Επείγουσα ψηφιοποίηση αρχείων κατά την οργάνωση διοικητικών μονάδων

HCMC: Προληπτική ψηφιοποίηση, έγκαιρη παράδοση

Τις τελευταίες ημέρες, σύμφωνα με δημοσιογράφους του SGGP, πολλές περιφέρειες και δημοτικές περιφέρειες στην πόλη Χο Τσι Μινχ έχουν επειγόντως κανονίσει και αναθέσει σε αξιωματούχους και δημόσιους υπαλλήλους να οργανώσουν και να επεξεργαστούν, ώστε να διασφαλιστεί ότι τα αρχεία και τα έγγραφα φυλάσσονται σύμφωνα με τους κανονισμούς.

Στην Λαϊκή Επιτροπή της Περιφέρειας 14 (Περιφέρεια 10), μετά από μια περίοδο προληπτικής έγκαιρης εφαρμογής, ολοκληρώθηκε η διόρθωση των αρχείων για την εξυπηρέτηση της ψηφιοποίησης και της κατασκευής ενός σύγχρονου αρχείου. Σύμφωνα με τον κ. Ha Tuan Phuong, Πρόεδρο της Λαϊκής Επιτροπής της Περιφέρειας 14, η περιφέρεια πραγματοποιεί προληπτικά τη διόρθωση και ψηφιοποίηση αρχείων και εγγράφων κάθε χρόνο. Για τα αρχεία και τα έγγραφα που προέκυψαν από τις αρχές του 2025 έως σήμερα, η περιφέρεια συνεχίζει να διορθώνει και να ψηφιοποιεί. Επί του παρόντος, το αρχείο της περιφέρειας έχει πλάτος σχεδόν 60 τετραγωνικά μέτρα, που περιέχει περισσότερα από 156 μέτρα ραφιών εγγράφων (ένα μέτρο ραφιού εγγράφων είναι 1 μέτρο μήκους εγγράφων διατεταγμένων κάθετα, κοντά το ένα στο άλλο στο ράφι - PV), διορθωμένα από το 1971 έως σήμερα.

Ομοίως, στην περιφέρεια An Lac (περιφέρεια Binh Tan), το έργο της επεξεργασίας των αρχείων του κομματικού μπλοκ για ψηφιοποίηση και αρχειοθέτηση λαμβάνει επίσης επειγόντως χώρα. Η κα Tran Thi Thu Huong, Μόνιμη Αναπληρώτρια Γραμματέας της Κομματικής Επιτροπής της περιφέρειας An Lac, δήλωσε ότι η περιφέρεια έχει ολοκληρώσει την επεξεργασία 760 μόνιμων αρχείων και 201 προσωρινών αρχείων από το 2003 έως τον Μάιο του 2020 και συνεχίζει να επεξεργάζεται περίπου 12 μέτρα ραφιών εγγράφων από τον Ιούνιο του 2020 έως σήμερα, με στόχο την ολοκλήρωση πριν από τις 25 Ιουνίου, και τη σάρωση όλων των εγγράφων από την περίοδο 2003-2025 πριν από τις 15 Ιουνίου.

Οι αξιωματούχοι της περιφέρειας An Lac (περιοχή Binh Tan, πόλη Χο Τσι Μινχ) εξετάζουν και επεξεργάζονται αρχεία και έγγραφα του κομματικού μπλοκ. Φωτογραφία: VAN MINH

Πολλές περιφέρειες, κομητείες και η πόλη Thu Duc έχουν προληπτικά εξετάσει, επεξεργαστεί και ψηφιοποιήσει έγγραφα. Για παράδειγμα, στην περιφέρεια Binh Tan, μέσω της εξέτασης και των στατιστικών στοιχείων από το 2003 έως το 2018, ο αριθμός των επεξεργασμένων αρχείων και εγγράφων είναι 5.230 μόνιμα αρχεία. Επί του παρόντος, η περιφέρεια επεξεργάζεται και σαρώνει επειγόντως αρχεία για να συνεχίσει την αρχειοθέτηση από το 2019 έως σήμερα, ώστε να προετοιμαστεί για την παράδοση μετά την εφαρμογή της οργανωτικής διάταξης του πολιτικού συστήματος και των διοικητικών μονάδων στην περιφέρεια.

Στην Περιφέρεια 10, η κα Nguyen Thi Thu Huong, Πρόεδρος της Λαϊκής Επιτροπής της Περιφέρειας, δήλωσε ότι η περιφέρεια έχει διευθύνει τα στατιστικά στοιχεία, έχει καταρτίσει μια λίστα με τα επεξεργασμένα έντυπα έγγραφα, έχει κάνει προκαταρκτικές επεξεργασίες για τα μη επεξεργασμένα έγγραφα και έχει προετοιμαστεί για την παράδοση στη νέα μονάδα. Ταυτόχρονα, η περιφέρεια εξέτασε τα ηλεκτρονικά έγγραφα, τα οριοθέτησε σε ζώνες, τα εξήγαγε σε συσκευές αποθήκευσης και διασφάλισε την ασφάλεια και την ακεραιότητα των δεδομένων για την παράδοση.

