Dari “satu pintu” menjadi “tidak ada siapa-siapa”

VHO - Kantor-kantor yang terbengkalai setelah penggabungan yang disederhanakan, pemindahan kantor-kantor administrasi negara setelah restrukturisasi... adalah isu-isu hangat yang dihadapi daerah. Solusi yang sedang dipertimbangkan adalah penerapan teknologi digital pada kantor-kantor administrasi, sebuah persyaratan yang telah lama diajukan tetapi lambat diimplementasikan.

Pelayanan publik… tanpa orang

Pusat pelayanan administrasi publik (one-stop-shop), hanya perlu memasang layar komputer, memasang software AI dan tidak perlu lagi staf yang bertugas.

Ketika masyarakat maupun pelaku bisnis melakukan prosedur administratif, yang perlu dilakukan hanyalah menyerahkan dokumen identitas melalui pemindai, kemudian perangkat lunak AI akan mengenalinya, untuk melanjutkan prosedur registrasi, meminta pemindaian dokumen dan berkas terkait...

Kontrol ini berfungsi untuk menerima permintaan warga dan kemudian memeriksanya. Warga hanya perlu mengonfirmasi bahwa mereka bertanggung jawab atas deklarasi mereka.

Bapak Luong Ngoc Tuan, pakar teknologi informasi (TI) dan transformasi digital di Kota Ho Chi Minh , menyampaikan bahwa langkah bekerja dengan AI ini pada dasarnya memecahkan 60% kebutuhan prosedural masyarakat.

Masyarakat memindai kode QR untuk membayar biaya prosedur administrasi di departemen "satu atap"

Hanya jika prosedur macet, dokumen terkait hilang, atau membutuhkan sertifikasi dari spesialis departemen, barulah perlu menghubungi penanggung jawab melalui telepon atau pesan teks. Terakhir, jika terdapat terlalu banyak masalah, spesialis manajemen akan menjadwalkan pertemuan dengan warga.

Aktivitas administratif dengan dukungan AI akan sangat efisien dan efektif, menghindari aspek negatif yang timbul dalam komunikasi "pribadi". Oleh karena itu, pusat layanan administrasi publik juga meminimalkan peralatan kerja, menjadi lingkungan kantor "tanpa awak", sehingga sangat mengurangi biaya.

"Sekarang konteksnya berbeda, badan administratif harus mempertimbangkan kembali masalah ini, mungkin menerapkan AI di tingkat yang lebih tinggi, mengatur perangkat lunak tambahan yang tertanam dalam layanan yang digunakan masyarakat, seperti langganan TV kabel, paket internet serat optik, sehingga masyarakat dapat duduk di rumah dan mendaftar untuk melakukan prosedur administratif," ujar Bapak Luong Ngoc Tuan.

Menurut kelompok konsultan teknologi Persatuan Pemuda Kota Ho Chi Minh, solusi AI merupakan persyaratan yang tak terelakkan dalam proses transformasi digital di kantor-kantor negara.

Tingkat manajemen administratif provinsi dan kota saat ini perlu mendekati digitalisasi dari arah ini, menerapkan aplikasi AI pintar untuk membantu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk prosedur, mengurangi jumlah langkah untuk memeriksa dan memverifikasi prosedur duplikat, dan terutama meminimalkan ketidaknyamanan bagi orang-orang ketika mereka tidak didukung sepenuhnya.

Layanan publik tanpa awak merupakan salah satu cara untuk memperlancar prosedur administratif dan meningkatkan inisiatif serta kesadaran diri masyarakat; apabila masyarakat belum memahami dengan jelas, mereka dapat menggabungkan perekrutan layanan dukungan swasta.

Meningkatkan efisiensi dalam melayani masyarakat

Menurut para konsultan, mayoritas orang saat ini, terutama di daerah perkotaan, memiliki telepon pintar, alat yang mudah berinteraksi dengan alat AI.

Oleh karena itu, hanya dengan kebijakan insentif dan instruksi tentang penggunaan aplikasi AI yang terintegrasi dalam perangkat lunak manajemen administrasi melalui penggunaan telepon, masyarakat akan beradaptasi dengan sangat cepat terhadap lingkungan digital layanan publik.

Apalagi dengan adanya kebijakan pembinaan tanggung jawab kewarganegaraan warga negara, melalui peningkatan identitas dengan kartu tanda penduduk yang dicanangkan Pemerintah Pusat, maka tanggung jawab dan kewajiban warga negara menjadi semakin transparan.

Kehadiran kantor-kantor "tanpa awak" dalam penerapan teknologi digital membantu menghemat waktu dan tenaga, tanpa harus "membuktikan diri" kepada pihak berwenang, sehingga secara menyeluruh meningkatkan efektivitas pengelolaan negara.

Bagi dunia usaha, prosedur digital melalui integrasi AI akan mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk mendaftarkan prosedur yang diperlukan, terutama hanya mengharuskan pelaku usaha untuk menyatakan diri dan bertanggung jawab atas bisnis dan investasinya... di hadapan pihak berwenang dan hukum.

Oleh karena itu, bisnis akan beralih dari menunggu lisensi dan izin dari pihak berwenang secara pasif menjadi mendaftar dan menerapkan kegiatan bisnis secara proaktif.

Aktivitas investasi bisnis akan menjadi lebih transparan, terutama terkait kewajiban perpajakan dan tanggung jawab sosial. Departemen sumber daya manusia dalam bisnis, seperti akuntansi, pengendalian perusahaan, dll., akan menjadi semakin ramping dan efisien.

Menurut Bapak Luong Ngoc Tuan, permasalahan dengan teknologi digital dan kemajuan penerapan AI pada kantor-kantor administrasi saat ini hanyalah apakah kapasitas dan kesadaran para staf dan pegawai negeri sipil dapat mengimbangi atau tidak.

Isu ini sebetulnya tengah digalakkan oleh Pemerintah Pusat, melalui kebijakan penyederhanaan administrasi, penggabungan daerah, dan peningkatan status unit-unit administrasi akar rumput.

Oleh karena itu, tim aparatur sipil negara (ASN) provinsi, kabupaten/kota, dan kementerian perlu menyadari betul tanggung jawabnya dalam belajar dan berlatih, serta bertekad mengubah pola pikirnya menjadi "melayani bukan mengelola".

Bila semangat ini dipahami secara mendalam, aparatur administrasi di daerah akan berubah, menjadi lebih ramping dan fleksibel, seraya mematuhi persyaratan tindakan spesifik, dan bekerja untuk rakyat.

Setelah teknologi digital merambah aparatur administrasi, kantor-kantor pemerintahan tidak lagi terbatas di kantor pusat, juga tidak lagi harus mematuhi "8 jam emas", melainkan akan proaktif dan fleksibel, sehingga setiap orang dapat menjalankan tugasnya dengan sebaik-baiknya untuk melayani rakyat. Itulah kriteria penting perampingan administrasi.

Sumber: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/tu-mot-cua-den-khong-nguoi-145482.html