KPI – A munkatársak innovációjának és kreativitásának előmozdítására szolgáló eszköz

A Belügyminisztérium nemrégiben nyújtotta be a kormánynak a köztisztviselők minőségének értékeléséről és osztályozásáról szóló rendelettervezetet, amelynek egyik figyelemre méltó új pontja a KPI-index (teljesítményértékelési index) alkalmazása a köztisztviselők munkakörönkénti munkaeredményeinek mérésére. Minden köztisztviselőt havonta és negyedévente ellenőriznek és pontoznak, a korábbiakkal ellentétben az év végén történő összesítés helyett. A regionális KPI-index alkalmazása a munkaeredmények munkakörönkénti mérésére szükséges a közigazgatási reform végrehajtása során.

A köztisztviselők gondolkodásmódjának megváltoztatása

A rendelettervezet szerint a KPI-eredmények képezik az alapját a köztisztviselők év végi besorolásának, valamint a párttagok értékelésének, a személyzeti munkáknak, például az átszervezésnek, a rotációnak, a kinevezésnek, a jutalmazásnak vagy az elbocsátásnak is.

Emberek járnak intézni a Thu Duc kerület Közigazgatási Szolgáltató Központjába, Ho Si Minh-városba. Fotó: VIET DUNG

Nguyen Nhat Khanh MSc, a Ho Si Minh-városi Nemzeti Egyetem Közgazdaságtudományi és Jogi Egyetemének hallgatója így nyilatkozott: „A KPI-k alkalmazása a közszférában egy fontos új pont, amely a köztisztviselők menedzsmentjének gondolkodásmódjában bekövetkezett változást mutatja; mivel a munkakörök kulcsszerepet játszanak a köztisztviselők menedzsmentjében, alapul szolgálnak a toborzási igények meghatározásához, a személyzet kapacitás szerinti elrendezéséhez, a beosztási szabványok kidolgozásához, valamint a képzés, a tervezés és a javadalmazás megvalósításához. A munkakörönkénti vezetés segít a köztisztviselők pontosabb értékelésében, ezáltal javítva az adminisztráció minőségét. Különösen a KPI-mutatók alkalmazása a munkaeredmények értékelésére nagy változást hoz majd a köztisztviselők munkagondolkodásában, nyomást gyakorolva a köztisztviselőkre, hogy mindig keményen dolgozzanak a munkakövetelmények teljesítése érdekében.”

Nguyen Tuan Anh MSc közigazgatási szakértő szintén úgy véli, hogy a KPI-k alkalmazása a közszférában rendkívül fontos. Elemzte, hogy az egész ország közigazgatási reformfolyamatban van, amelynek során korszerűsíteni kell az apparátust, javítani kell a hatékonyságot és a hatékonyságot, ugyanakkor egy szolgáló kormányzatot kell felépíteni. A kétszintű helyi önkormányzati modell egyértelmű felelősségi köröket, egyértelmű hatásköröket és egyértelmű eredményeket igényel. A KPI-k eszközzé válnak minden köztisztviselő és minden ügynökség munkahatékonyságának számszerűsítésére. Más szóval, a KPI-k előrelépést jelentenek a köztisztviselők számára a modern vezetési gyakorlatokhoz való közelebb kerülésben. Ez hozzájárul a köztisztviselők adminisztratív gondolkodásának megváltoztatásához a vezetéstől a szolgálatig, a káderek proaktívan képezik személyes munkairányítási képességeiket, elsajátítják a digitális készségeket és alkalmazzák a technológiát.

Nyilvánosság és átláthatóság az értékelésben és az osztályozásban

Nguyen Tuan Anh MSc elemezte, hogy a KPI alkalmazásakor a köztisztviselőknek a „dolgok elvégzése a cél érdekében” elvről a „minőségi és mérhető munka” elvre kell áttérniük, ami motivációt teremt a professzionalizmus javítására, a függőség csökkentésére vagy a megállt munkavégzésre. A KPI-k az egészséges versenyt is ösztönzik, és elősegítik az elszámoltathatóság kultúrájának kiépítését a közszolgálatban. Pontosabban, azokat, akik jól teljesítenek, kezdeményezőkészek és egyértelmű eredményekkel rendelkeznek, elismerik. Ezzel szemben a stagnálás és a felelősség elkerülése esetei világosabban feltárulnak.