Ανόι : Εξασφάλιση κεντρικών και διασυνδεδεμένων δεδομένων

Στο Ανόι, η Λαϊκή Επιτροπή της Πόλης ενέκρινε το Έργο «Δημιουργία μιας κοινόχρηστης βάσης δεδομένων από την ψηφιοποίηση κεντρικών εγγράφων των υπηρεσιών στο Ανόι» και ανέθεσε στο Κέντρο Υπηρεσιών Δημόσιας Διοίκησης του Ανόι την προεδρία και την οργάνωση της υλοποίησης του έργου. Το έργο αυτό έχει σχεδιαστεί για την ψηφιοποίηση και την αναδιάταξη αρχείων και εγγράφων, με σκοπό την αναστολή των διοικητικών δραστηριοτήτων σε επίπεδο περιφέρειας και των συγχωνεύσεων των κοινοτήτων, σύμφωνα με την πρόοδο που έχει σημειωθεί στο Πόρισμα Αρ. 127-KL/TW της 28ης Φεβρουαρίου 2025 του Πολιτικού Γραφείου και της Γραμματείας σχετικά με την εφαρμογή της έρευνας και την πρόταση για τη συνέχιση της αναδιάταξης της οργάνωσης του πολιτικού συστήματος.

Σύμφωνα με τον κ. Truong Viet Dung, Επικεφαλής του Γραφείου της Λαϊκής Επιτροπής του Ανόι, η υλοποίηση του έργου στοχεύει στη δημιουργία μιας κοινής βάσης δεδομένων, η οποία θα περιλαμβάνει έγγραφα του Κόμματος, της κυβέρνησης και των μαζικών οργανώσεων στο Ανόι, διασφαλίζοντας κεντρικά, διασυνδεδεμένα, κοινόχρηστα και επαναχρησιμοποιήσιμα δεδομένα. Από την άλλη πλευρά, στοχεύει στη βελτίωση της αποδοτικότητας, της αποτελεσματικότητας και της απόδοσης της διαχείρισης και της διοίκησης, χωρίς τη χρήση έντυπων αρχείων, ενσωματώνοντας τεχνητή νοημοσύνη και εύκολα αξιοποιώντας και χρησιμοποιώντας δεδομένα. Επί του παρόντος, ο εκτιμώμενος όγκος εγγράφων που πρέπει να υποστούν επεξεργασία σε επίπεδο περιφέρειας και κοινότητας στο Ανόι είναι πάνω από 68.860 εκατομμύρια. Ο συνολικός όγκος εγγράφων που πρέπει να ψηφιοποιηθούν σε επίπεδο περιφέρειας και κοινότητας είναι πάνω από 94 εκατομμύρια σελίδες A4. Πρόκειται για έναν πολύ μεγάλο όγκο, επομένως η ψηφιοποίηση των εγγράφων χωρίζεται σε 2 φάσεις. Η Φάση 1 θα ψηφιοποιήσει έγγραφα φορέων, με 5 προτεραιότητες, οι οποίες περιλαμβάνουν: 1. την επεξεργασία και ψηφιοποίηση εγγράφων του Κόμματος και της κυβέρνησης σε επίπεδο περιφέρειας. 2. την επεξεργασία και ψηφιοποίηση εγγράφων του Κόμματος και της κυβέρνησης σε επίπεδο κοινότητας. 3. την επεξεργασία και ψηφιοποίηση εγγράφων του Κόμματος σε επίπεδο πόλης. Το 4 αφορά την επεξεργασία και ψηφιοποίηση εγγράφων της κυβέρνησης σε επίπεδο πόλης· το 5 αφορά την επεξεργασία και ψηφιοποίηση εγγράφων των μαζικών οργανώσεων σε 3 επίπεδα.

Σύμφωνα με τον κ. Cu Ngoc Trang, Διευθυντή του Κέντρου Υπηρεσιών Δημόσιας Διοίκησης του Ανόι, από τώρα έως τις 30 Ιουνίου, το κέντρο θα επικεντρωθεί στην εφαρμογή των προτεραιοτήτων 1 και 2: ψηφιοποίηση εγγράφων με μόνιμη περίοδο αποθήκευσης, εγγράφων που επαναχρησιμοποιούνται συχνά στο Κόμμα και την κυβέρνηση σε επίπεδο περιφέρειας και κοινότητας, τα οποία εκτιμάται ότι αντιπροσωπεύουν περίπου το 25% του ακατέργαστου όγκου και το 5% του επεξεργασμένου όγκου. Για τα ψηφιοποιημένα έγγραφα, διασφαλίζοντας την ποιότητα σύμφωνα με τους κανονισμούς, τα δεδομένα θα συγχρονίζονται και όχι θα ψηφιοποιούνται εκ νέου, για να αποφευχθεί η σπατάλη χρόνου και προϋπολογισμού.

