Digitalisasi data status sipil:

Data status sipil merupakan informasi yang diperlukan untuk melayani penyelesaian hingga 80% prosedur administratif saat menerapkan model pemerintahan daerah 2 tingkat.

Saat ini, berbagai daerah di seluruh negeri telah menerapkan digitalisasi dan jutaan buku registrasi rumah tangga telah diperbarui menjadi Basis Data Registrasi Rumah Tangga Elektronik. Namun, implementasinya menghadapi banyak kendala, mulai dari perangkat lunak, koordinasi antar instansi, hingga keterampilan staf. Pihak berwenang sedang segera mengatasi kekurangan ini untuk memastikan kelancaran operasional sistem.

Masalah baru muncul

Untuk mendukung provinsi dan kota dalam digitalisasi data kependudukan, sejak tahun 2019, Kementerian Kehakiman telah menerapkan perangkat lunak manajemen data kependudukan. Khususnya, dengan tujuan menciptakan motivasi yang kuat dan upaya untuk menyelesaikan rencana digitalisasi data kependudukan lebih cepat dari jadwal, Kementerian Kehakiman dan pemerintah daerah meluncurkan gerakan emulasi tingkat tinggi "Percepatan Penyelesaian Rencana Digitalisasi Data Kependudukan".

Menyelesaikan prosedur administratif bagi masyarakat di Titik Pelayanan Administrasi Publik Kecamatan Cau Giay.

Menurut catatan reporter, di provinsi dan kota seperti Thai Binh , Da Nang, dan Hanoi, Departemen Kehakiman telah berkoordinasi erat dengan kepolisian untuk memandu peninjauan dan perbandingan data antara basis data status sipil elektronik dan basis data kependudukan nasional, guna memastikan data yang bersih dan akurat. Kelompok-kelompok Zalo telah dibentuk, dan petugas Departemen Kehakiman memantau situasi di wilayah tersebut secara saksama, siap memberikan dukungan kepada daerah-daerah dalam berbagai bentuk seperti perekaman video, instruksi melalui telepon, atau melalui aplikasi UltraViewer.

Khususnya di Da Nang, untuk mendukung daerah-daerah dengan perkembangan yang lambat, Departemen Kehakiman telah membentuk kelompok kerja yang bekerja langsung dari pukul 07.30 hingga 22.00 di beberapa komune dengan tingkat partisipasi rendah untuk memandu para pejabat dalam digitalisasi. Hingga saat ini, daerah-daerah di seluruh negeri telah menerapkan digitalisasi dengan data yang terhubung dan tersinkronisasi dua arah dengan basis data kependudukan nasional. Di Hanoi , 96% data telah didigitalisasi, membantu mengurangi beban kerja pegawai negeri sipil yang bertugas mengurus pendaftaran rumah tangga, sekaligus meningkatkan efisiensi penyelesaian prosedur administrasi. Sisanya, 4%, tidak memiliki basis data yang cukup untuk memasukkan informasi karena dokumen-dokumennya terlalu lama.

Namun, dalam penerapan model pemerintahan daerah dua tingkat, terdapat beberapa kekurangan. Umumnya, akibat perubahan batas wilayah administratif, penghapusan tingkat distrik menyebabkan banyak orang harus mengubah informasi tempat lahir dan tempat tinggal tetap mereka. Misalnya, banyak warga yang sebelumnya tinggal di distrik Yen Hoa (Hanoi) kini telah pindah ke distrik Cau Giay, tetapi informasi digital mereka belum disesuaikan, atau petugas memasukkan data yang salah, sehingga diperlukan dokumen tambahan saat menangani prosedur administratif seperti pencatatan pernikahan dan kelahiran.

Selain itu, menurut Ibu Pham Ho Hong Trang, di kecamatan Yen Hoa, sistem informasi prosedur administrasi di sebagian besar daerah belum sepenuhnya terhubung dengan perangkat lunak registrasi, manajemen registrasi rumah tangga, dan perangkat lunak layanan publik, sehingga memperlambat waktu pemrosesan. Meskipun pegawai negeri sipil harus memasukkan dokumen dua kali dan mentransfer dokumen kertas, formulir elektronik interaktif pada sistem tersebut tidak memiliki data yang lengkap dan tidak mengintegrasikan pemanfaatan informasi dalam Basis Data Kependudukan Nasional.

Pemecahan masalah langsung

Terkait permasalahan ini, Wakil Menteri Kehakiman Nguyen Thanh Tinh menyampaikan bahwa melalui pemantauan dan penerimaan masukan serta rekomendasi dari daerah melalui Pusat Dukungan Kementerian Kehakiman dan saluran dukungan lainnya, Kementerian telah memahami kesulitan yang dihadapi.

Bapak Nguyen Thanh Tinh menambahkan bahwa versi baru sistem informasi pencatatan dan manajemen status sipil, yang akan diterapkan oleh Kementerian Kehakiman mulai 1 Juli 2025 dengan model pemerintahan daerah dua tingkat, membutuhkan koordinasi yang sinkron dari berbagai pihak, termasuk: Kementerian Kehakiman (penerapan sistem perangkat lunak, konversi data dari sistem lama ke sistem baru); Kantor Pemerintah (Portal Layanan Publik Nasional); Kementerian Keamanan Publik (perangkat lunak layanan publik yang terhubung, Basis Data Kependudukan Nasional); Kementerian Sains dan Teknologi dan Pemerintah Daerah (Sistem Penyelesaian Prosedur Administrasi Provinsi), sementara waktu implementasinya sangat mendesak. Oleh karena itu, sulit untuk menghindari masalah pada tahap awal.

Melalui inspeksi, kendala utama terletak pada kurangnya pemahaman staf teknis di beberapa daerah terhadap model sinkronisasi yang telah diinstruksikan oleh Kementerian Kehakiman. Kementerian Kehakiman telah mengarahkan pengembangan tutorial video tentang cara menggunakan dan menjalankan operasi spesifik untuk setiap operasi pada Sistem Registrasi dan Manajemen Status Sipil Elektronik, yang dapat diakses melalui Portal Informasi Elektronik dan Portal Hukum Nasional agar pengguna dapat mempelajarinya secara proaktif. Terkait kesalahan koneksi dan transfer data, Kementerian Kehakiman telah membentuk tim tetap untuk berkoordinasi dengan pusat kendali sistem informasi penanganan prosedur administratif provinsi dan Departemen Kepolisian Administratif untuk Ketertiban Sosial (Kementerian Keamanan Publik) guna menyelesaikan masalah tersebut.

Menurut statistik, 26 provinsi dan kota menggunakan perangkat lunak i-Gate yang disediakan oleh Vietnam Posts and Telecommunications Group (VNPT). Kota Hanoi dan Provinsi Thai Nguyen menggunakan produk dari Mobifone Telecommunications Corporation. Provinsi Quang Ninh didukung oleh FPT Group dan 5 daerah menggunakan perangkat lunak dari unit teknologi lain. Kementerian Kehakiman telah menugaskan Departemen Kehakiman Administratif untuk bekerja sama dengan VNPT guna menyepakati identifikasi kesalahan, kekurangan, dan solusi; di saat yang sama, Kementerian Kehakiman terus berdiskusi dengan penyedia layanan lainnya untuk memastikan penyelesaian sebelum 25 Agustus 2025.

Di samping itu, Kementerian Kehakiman juga menemukan bahwa beberapa unit di tingkat komune dan pimpinan Komite Rakyat belum diberikan tanda tangan digital atau telah diberikan namun belum memutakhirkan perangkat lunak tanda tangan digital dengan benar, sehingga masih terdapat kendala dalam penanganannya; terdapat pula situasi di mana pejabat peradilan dan pejabat status sipil melakukan operasi yang tidak benar pada perangkat lunak pendaftaran, pengelolaan status sipil, dan sistem informasi prosedur administratif, yang mengakibatkan penundaan yang berkepanjangan.

Kementerian Kehakiman sedang mengorganisasikan kelompok kerja untuk memeriksa dan memberikan panduan langsung di sejumlah daerah yang menghadapi kesulitan dan hambatan untuk mendukung solusi secara langsung, yang dilaksanakan di 12 daerah, termasuk Hanoi.

Sumber: https://hanoimoi.vn/so-hoa-du-lieu-ho-tich-chu-dong-go-kho-van-hanh-thong-suot-713561.html