A Dong Hung Thuan kerületi tisztviselők (HCMC) kezelik az emberek dokumentumait

A szakértők azt is javasolják, hogy ne alkalmazzanak merev keretrendszert mindenkire, hanem a kritériumoknak az egyes munkakörök konkrét funkcióin és feladatain kell alapulniuk. A kritériumoknak összhangban kell lenniük a kvantitatív (rekordok száma, előrehaladás, határidőre történő teljesítési arány) és a kvalitatív (emberek elégedettségi szintje, koordinációs szellem) között. A KPI-rendszernek rugalmasnak kell lennie, a kontextushoz igazíthatónak, elkerülve a mechanikus mérés helyzetét, amely kiküszöböli a kreativitást. Emellett átlátható monitoring- és ellenőrzési mechanizmusnak kell lennie a KPI-megvalósítás eredményeire vonatkozóan, beleértve harmadik felek – például személyek vagy független ügynökségek – részvételét, hogy korlátozzák a „számszerűsítést” vagy az eredmények jelentését.

Néhány nehézséget elemezve, MSc Nguyen Nhat Khanh úgy értékelte, hogy nagy kihívást jelent a KPI-ok pontozása azoknál a munkaköröknél, amelyek nem hoznak létre konkrét termékeket, és nem rendelkeznek egyértelmű számszerűsítéssel, de a megfelelő módszer alkalmazásával teljesen lehetséges. A teljesítmény mérése helyett ezeket a pozíciókat a munkafolyamat, a feladatteljesítmény minősége és az egység általános hatékonyságához való hozzájárulás szintje alapján kell értékelni. Konkrétan olyan mutatók használhatók, mint a munka határidőre történő elvégzésének aránya, a tanácsadás pontossága, az eljárások betartásának szintje vagy az emberek elégedettségi szintje stb.

A szakértők úgy vélik, hogy a KPI-alkalmazás sikeres megvalósításához gondosan fel kell készíteni az intézményeket, a humánerőforrást, az adatbázisokat és az informatikát. Ehhez a közszolgálati igazgatási szervnek részletes és megfelelő munkaköri leírást kell kidolgoznia. Ugyanakkor teljes körűen le kell írni az egyes pozíciók követelményeit a szakmai képesítések, készségek, erkölcsi tulajdonságok és gyakorlati képességek tekintetében, amelyekkel az adott pozíciót betöltő köztisztviselőknek rendelkezniük kell. Ehhez a Belügyminisztérium , a minisztériumok, a szakterületek és a települések koordinációja szükséges a széles körű és tudományos alkalmazás alapjainak megteremtéséhez. Minél konkrétabb a munkaköri leírás, annál részletesebb és hatékonyabb a KPI-mutatók alkalmazása.

A Belügyminisztérium által a kormánynak benyújtott rendelettervezet szerint a tulajdonságokra, a hozzáállásra, a fegyelemre és a közszolgálati kultúrára vonatkozó általános kritériumok az összpontszám 30%-át teszik ki, míg a feladatellátás KPI-kon keresztüli eredményei 70%-ot. A köztisztviselőket a havi és negyedéves ellenőrzési és értékelési eredmények alapján minőségi besorolás alá vonják 4 szint szerint: 50 pont alatt, 50-70 pont között, 70-90 pont között és 90 pont felett.

Az 50 pont alatti értékelési pontszámmal rendelkező, fegyelmi vétségeket vagy erkölcsi leépülést mutató köztisztviselőket „feladataikat nem teljesítőként” minősítik, és áthelyezhetik vagy elbocsáthatják őket. A Belügyminisztérium kifejtette, hogy ez a mechanizmus egy átlátható és objektív értékelési eszköz létrehozását célozza, amely kiszűri azokat, akik nem felelnek meg a követelményeknek, miközben ösztönzi a köztisztviselőket a produktív, kreatív és hatékony munkavégzésre.

Ngo Binh

Forrás: https://www.sggp.org.vn/kpi-don-bay-thuc-day-can-bo-doi-moi-sang-tao-post812668.html