Szigorúan tilos a dokumentumok lefoglalása, átruházása vagy megsemmisítése a szervezeti átszervezés folyamata során.

(NLDO) - A dokumentumok és dokumentumadatbázisok átadása a szervezeti átalakítást követően a levéltári kezelési hatáskörre vonatkozó jogszabályoknak megfelelően történik.

A Belügyminisztérium a közelmúltban küldött egy dokumentumot a tartományok és a központilag irányított városok népbizottságainak a dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítéséről a politikai rendszer apparátusának átszervezése során, a Politikai Bizottság 127-KL/TW számú határozata szerint.

Ennek megfelelően a Belügyminisztérium felkérte a tartomány és a város Népi Bizottságának elnökét, hogy sürgősen irányítsa számos halaszthatatlan feladat végrehajtását a dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítése érdekében a helyi önkormányzati apparátus átszervezése során.

A szervek és szervezetek tevékenysége során keletkezett összes dokumentumot és dokumentumadatbázist központilag, egységesen és biztonságosan kell kezelni az egyes irattárak szerint; bármely szerv vagy szervezet dokumentumait és dokumentumadatbázisait statisztikailag és összesítve kell összeállítani az adott szerv vagy szervezet irattára szerint.

„A hivatal vagy szervezet a működés megszüntetésének napjától köteles lezárni irattárát. A hivatal vagy szervezet a hatáskörrel rendelkező hatóság egyesülésről vagy működés megszüntetéséről szóló határozatának hatálybalépésétől kezdődően nem adhat ki közigazgatási dokumentumokat a hatáskörébe tartozó ügyekben.” – A Belügyminisztérium dokumentuma egyértelműen kimondja.

A szervezeti átszervezés előtt és alatt a Belügyminisztérium azt javasolja, hogy a dokumentumokat és adatbázisokat továbbra is a Tartományi Történeti Levéltár és az Ügynökségi Levéltár (vagy a jelenlegi tárolási hely) archívumában őrizzék meg az átszervezés előtti közigazgatási egységben.

Szigorúan tilos a dokumentumok és dokumentum-adatbázisok jogellenes lefoglalása, átruházása vagy megsemmisítése; a dokumentumok és dokumentum-adatbázisok megrongálása vagy elvesztése az apparátus rendszerezése során nem megengedett.

A Belügyminisztérium szerint a tartományi történeti levéltárak felelősek azért, hogy fogadják és koordinálják az ügynökségek, szervezetek és közigazgatási egységek vezetőivel a tartomány összes levéltári dokumentumának és dokumentum-adatbázisának további helyszíni megőrzését vagy ideiglenes megőrzését, és az apparátus átszervezése után a dokumentumokat kezelési hatáskörüknek megfelelően átadják az új ügynökségeknek, szervezeteknek és közigazgatási egységeknek.

Ezzel egyidejűleg a szervezeti átalakítást követően a dokumentumok és dokumentumadatbázisok átadása a levéltári kezelési hatáskörről szóló törvény rendelkezéseinek megfelelően történik.

A Belügyminisztérium a szakosított közszolgálati pecsétek és digitális aláírás-tanúsítványok kezelésére és használatára vonatkozó jogszabályok szigorú végrehajtását is kérte; az államtitkok védelmét, valamint az információk, dokumentumok és adatok biztonságának biztosítását statisztikai feladatok elvégzése, csomagolás, átadás, megőrzés és felhasználás során az apparátus átszervezése során.

Forrás: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm