রাজনৈতিক ব্যবস্থার যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের প্রক্রিয়ায় নথি এবং সংরক্ষণাগারের কাজের ব্যবস্থাপনা জোরদার করা।

নথি এবং নথির ডাটাবেস অবৈধভাবে জব্দ, স্থানান্তর বা ধ্বংস করা কঠোরভাবে নিষিদ্ধ; যন্ত্রপাতি সংগঠিত করার প্রক্রিয়া চলাকালীন নথি এবং নথির ডাটাবেস ক্ষতিগ্রস্থ বা হারানোর অনুমতি নেই।

চিত্রণমূলক ছবি। সূত্র: ভিএনএ

১৯ মার্চ, ২০২৫ তারিখে, স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় পলিটব্যুরোর উপসংহার নং ১২৭-কেএল/টিডব্লিউ অনুসারে রাজনৈতিক ব্যবস্থার পুনর্গঠনের প্রক্রিয়ায় নথি এবং সংরক্ষণাগার কাজের ব্যবস্থাপনা জোরদার করার বিষয়ে প্রদেশ এবং কেন্দ্রীয়ভাবে পরিচালিত শহরগুলির পিপলস কমিটিগুলিকে অফিসিয়াল প্রেরণ নং ৪১৪/বিএনভি-ভিটিএলটিএনএন জারি করে।

অবৈধভাবে নথি এবং নথির ডাটাবেস দখল, স্থানান্তর বা ধ্বংস করা কঠোরভাবে নিষিদ্ধ।

রাজনৈতিক ব্যবস্থার পুনর্গঠনের আগে, সময় এবং পরে নথিপত্রের নিরাপদ ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করার জন্য, পলিটব্যুরো এবং সচিবালয়ের ২৮ ফেব্রুয়ারী, ২০২৫ তারিখের উপসংহার নং ১২৭-কেএল/টিডব্লিউ অনুসারে রাজনৈতিক ব্যবস্থার পুনর্গঠন সম্পন্ন করার আগে, সময় এবং পরে নথিপত্রের নিরাপদ ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করার জন্য, রাজনৈতিক ব্যবস্থার পুনর্গঠন অব্যাহত রাখার প্রস্তাব, নথিপত্র ও সংরক্ষণাগারের রাষ্ট্রীয় ব্যবস্থাপনার দায়িত্ব বাস্তবায়নের জন্য, স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় প্রদেশ বা কেন্দ্রীয়ভাবে পরিচালিত শহরের পিপলস কমিটির চেয়ারম্যানকে স্থানীয় সরকার ব্যবস্থা পুনর্গঠনের প্রক্রিয়ায় নথিপত্র ও সংরক্ষণাগার কাজের ব্যবস্থাপনা জোরদার করার জন্য জরুরি ভিত্তিতে বেশ কয়েকটি কাজ বাস্তবায়নের নির্দেশ দেওয়ার জন্য অনুরোধ করছে:

প্রথমত, নিম্নলিখিত প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করে নথি এবং সংরক্ষণাগার সম্পর্কিত আইনি বিধিগুলি সঠিকভাবে এবং সম্পূর্ণরূপে মেনে চলুন:

প্রথমত, সংস্থা এবং সংস্থার কার্যক্রমের সময় গঠিত সমস্ত নথি এবং নথি ডাটাবেস প্রতিটি সংরক্ষণাগার অনুসারে কেন্দ্রীয়ভাবে, অভিন্নভাবে এবং নিরাপদে পরিচালনা করতে হবে; যে কোনও সংস্থা বা সংস্থার নথি এবং নথি ডাটাবেসগুলি সেই সংস্থা বা সংস্থার সংরক্ষণাগার অনুসারে গণনা এবং সংগ্রহ করতে হবে।

দ্বিতীয়ত, সংস্থা বা সংস্থা কার্যক্রম বন্ধ করার তারিখ থেকে তাদের সংরক্ষণাগার বন্ধ করে দেবে। একীভূতকরণ বা কার্যক্রম বন্ধ করার বিষয়ে উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের সিদ্ধান্ত কার্যকর হওয়ার তারিখ থেকে সংস্থা বা সংস্থা তার কর্তৃত্বাধীন প্রশাসনিক নথি জারি করবে না।