Προς την οικοδόμηση μιας σύγχρονης διοίκησης

Από την εφαρμογή σε τοπικές κοινότητες, ορισμένοι εμπειρογνώμονες και βουλευτές της Εθνοσυνέλευσης (βουλευτές NA) δήλωσαν ότι η επεξεργασία και η ψηφιοποίηση αρχείων και εγγράφων δεν είναι μόνο ένα τεχνικό έργο, αλλά έχει επίσης την έννοια της διασφάλισης της διαφάνειας, της ασφάλειας και της αποτελεσματικότητας στη διαδικασία αναδιοργάνωσης του μηχανισμού, δημιουργώντας ευκολία για τους ανθρώπους και τις επιχειρήσεις. Αυτό είναι επίσης ένα σημαντικό βήμα προς την οικοδόμηση μιας σύγχρονης διοίκησης, που θα εξυπηρετεί καλύτερα τις κοινωνικές ανάγκες στη νέα περίοδο.

Τονίζοντας τον βασικό ρόλο της ψηφιοποίησης των αρχείων στο τρέχον πλαίσιο, ο βουλευτής της Εθνοσυνέλευσης Nguyen Quang Huan τόνισε ότι κατά τη συγχώνευση διοικητικών μονάδων, τα διοικητικά όρια θα είναι ευρύτερα, η υποδομή θα χρειαστεί 5-10 χρόνια για να ολοκληρωθεί, επομένως στην αρχή, οι μετακινήσεις για την εκτέλεση διοικητικών διαδικασιών σίγουρα θα είναι δύσκολες. Επομένως, εάν δεν αξιοποιηθεί η ψηφιακή τεχνολογία, η υποχρέωση των ανθρώπων να πηγαίνουν σε δημόσιες υπηρεσίες για την επεξεργασία εγγράφων θα δημιουργήσει μεγάλη ταλαιπωρία. Σύμφωνα με τον ίδιο, είναι απαραίτητο να ψηφιοποιηθούν όλα τα αρχεία, να τεθούν διοικητικές διαδικασίες στο περιβάλλον δικτύου για την ελαχιστοποίηση των ανεπαρκειών και να δημιουργηθεί η βάση για την εφαρμογή της ψηφιακής διακυβέρνησης και της ψηφιακής κοινωνίας. Αυτό πρέπει να γίνει γρήγορα και συγχρονισμένα, και οι τοπικές αρχές δεν πρέπει να περιμένουν οδηγίες από την Κεντρική Κυβέρνηση, αλλά πρέπει να το εφαρμόσουν προληπτικά τώρα.

Επιπλέον, κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αναθεώρησης και αποθήκευσης αρχείων, ο βουλευτής της Εθνοσυνέλευσης Pham Van Hoa εξέφρασε την άποψή του ότι οι τοπικές επιτροπές και αρχές του Κόμματος πρέπει να κατευθύνουν, να επιθεωρούν και να υπενθυμίζουν με αποφασιστικότητα σε όλη τη διαδικασία, ώστε να αποφεύγεται η απώλεια, η ζημιά ή ακόμη και η σκόπιμη καταστροφή αρχείων. «Εάν δεν είμαστε προσεκτικοί και χάσουμε αρχεία, αυτό δεν θα επηρεάσει μόνο τις κρατικές υπηρεσίες, αλλά θα επηρεάσει σε μεγάλο βαθμό και τους ανθρώπους και τις επιχειρήσεις. Επομένως, αυτή τη στιγμή, είναι απαραίτητο να καθοριστούν με σαφήνεια οι συγκεκριμένες ευθύνες των οργανισμών, των μονάδων, των ατόμων και των ηγετών σε περίπτωση απώλειας, ζημιάς ή παράνομης καταστροφής αρχείων», σημείωσε ο βουλευτής της Εθνοσυνέλευσης Pham Van Hoa.

Για να διασφαλιστεί η ομαλή και συνεχής εργασία σε έγγραφα και αρχεία, καθώς και η ασφαλής διαχείριση των εγγράφων πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την ολοκλήρωση της αναδιοργάνωσης του πολιτικού συστήματος στην πόλη Χο Τσι Μινχ, η Λαϊκή Επιτροπή της πόλης Χο Τσι Μινχ εξέδωσε την Οδηγία 04. Η Οδηγία ορίζει σαφώς: απαιτεί από τους επικεφαλής των τμημάτων, των παραρτημάτων και των τομέων της πόλης, της πόλης Thu Duc, των περιφερειών και των κομητειών να κατευθύνουν επειγόντως την υλοποίηση μιας σειράς επειγόντων καθηκόντων για την ενίσχυση της διαχείρισης των εγγράφων και των αρχείων κατά την αναδιοργάνωση του πολιτικού συστήματος στην πόλη.

ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΣ - ΦΑΝ ΘΑΟ - ΕΘΝΙΚΗ ΗΜΕΡΑ

Πηγή: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html