다. 4년이 지난 지금도 그 습관은 여전하지만, 기업들은 회의 문화를 재정비하고 있습니다. 생산성을 높이고 직원들의 번아웃을 줄이기 위해 회의 횟수를 줄이고 있습니다.
노스캐롤라이나 대학교의 스티븐 로겔버그 교수는 "사무실 회의에 대한 관심은 매우 높습니다"라고 말했습니다.
저켈의 9명으로 구성된 팀은 수요일 회의를 일정에서 제외하여 한 달에 11시간을 절약했습니다. 그러다가 종말 회의가 60명으로 확대되자 , 회사는 각 부서에 회의 횟수를 원칙적으로 줄이도록 지시하는 매뉴얼을 시행했습니다.
아사나의 전략 책임자인 레베카 힌즈는 "우리는 회의 일정과 구조를 신중하게 조정합니다."라고 말합니다. "내용이 많지 않은 회의는 취소합니다." 동시에, 리더들은 직원들에게 가치가 없는 회의는 거절하도록 권장합니다.
1월 말, 전자상거래 플랫폼 쇼피파이(Shopify)는 직원들에게 2주 동안 모든 회의를 취소하도록 요청했습니다. 직원들은 7월까지 회의 횟수를 14%, 연말까지는 18% 줄일 것으로 예상합니다.
작년에 소프트웨어 회사 테크스미스(Techsmith)는 한 달 동안 회의를 하지 않고 문자나 화상 회의를 선택했습니다. 사내 설문조사에 따르면 직원들의 생산성이 15% 향상되었고, 85%는 회의를 건너뛰거나 단축하고 싶다고 답했습니다. 참석률도 감소했습니다.
웬디 해밀턴 CEO는 "우리는 직원들의 에너지를 보호하여 그들이 최선을 다해 일할 수 있도록 돕습니다."라고 말했습니다.
자동화 플랫폼 재피어(Zapier)는 직원들을 위해 "포커스 위크(focus week)" 정책을 도입했습니다. 각 직원이 해당 주의 목표와 우선순위를 설정하는 정책입니다. 회의를 완전히 없애지는 않지만, 불필요한 회의는 피하도록 권장합니다.
Zapier의 인사담당 이사인 브랜든 사무트의 설문 조사에 따르면, 직원의 80%가 목표를 달성했다고 답했습니다.
인력 관리 앱 Slack도 직원들이 집중해서 방해받지 않고 일할 수 있는 Summer Focus Fridays 와 Innovation Weeks를 출시했습니다.
회의 시간을 50% 줄이고 휴식 시간을 늘리는 방안을 실험하고 있습니다. Slack은 AI를 활용하여 핵심 내용을 요약해 직원들이 회의를 건너뛸 수 있도록 지원합니다.
하지만 이러한 변화는 많은 어려움을 동반합니다. 어떤 경우에는 회의 감소로 인해 다른 사람들을 관찰하고 배울 기회가 줄어듭니다.
로겔버그 교수는 회의 감소 전략이 부서 전체에 적용될 때 효과적일 것이라고 말합니다. 리더는 계획을 세우고 다른 직원들과 소통할 책임이 있고, 직원들은 각자의 목표를 개발할 책임이 있습니다. "이러한 조합은 회의 문화가 변할 때 직원들이 덜 충격을 받을 수 있도록 도와줄 것입니다."라고 그는 말합니다.
저켈은 새로운 일정에 대해 회사에 감사를 표했습니다. "그들은 변화에 대해 용감하고 단호했습니다."라고 그는 말했습니다.
Ngoc Ngan ( 워싱턴 포스트 에 따르면)
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