তৃতীয়ত, সাংগঠনিক ব্যবস্থার আগে এবং চলাকালীন, নথি এবং ডাটাবেসগুলি প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ এবং প্রশাসনিক ইউনিটের এজেন্সি আর্কাইভ (অথবা যেখানে সেগুলি সংরক্ষণ করা হচ্ছে) এর সংরক্ষণাগারে সংরক্ষণ করা অব্যাহত রাখতে হবে।

চতুর্থত, নথি এবং নথির ডাটাবেস অবৈধভাবে জব্দ, স্থানান্তর বা ধ্বংস করা কঠোরভাবে নিষিদ্ধ; যন্ত্রপাতি সংগঠিত করার প্রক্রিয়া চলাকালীন নথি এবং নথির ডাটাবেস ক্ষতিগ্রস্থ বা হারানোর অনুমতি নেই।

দ্বিতীয়ত, প্রাদেশিক ঐতিহাসিক সংরক্ষণাগারগুলি সংস্থা, সংস্থা এবং প্রশাসনিক ইউনিটের প্রধানদের সাথে গ্রহণ এবং সমন্বয় করার জন্য দায়ী, যাতে তারা প্রদেশের সমস্ত সংরক্ষণাগার নথি এবং নথির ডাটাবেসগুলি সাইটে সংরক্ষণ করা বা অস্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করা যায় এবং সাংগঠনিক কাঠামো পুনর্গঠনের পরে তাদের ব্যবস্থাপনা কর্তৃত্ব অনুসারে নথিগুলি নতুন সংস্থা, সংস্থা এবং প্রশাসনিক ইউনিটের কাছে হস্তান্তর করা হয়।

তৃতীয়ত, সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন হওয়ার পর নথি এবং নথি ডাটাবেস হস্তান্তর, সংরক্ষণাগার ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষ সম্পর্কিত আইনের বিধান অনুসারে সম্পন্ন করা হয়।

চতুর্থত, বিশেষায়িত সরকারি সেবার জন্য সিল এবং ডিজিটাল স্বাক্ষর সার্টিফিকেটের ব্যবস্থাপনা এবং ব্যবহার সম্পর্কিত আইনি বিধিমালা কঠোরভাবে বাস্তবায়ন করা; রাষ্ট্রীয় গোপনীয়তা রক্ষা করা এবং পরিসংখ্যানগত কাজ সম্পাদন, প্যাকেজিং, হস্তান্তর, সংরক্ষণ এবং যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের প্রক্রিয়ায় ব্যবহারের সময় তথ্য, নথি এবং তথ্যের নিরাপত্তা নিশ্চিত করা।

নতুন সংস্থা এবং সংস্থার নথি, রেকর্ড এবং টেক্সট প্রতীকের জন্য শনাক্তকরণ কোডের তালিকা নিয়ন্ত্রণকারী নথি জারি করা

প্রদেশ এবং কেন্দ্রীয়ভাবে পরিচালিত শহরগুলির গণ কমিটিগুলির জন্য, স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় সুপারিশ করে যে প্রাদেশিক গণ কমিটির চেয়ারম্যান কর্তব্য এবং ক্ষমতার পরিধির মধ্যে স্থানীয়ভাবে সংরক্ষণাগারের রাষ্ট্রীয় ব্যবস্থাপনা বাস্তবায়নের প্রধান হিসাবে দায়ী থাকবেন; সাংগঠনিক ব্যবস্থার প্রক্রিয়া জুড়ে আইনের বিধান অনুসারে ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের অধীনে নথি এবং নথি ডাটাবেসের নিরাপত্তা নিশ্চিত করা।

নথি এবং সংরক্ষণাগার কাজের রাষ্ট্রীয় ব্যবস্থাপনা জোরদার করার জন্য প্রাদেশিক গণ কমিটির চেয়ারম্যানের নির্দেশিকা জরুরিভাবে জারি করুন।

সকল স্তরের প্রশাসনিক ইউনিটগুলিকে পুনর্গঠন ও পুনর্গঠন এবং একটি দ্বি-স্তরের স্থানীয় সরকার প্রতিষ্ঠানের মডেল তৈরির জন্য প্রকল্পে প্রাদেশিক পর্যায়ে রাজ্যের ঐতিহাসিক সংরক্ষণাগার পুনর্গঠনের জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন, মূল্যায়ন এবং বাস্তবায়নের জন্য এটি উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের কাছে জমা দিন।

সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন করার পরপরই, নিম্নলিখিত কাজগুলি দ্রুত সম্পাদন করা প্রয়োজন:

প্রথমত, ব্যবস্থাপনাধীন নতুন সংস্থা এবং সংস্থাগুলির নথি, রেকর্ড এবং পাঠ্য প্রতীকগুলির জন্য সনাক্তকরণ কোডের তালিকা নিয়ন্ত্রণকারী একটি নথি জারি করুন।

দ্বিতীয়ত, নতুন সংস্থা বা সংস্থার প্রধানকে তাদের ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের অধীনে নথি এবং ডাটাবেস গ্রহণের নির্দেশ দিন; নতুন তৃণমূল প্রশাসনিক ইউনিটের প্রধানকে প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ দ্বারা অস্থায়ীভাবে পরিচালিত ব্যবস্থাপনা এলাকার কক্ষ এবং গুদামগুলিতে নথি গ্রহণের নির্দেশ দিন।

তৃতীয়ত, সিস্টেম পরিচালনা ও পরিচালনাকারী ইউনিটকে তাদের ব্যবস্থাপনার অধীনে থাকা সংস্থা এবং সংস্থাগুলির নথি প্রদান এবং কর্ম নিষ্পত্তি কার্যক্রমের ধারাবাহিকতা এবং ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করার জন্য প্রযুক্তিগত সমাধান বাস্তবায়নের নির্দেশ দিন।

চতুর্থত, পূর্বে সংকলিত নথিগুলির ব্যবস্থাপনা এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াকরণের জন্য প্রকল্প এবং পরিকল্পনার উন্নয়নের নির্দেশনা দিন।

পঞ্চম, সাংগঠনিক ব্যবস্থার আগে, সময় এবং পরে কেরানি এবং সংরক্ষণাগারের কাজগুলি নিরাপদে এবং সুচারুভাবে সম্পাদনের জন্য সম্পদ নিশ্চিত করুন।

ষষ্ঠত, বাস্তবায়নের অবস্থা স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয়কে রিপোর্ট করুন যাতে স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় সংশ্লেষিত করে সরকারকে রিপোর্ট করতে পারে।

নথি এবং সংরক্ষণাগার কাজের ব্যবস্থাপনা জোরদার করার বিষয়ে প্রাদেশিক গণ কমিটির চেয়ারম্যানের নির্দেশিকা বাস্তবায়নের জন্য একটি পরিকল্পনা জারি করা।

স্বরাষ্ট্র বিভাগের জন্য, প্রাদেশিক গণ কমিটির চেয়ারম্যানকে স্থানীয় রাজনৈতিক ব্যবস্থার যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের প্রক্রিয়ায় নথি এবং সংরক্ষণাগারের ব্যবস্থাপনা জোরদার করার জন্য একটি নির্দেশিকা জারি করার পরামর্শ দিন।

স্থানীয় রাজনৈতিক ব্যবস্থার পুনর্গঠনের প্রক্রিয়ায় নথি এবং সংরক্ষণাগারের ব্যবস্থাপনা জোরদার করার বিষয়ে প্রাদেশিক গণ কমিটির চেয়ারম্যানের নির্দেশিকা বাস্তবায়নের জন্য একটি পরিকল্পনা জারি করুন।

প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভস কর্মকর্তাদেরকে সংস্থা, সংস্থা এবং ইউনিটগুলিতে কর্ম গোষ্ঠী সংগঠিত করার দায়িত্ব দেয় যাতে তারা নথি গ্রহণ, স্থানীয় সংরক্ষণের সমন্বয় সাধন এবং সিস্টেমে নথি ডাটাবেস সীমাবদ্ধ করা যায়।

প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভগুলিকে নির্দেশ দিন যে তারা স্থায়ীভাবে সংরক্ষিত রেকর্ড সংগ্রহের জন্য সক্রিয়ভাবে ব্যবস্থা গ্রহণ করবে যা প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভে জমা দেওয়া নথির উৎস সংস্থা এবং সংস্থাগুলিতে সম্পূর্ণরূপে সম্পাদিত হয়েছে।

প্রাদেশিক গণ কমিটির চেয়ারম্যানকে পরামর্শ দিন যে প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ দ্বারা নিশ্চিত এবং সিল করা কক্ষ এবং গুদামগুলিতে নথি এবং নথির ডাটাবেসের নিরাপত্তা নিশ্চিত করার জন্য পর্যাপ্ত সম্পদের ব্যবস্থা করতে হবে যতক্ষণ না যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পরে দায়িত্বশীল ব্যবস্থাপনা সংস্থা বা সংস্থার কাছে হস্তান্তর করা হয়।

সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন করার পরপরই, নিম্নলিখিত কাজগুলি দ্রুত সম্পাদন করা প্রয়োজন:

প্রাদেশিক গণ কমিটির চেয়ারম্যানকে তাদের ব্যবস্থাপনার অধীনে যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পর গঠিত সংস্থা এবং সংস্থাগুলির নথি, রেকর্ড এবং পাঠ্য প্রতীকগুলির জন্য সনাক্তকরণ কোডের একটি তালিকা অবিলম্বে জারি করার পরামর্শ দিন।

যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের আগে সংস্থা এবং সংস্থার নথি পরিচালনা এবং পরিচালনার জন্য প্রকল্পটি প্রাদেশিক গণ কমিটির কাছে জমা দিন।

সিস্টেম ম্যানেজমেন্ট এবং অপারেশন ইউনিটের সাথে সমন্বয় করে একটি হস্তান্তর পরিকল্পনা তৈরি করুন, সিস্টেমে নথি এবং নথি ডাটাবেস একীভূত করুন।

প্রয়োজনে, সাংগঠনিক কাঠামো সাজানোর আগে পরিসংখ্যানগতভাবে সংকলিত ডকুমেন্ট ব্লক এবং ডকুমেন্ট ডাটাবেসের ব্যবস্থাপনা এবং প্রক্রিয়াকরণ পরিকল্পনা সম্পর্কে রাজ্য রেকর্ড এবং আর্কাইভ বিভাগের সাথে পরামর্শ করুন।

সাংগঠনিক পুনর্গঠনের আগে, সময় এবং পরে নথি এবং সংরক্ষণাগার সম্পর্কিত সংস্থা, সংস্থা এবং ব্যক্তিদের নিয়মিতভাবে নির্দেশনা দিন এবং প্রশ্নের উত্তর দিন।

যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের আগে সংস্থা এবং সংস্থার নথি এবং নথি ডাটাবেস হস্তান্তর নিশ্চিত করুন।

প্রাদেশিক ঐতিহাসিক সংরক্ষণাগারের জন্য, স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় কাগজপত্রের গণনা, ব্যবস্থা, প্যাকেজিং, সিল করা, পরিমাণ এবং অবস্থা নিশ্চিতকরণ এবং অন্যান্য তথ্য বাহক (যদি থাকে) সম্পর্কিত নথিপত্র, সংস্থা এবং সংস্থার নথিপত্রের সাইট সংরক্ষণ বা অস্থায়ী কেন্দ্রীভূত সংরক্ষণের জন্য কর্মকর্তাদের নির্দেশনা দেওয়ার প্রস্তাব করেছে।

প্রতিটি সংস্থা, সংস্থা এবং প্রশাসনিক ইউনিটের সিস্টেমে ডিজিটাল নথির সংখ্যা নির্ধারণ এবং নথির ডাটাবেস সীমাবদ্ধ করার জন্য সিস্টেমের ব্যবস্থাপনা এবং পরিচালনা ইউনিটের সাথে সমন্বয় করুন।

প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভে বর্তমানে সংরক্ষিত সমস্ত নথি এবং নথি ডাটাবেসের একটি তালিকা তৈরি করুন; যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পরে উপযুক্ত সংস্থা এবং সংস্থার কাছে নথি এবং নথি ডাটাবেস হস্তান্তর না করা পর্যন্ত প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভে নথি এবং নথি ডাটাবেসের নিরাপত্তা, অখণ্ডতা এবং ব্যবহারযোগ্যতা নিশ্চিত করা চালিয়ে যান।

নথির পরিমাণ, অবস্থা, নথির ডাটাবেস সংশ্লেষিত করুন এবং স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয়ে রিপোর্ট করার জন্য স্বরাষ্ট্র বিভাগকে রিপোর্ট করুন।

সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন করার পরপরই, নিম্নলিখিত কাজগুলি দ্রুত সম্পাদন করা প্রয়োজন:

কেন্দ্রবিন্দু সাংগঠনিক ব্যবস্থার আগে সংস্থা এবং সংস্থার নথি এবং নথির ডাটাবেসগুলি সাংগঠনিক ব্যবস্থার পরে উপযুক্ত ব্যবস্থাপনা সংস্থা বা সংস্থার কাছে হস্তান্তর সংগঠিত এবং নিশ্চিত করে।

যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের আগে সংস্থা বা সংস্থা কর্তৃক সংকলিত নথি এবং নথি ডাটাবেসগুলি পরিচালনা এবং প্রক্রিয়াজাতকরণের জন্য পরিকল্পনা এবং প্রকল্পগুলি তৈরি করতে স্বরাষ্ট্র বিভাগকে পরামর্শ দিন।

যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের আগে পরিসংখ্যানগতভাবে সংকলিত নথি এবং ডাটাবেসের জন্য ব্যবসায়িক কার্যক্রম পরিচালনা এবং প্রক্রিয়াকরণের জন্য প্রকল্প এবং পরিকল্পনা বাস্তবায়ন সংগঠিত করার জন্য প্রাসঙ্গিক সংস্থা এবং সংস্থাগুলির সাথে সমন্বয় করুন।
প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভে জমা দেওয়া নথির উৎস হিসেবে কাজ করে এমন সংস্থা এবং সংস্থাগুলিতে পূর্বে সম্পূর্ণরূপে সম্পাদিত স্থায়ী সংরক্ষণ রেকর্ড সংগ্রহ করা। যদি কোনও বিশেষায়িত আর্কাইভ না থাকে, তাহলে প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ স্বরাষ্ট্র বিভাগকে সাংগঠনিক ব্যবস্থার সময় সংগৃহীত নথির নিরাপত্তা নিশ্চিত করার জন্য কক্ষ এবং গুদামের ব্যবস্থা করার পরামর্শ দেবে।

নথিপত্র জারি এবং প্রাপ্তি নিশ্চিত করার জন্য সিস্টেমে সংগঠন, নেতা এবং সচিবদের নতুন অ্যাকাউন্ট খোলার বা পুনরায় খোলার জন্য নিবন্ধন করুন।

স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় সংস্থা, সংগঠন এবং প্রশাসনিক ইউনিটের প্রধানদের জন্য, জেলা এবং কমিউন পর্যায়ের সংস্থা, সংগঠনের প্রধান, পিপলস কমিটির চেয়ারম্যানদেরকে যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের প্রক্রিয়া চলাকালীন আইনের বিধান অনুসারে তাদের ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের অধীনে নথি এবং নথি ডাটাবেসের নিরাপত্তা নিশ্চিত করার জন্য দায়ী থাকতে বাধ্য করে, যতক্ষণ না যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পরে নথি এবং নথি ডাটাবেসগুলি প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ এবং উপযুক্ত সংস্থা এবং সংস্থাগুলির কাছে হস্তান্তর করা হয়।

ইউনিট এবং ব্যক্তিদের সম্পূর্ণ কাজের রেকর্ড এবং নথি এবং অসমাপ্ত কাজের রেকর্ড এবং নথি সংকলন এবং প্যাকেজ করার নির্দেশ দিন (প্রতিটি ইউনিটের জন্য অসমাপ্ত কাজের একটি তালিকা তৈরি করুন)।

সংস্থা বা সংস্থার অসমাপ্ত কাজের একটি তালিকা তৈরি এবং সংশ্লেষণের জন্য ইউনিট এবং ব্যক্তিদের দায়িত্ব দিন; পৃথকভাবে প্যাকেজ করা ফাইল এবং নথি সংযুক্ত করুন এবং সংস্থার আর্কাইভে জমা দেওয়ার জন্য সংগ্রহ করুন।

পরিসংখ্যান সংস্থার আর্কাইভগুলিকে আর্কাইভে নথিপত্র প্যাক করার নির্দেশ দিন এবং ইউনিট এবং ব্যক্তিদের আর্কাইভে জমা না দেওয়া ফাইল এবং নথিপত্র সংগ্রহ এবং প্যাক করার জন্য নির্দেশ দিন; ইউনিট এবং ব্যক্তিদের কাছ থেকে ফাইল এবং নথি গ্রহণ করুন এবং আর্কাইভ এবং কেন্দ্রীভূত স্টোরেজ রুমে সংগ্রহ করুন। অসম্পূর্ণ কাজের বিষয়ে মনোযোগ দেওয়া, আলাদাভাবে সংগ্রহ করা এবং স্পষ্টভাবে নোট করা প্রয়োজন।

যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পর ব্যবস্থাপনার জন্য উপযুক্ত কর্তৃপক্ষ বা সংস্থার কাছে হস্তান্তর না করা পর্যন্ত নথিপত্রগুলি সুরক্ষিত এবং নিরাপদে সংরক্ষণের জন্য প্রয়োজনীয় গুদাম, সরঞ্জাম এবং মানব সম্পদের ব্যবস্থা করুন।

পরিসংখ্যান ব্যবস্থা পরিচালনা ও পরিচালনাকারী ইউনিটকে সম্পন্ন এবং অসমাপ্ত কাজের নথি এবং নথি ডাটাবেসের সংখ্যা নিশ্চিত করার নির্দেশ দিন; সিস্টেমে ডেটা সীমাবদ্ধ করুন বা স্টোরেজ ডিভাইসে বের করুন এবং যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পরে প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ বা উপযুক্ত সংস্থা এবং সংস্থাগুলির কাছে হস্তান্তর না করা পর্যন্ত নথি এবং ডাটাবেসের সুরক্ষা এবং অখণ্ডতা নিশ্চিত করুন।

জেলা গণ কমিটির চেয়ারম্যান স্বরাষ্ট্র বিভাগকে জেলা গণ কমিটির অধীনে বিশেষায়িত সংস্থাগুলির নথি সংগ্রহ এবং নিরাপদে সংরক্ষণের জন্য গুদাম এবং প্রয়োজনীয় সরঞ্জামাদির ব্যবস্থা করার পরামর্শ দেওয়ার দায়িত্ব দেন; যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পর ব্যবস্থাপনার জন্য উপযুক্ত সংস্থা এবং সংস্থার কাছে হস্তান্তর না করা পর্যন্ত নথিপত্রের নিরাপত্তা রক্ষার জন্য বাহিনী গঠন করুন।

সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন করার পরপরই, নতুন সংস্থা, সংস্থা বা প্রশাসনিক ইউনিটের প্রধানকে তাৎক্ষণিকভাবে নির্দেশ দিতে হবে:

নথিপত্র জারি এবং প্রাপ্তি নিশ্চিত করার জন্য সিস্টেমে সংগঠন, নেতা এবং সচিবদের নতুন অ্যাকাউন্ট খোলার বা পুনরায় খোলার জন্য নিবন্ধন করুন; প্রবিধান অনুসারে বিশেষায়িত জনসেবার জন্য সিল এবং ডিজিটাল স্বাক্ষর সার্টিফিকেট জারি করার জন্য নিবন্ধন করুন।

ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের অধীনে অসমাপ্ত কাজের উপর নথি এবং নথি ডাটাবেস গ্রহণের জন্য প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ, সিস্টেম ম্যানেজমেন্ট এবং অপারেশন ইউনিট এবং সংশ্লিষ্ট ইউনিট এবং ব্যক্তিদের সাথে সমন্বয় সাধন করুন যাতে আরও সমাধানের জন্য।

ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের অধীনে থাকা নথি, ডকুমেন্ট ডাটাবেস এবং ব্যবস্থাপনা এলাকার কক্ষ এবং গুদামগুলিতে নথি গ্রহণ করুন; নথির সেই ব্লকের ব্যবসায়িক কার্যক্রম পরিচালনার জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করতে ঐতিহাসিক আর্কাইভের সাথে সমন্বয় করুন।

সংস্থার সংরক্ষণাগার এবং গুদামে নথিপত্র গণনা, সিলমোহর এবং নিরাপদে সংরক্ষণ করুন।

এজেন্সি আর্কাইভের ক্ষেত্রে, এজেন্সি আর্কাইভ বিভাগ অথবা এজেন্সি, সংস্থা বা ইউনিটে আর্কাইভের জন্য নিযুক্ত ব্যক্তি নিম্নলিখিত কাজগুলি সম্পাদন করবেন:

ইউনিট এবং ব্যক্তিদের ফাইল এবং নথিপত্র সংকলন, প্যাকেজিং এবং কেন্দ্রীভূত সংরক্ষণের জন্য কক্ষ এবং গুদামে আগে থেকেই হস্তান্তর করার নির্দেশ দিন; ইউনিট এবং ব্যক্তিদের কাছ থেকে প্রাপ্ত নথিপত্র নিরাপদে সংরক্ষণের জন্য গুদাম এবং প্রয়োজনীয় শর্তাদি প্রস্তুত করুন।

সাংগঠনিক কাঠামো পুনর্গঠনের পর প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ বা উপযুক্ত সংস্থা বা সংস্থার কাছে নথিপত্র হস্তান্তর না করা পর্যন্ত সংস্থা বা সংস্থার অফিস বা স্টোরেজ গুদামে নথিপত্র গণনা, সিলমোহর এবং নিরাপদে সংরক্ষণ করুন।

সিস্টেমে সংস্থা এবং সংস্থার নথি এবং নথি ডাটাবেসের সংখ্যা নিশ্চিত করতে পরিসংখ্যান ব্যবস্থার ব্যবস্থাপনা এবং পরিচালনা ইউনিটের সাথে সমন্বয় করুন।

তালিকা অনুসারে অসমাপ্ত কাজের ফাইল এবং নথি গ্রহণ এবং আলাদাভাবে সংরক্ষণ করুন।

ঐতিহাসিক আর্কাইভে জমা দেওয়ার জন্য প্রস্তুত পূর্বে সম্পন্ন এবং স্থায়ীভাবে সংরক্ষিত রেকর্ডগুলি জমা দিন বা সংকলন করুন, আলাদাভাবে প্যাকেজ করুন।

প্যাকেজ করা নথি এবং অসমাপ্ত কাজের তালিকা তাদের আসল অবস্থায় জমা দিন।

সরকারি কর্মচারী, সরকারি কর্মচারী এবং কর্মীদের জন্য, সম্পন্ন কাজের রেকর্ড এবং নথি এবং অসম্পূর্ণ কাজের রেকর্ড এবং নথি সংকলন এবং প্যাকেজ করুন; অসম্পূর্ণ কাজের জন্য, একটি তালিকা তৈরি করা প্রয়োজন এবং স্পষ্টভাবে উল্লেখ করা উচিত: কাজের নাম; এটি পরিচালনা করার জন্য নিযুক্ত ব্যক্তির নাম; উপলব্ধ নথি এবং নথির সংখ্যা; পরিচালনার সময়সীমা (যদি থাকে)।

সিস্টেমে সম্পন্ন কাজের রেকর্ড এবং নথিপত্রের পরিসংখ্যান এবং অসমাপ্ত কাজের রেকর্ড এবং নথিপত্র সংরক্ষণ করুন; সিস্টেমে অসমাপ্ত কাজের রেকর্ডের একটি তালিকা বা নথিপত্রের একটি তালিকা তৈরি করুন।

প্যাকেজ করা ফাইল, নথিপত্রের মূল অবস্থা এবং সিস্টেমের অসমাপ্ত কাজের তালিকা সংস্থা বা ইউনিট আর্কাইভের কাছে, অথবা যন্ত্রপাতি সংগঠিত করার প্রক্রিয়া চলাকালীন নথি সংগ্রহের জন্য দায়ী ব্যক্তির কাছে জমা দিন।

সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন করার পরপরই, সংস্থার আর্কাইভ এবং সিস্টেম পরিচালনা ও পরিচালনাকারী ইউনিটের সাথে তাৎক্ষণিকভাবে সমন্বয় সাধন করা প্রয়োজন যাতে অসম্পূর্ণ কাজের রেকর্ড এবং নথিগুলি ইউনিট বা এটি পরিচালনা করার জন্য দায়ী ব্যক্তির কাছে হস্তান্তর করা হয়।

সাংগঠনিক পুনর্গঠনের সিদ্ধান্ত নেওয়ার পরপরই কার্যক্রম বন্ধ করে দেয় এমন সংস্থা এবং সংস্থাগুলির জন্য সংস্থা এবং ব্যক্তিদের অ্যাকাউন্ট বন্ধ করে দেওয়া।

সিস্টেম পরিচালনা ও পরিচালনাকারী ইউনিটগুলির ক্ষেত্রে, স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয়কে সংস্থা, সংস্থা এবং ব্যক্তির প্রতিটি অ্যাকাউন্ট অনুসারে সিস্টেমে নথি এবং নথি ডাটাবেসের পরিধি চিহ্নিত এবং সীমাবদ্ধ করতে হবে; যেখানে, ইউনিট এবং ব্যক্তিদের অসমাপ্ত কাজের তালিকার উপর ভিত্তি করে, তথ্যের পরিধি নির্ধারণ এবং অসমাপ্ত কাজ সম্পন্ন সংস্থা এবং ব্যক্তিদের অ্যাকাউন্টের একটি তালিকা তৈরি করা; নির্দেশিত হলে একটি হস্তান্তর পরিকল্পনা প্রস্তুত করা।

সংস্থা এবং সংস্থাগুলির নথি শনাক্তকরণ কোড, ফাইল কোড এবং নথি প্রতীক স্থাপনের ভিত্তি হিসেবে কাজ করার জন্য সিস্টেমে বর্তমানে ব্যবহৃত নথি শনাক্তকরণ কোড, ফাইল কোড এবং নথি প্রতীকগুলির সিস্টেম সংগ্রহ করুন এবং প্রাদেশিক গণ কমিটি এবং স্বরাষ্ট্র বিভাগকে রিপোর্ট করুন, যাতে যন্ত্রটিকে একটি ঐক্যবদ্ধ, সুসংগত পদ্ধতিতে পুনর্গঠন করা হয়, যাতে পুনরাবৃত্তি এড়ানো যায়।

সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন করার পরপরই, নিম্নলিখিত কাজগুলি দ্রুত সম্পাদন করা প্রয়োজন:

সাংগঠনিক পুনর্গঠনের সিদ্ধান্ত নেওয়ার পরপরই কার্যক্রম বন্ধ করে দেয় এমন সংস্থা এবং সংস্থাগুলির জন্য সংস্থা এবং ব্যক্তিদের অ্যাকাউন্ট বন্ধ করে দেওয়া।

নতুন সংস্থা এবং সংস্থার ডকুমেন্ট শনাক্তকরণ কোড সিস্টেম, ফাইল কোড এবং টেক্সট প্রতীক আপডেট করুন যাতে সিস্টেমটি সুচারুভাবে পরিচালিত হয়।

সিস্টেমে কাজ প্রক্রিয়াকরণে কোনও বাধা না দেওয়ার জন্য পূর্বে সম্পর্কিত নথি এবং নথি ডাটাবেসের সাথে সংযোগ নিশ্চিত করে নতুন সংস্থা, সংস্থা এবং ব্যক্তিদের জন্য অ্যাকাউন্ট খুলুন।
নিষ্ক্রিয় সংস্থা, সংস্থা এবং ইউনিটগুলির নথি এবং নথির ডাটাবেসগুলি সংগ্রহ এবং প্যাকেজ করুন এবং যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পরে সেগুলি প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ বা উপযুক্ত সংস্থা এবং সংস্থাগুলির কাছে হস্তান্তর করুন।

যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের প্রক্রিয়া জুড়ে সংস্থা, সংস্থা এবং ব্যক্তিদের জরুরি চাহিদা পূরণের জন্য সিস্টেমে নথি এবং নথির ডাটাবেস ব্যবহার করার পরিকল্পনা করুন।
সংযুক্ত ফাইলে অফিসিয়াল ডিসপ্যাচ নং 414/BNV-VTLTNN এর সম্পূর্ণ লেখাটি দেখুন:

সূত্র: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987